2.2 Organisieren Ihrer Mailbox mithilfe von Ordnern

In der Ordnerliste werden die Ordner angezeigt, die zu dem Ordner gehören, in dem Sie sich aktuell befinden. Bei den folgenden Listen handelt es sich um kontextsensitive Ordnerlisten:

Klicken Sie auf die Pfeile Erweitern und Komprimieren , um Ordner zu erweitern bzw. zu komprimieren.

Weitere Informationen zu einzelnen Ordnern in Ihrer Ordnerliste finden Sie unter Abschnitt 1.6, Kennenlernen der Ordnerliste.

Sie können die Nachrichten in Ihren Ordnern organisieren, indem Sie diese in bestimmte Ordner verschieben. Wenn Sie eine Nachricht in einen Ordner verschieben, wird die Nachricht von einem Ablageort an einen anderen versetzt.

Sie können unfertige Nachrichten in einem bereits vordefinierten Ordner mit der Bezeichnung "In Arbeit" speichern (siehe Speichern einer unvollständigen Email). Sie können Ordner auch öffentlich zugänglich machen, indem Sie sie freigeben (siehe Verwenden von freigegebenen Ordnern). Sie können auch Regeln erstellen, um die Nachrichten automatisch in verschiedene Ordner zu sortieren (siehe Abschnitt 8.3, Erstellen von Regeln).

Im Fenster "Ordner verwalten" können Sie Ordner erstellen, löschen und freigeben.

Die Ordner "Kalender", "Mailbox", "Ausgangsnachrichten", "Jobliste", "Kontakte", "Aktenschrank", "In Arbeit" und "Papierkorb" können nicht gelöscht werden. Sie können den Junkmail-Ordner nur löschen, wenn die Junkmail-Behandlung deaktiviert wurde.

In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, einen Ordner umzubenennen, um den Inhalt im Ordner besser zu beschreiben, oder einen Rechtschreibfehler zu korrigieren. In WebAccess können zwar neue Ordner erstellt werden, die Namen bestehender Ordner können jedoch nicht geändert werden. Ordnernamen können im GroupWise-Windows-Client geöffnet werden.

Weitere Informationen zum Verwalten von Ordnern finden Sie hier: Abschnitt 2.2.1, Ordner.

Ein Suchergebnisordner ist ein Ordner, der die Ergebnisse einer Abfrage anzeigt. Wenn der Ordner geöffnet ist, überprüft GroupWise die für den Ordner definierten Suchkriterien, sucht nach den angegebenen Kriterien und zeigt anschließend die Ergebnisse in der Nachrichtenliste an. Sie können Nachrichten in einem Suchergebnisordner genauso behandeln wie Nachrichten in einem anderen Ordner, beispielsweise öffnen, weiterleiten, drucken, kopieren, verschieben oder löschen. Die ursprüngliche Nachricht verbleibt jedoch in dem Ordner, in dem sie bei der Suche gefunden wurde. Wenn Sie eine Nachricht aus einem Suchergebnisordner verschieben oder löschen, wird die Nachricht aus der Nachrichtenliste, jedoch nicht am ursprünglichen Standort gelöscht. Wenn Sie den Suchergebnisordner das nächste Mal öffnen, wird die Suche erneut ausgeführt und die Nachricht wieder angezeigt.

Sie können in WebAccess keine neuen Suchergebnisordner erstellen. Sie können jedoch Ordner verwenden, die Sie mit dem GroupWise-Windows-Client erstellt haben. Um sicherzustellen, dass keine Kopie aus dem Cache, sondern die aktuellsten Informationen im Ordner angezeigt werden, klicken Sie in der Symbolleiste auf Aktualisieren, bevor Sie einen Suchergebnisordner öffnen.

Ein freigegebener Ordner ist identisch mit jedem anderen Ordner in Ihrem Aktenschrank, mit der einzigen Ausnahme, dass andere Personen Zugang zu diesem Ordner haben und der Ordner in deren Aktenschrank angezeigt wird. Sie können freigegebene Ordner erstellen oder vorhandene persönliche Ordner in Ihrem Aktenschrank freigeben. Sie wählen dann die Benutzer aus, die den Ordner gemeinsam nutzen dürfen, und legen fest, welche Rechte diesen Benutzern erteilt werden. Danach können die Benutzer Nachrichten im freigegebenen Ordner ablegen, in den Ordner verschieben und Diskursabfolgen erstellen. Sie können keine Systemordner freigeben, einschließlich Mailbox, Ungeöffnete Nachrichten, Ausgangsnachrichten, Kalender, Jobliste, Checkliste, Aktenschrank, In Arbeit, Junkmail und Papierkorb.

Wenn Sie ein Dokument in einem freigegebenen Ordner ablegen, können Personen mit Rechten für den freigegebenen Ordner das Dokument lesen, sie haben jedoch nicht automatisch das Recht, diesen zu bearbeiten. Bevor die Benutzer das Dokument bearbeiten können, müssen Sie ihnen Bearbeitungsrechte auf der Registerkarte Ordner freigeben erteilen.

Sie können Ihre persönlichen Ordner für andere Benutzer freigeben. Die Empfänger der freigegebenen Ordner erhalten eine Benachrichtigung, dass Sie Ihre Ordner für die entsprechenden Benutzer freigegeben haben. Die Benutzer können den Ordner anschließend akzeptieren oder ablehnen.