3.1 Senden von Emails

Wenn Sie eine Email-Nachricht aus GroupWise WebAccess senden, können Sie diese Nachricht entweder als Text oder im HTML-Format senden. Außerdem können Sie eine Datei beifügen, der Nachricht eine Signatur hinzufügen und für die Nachricht vor dem Senden eine Rechtschreibprüfung durchführen.

Mithilfe des Adressbuchs und der Namensergänzung können Sie die benötigten Kontakte beim Senden einer Email-Nachricht leicht und schnell finden.

3.1.1 Erstellen von Emails

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Option Mail.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wenn Sie mit der Eingabe beginnen, versucht die Namensergänzungsfunktion automatisch den Namen zu finden und zu vervollständigen. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie Benutzernamen in die Felder CC und BC ein.

    oder

    Klicken Sie zur Auswahl von Benutzernamen aus einer Liste in der Symbolleiste auf Adresse, suchen Sie die einzelnen Benutzer und wählen Sie sie aus. Danach klicken Sie für jeden Benutzer auf An, CC oder BC und dann auf OK.

  3. Geben Sie einen Betreff ein.

  4. Geben Sie eine Nachricht ein.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diese Nachricht eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

  5. Fügen Sie alle Anlagen hinzu, indem Sie auf die Registerkarte Anlagen klicken.

  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

3.1.2 Formatieren von Nachrichten

Beim Versenden einer Nachricht stehen mehrere Formatoptionen zur Auswahl. Sie können die Nachricht als Text- oder HTML-Nachricht senden und Sie können die Schrift, die Farben und das Layout der Nachricht ändern.

Ändern der Schrift im HTML-Layout

Der Empfänger einer Nachricht sieht die im Layout "Einfacher Text" vorgenommenen Änderungen, wenn die Nachricht im Layout "Einfacher Text" angezeigt wird. Der Empfänger einer Nachricht sieht die im HTML-Layout vorgenommenen Änderungen, wenn die Nachricht im HTML-Layout angezeigt wird. Sie können dem Empfänger mitteilen, in welchem Layout die Nachricht erstellt wurde.

  1. Stellen Sie in einer offenen Nachricht, die Sie verfassen, sicher, dass die HTML-Symbolleiste angezeigt wird.

    Ansicht "HTML"

  2. Mit der HTML-Symbolleiste können Sie unter anderem die Schrift ändern sowie Hintergrundfarben und Grafiken hinzufügen.

Sie müssen möglicherweise die Größe des Nachrichtenlayouts (horizontal) ändern, um alle Schaltflächen auf der HTML-Symbolleiste anzuzeigen.

Formatieren von symbolgegliederten und nummerierten Listen

Sie können problemlos symbolgegliederte und nummerierte Listen in Nachrichten einfügen.

  1. In einer geöffneten Nachricht, die Sie im HTML-Layout verfassen, können Sie mit der HTML-Symbolleiste eine symbolgegliederte oder nummerierte Liste einfügen.

  2. Geben Sie den Listeneintrag ein und drücken Sie die Eingabetaste, um den nächsten Eintrag in der Liste zu erstellen.

  3. Drücken Sie nach dem letzten Eintrag zweimal die Eingabetaste, um die Listenformatierung auszuschalten.

Widerrufen der letzten Textaktion

Sie können in einer zu erstellenden Nachricht die letzte Aktion im Feld Betreff oder Nachricht rückgängig machen.

  1. Drücken Sie Strg+Z.

    Informationen zu weiteren Verknüpfungen finden Sie unter Abschnitt C.0, Verwenden von Schnelltasten.

3.1.3 Rechtschreibprüfung in Nachrichten

Mit der Rechtschreibprüfung können Sie erstellte Nachrichten auf falsch geschriebene Wörter überprüfen. So können Sie sicherstellen, dass die von Ihnen erstellten Nachrichten richtig geschrieben wurden, dass keine doppelten Wörter enthalten sind und dass keine unzulässige Großschreibung vorliegt.

Wenn die Rechtschreibprüfung ein falsch geschriebenes Wort findet, können Sie es durch ein vorgeschlagenes Wort ersetzen, das Wort manuell bearbeiten oder überspringen.

Die Optionen zum Verfassen bieten Ihnen die Möglichkeit, die Rechtschreibprüfung so einzurichten, dass Ihre Nachrichten automatisch vor der Versendung auf die richtige Schreibweise geprüft werden.

Rechtschreibprüfung für Nachrichten

  1. Klicken Sie in das Feld Betreff oder Nachricht.

  2. Klicken Sie auf Rechtschreibprüfung.

    WebAccess markiert alle falsch geschriebenen Wörter.

  3. Klicken Sie auf ein beliebiges markiertes Wort.

  4. Wählen Sie eines der Wörter aus, das die Rechtschreibprüfung zum Ersetzen des falsch geschriebenen Wortes vorschlägt.

    oder

    Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihre eigenen Korrekturen vorzunehmen.

  5. Klicken Sie auf Bearbeitung wiederaufnehmen, wenn die Rechtschreibprüfung abgeschlossen ist.

Automatische Rechtschreibprüfung für Nachrichten

Sie können Ihre Nachrichten jedesmal automatisch auf korrekte Rechtschreibung prüfen lassen, wenn Sie auf Senden klicken.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf das Symbol Optionen Ansicht "HTML" und dann auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Verfassen.

  3. Wählen Sie die Option Rechtschreibung vor Senden prüfen.

  4. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Auswählen der Sprache für die Rechtschreibprüfung

  1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht, die Sie verfassen, auf das Feld Betreff oder Nachricht.

  2. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Rechtschreibprüfung.

  3. Wählen Sie die zu verwendende Sprache aus.

3.1.4 Beifügen von Dateien

Sie können Dateien an andere Benutzer senden. Sie können einer zu sendenden Nachricht Dateien beifügen, die auf Ihrer Festplatte, auf Diskette oder einem Netzwerklaufwerk vorliegen. Die Empfänger können die Anlagendatei öffnen, speichern, anzeigen oder drucken. Wenn Sie die Anlagendatei ändern, nachdem Sie diese gesendet haben, kann der Empfänger die Änderungen nicht sehen.

Wenn Sie eine durch ein Passwort geschützte Datei beifügen, kann der Empfänger die Anlage erst nach Eingabe des Passworts öffnen oder anzeigen.

  1. Öffnen Sie eine neue Nachricht.

  2. Füllen Sie die Felder An, Betreff und Nachricht aus.

  3. Klicken Sie auf Beifügen. Suchen Sie die zu sendenden Dateien oder wählen Sie diese aus.

    Zum Entfernen einer beigefügten Datei klicken Sie auf das Symbol "Entfernen" Ansicht "HTML".

  4. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Das Verschieben oder Löschen von auf der Festplatte oder auf einem Netzwerklaufwerk befindlichen Dateien wirkt sich nicht auf Dateien aus, die einer Nachricht als Anlage beigefügt und bereits gesendet wurden.

Durch das Löschen einer Anlagendatei wird die Datei nicht von der Festplatte oder von dem Netzwerklaufwerk gelöscht; sie wird lediglich aus der Anlagenliste entfernt.

3.1.5 Hinzufügen von Signaturen

Verwenden Sie die Funktion "Signaturen", um eine Signatur oder Attributzeile am Ende der gesendeten Nachrichten einzufügen. Sie können GroupWise so einstellen, dass Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Ihre Email-Adresse automatisch am Ende jeder gesendeten Nachricht angezeigt werden.

Neben persönlichen Signaturen kann Ihr GroupWise-Administrator eine globale Signatur erstellen, die von jedem verwendet werden kann. Wenn der GroupWise-Administrator die globale Signatur verpflichtend vorschreibt, wird sie automatisch an alle gesendeten Nachrichten angehängt. Wenn Sie eine Nachricht neu senden, wird der Nachricht die globale Signatur nicht automatisch hinzugefügt.

Signaturen, die Sie im GroupWise-Windows-Client erstellen oder ändern, werden automatisch in GroupWise WebAccess angezeigt. Entsprechend werden in GroupWise WebAccess erstellte oder geänderte Signaturen automatisch im GroupWise-Windows-Client angezeigt.

  1. Klicken Sie auf der Hauptseite auf das Symbol Optionen Ansicht "HTML" und dann auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf Verfassen.

  3. Wählen Sie Signatur aktivieren aus.

  4. Klicken Sie auf Neu, geben Sie einen Namen für die neue Signatur an und klicken Sie dann auf OK.

  5. (Optional) Erstellen Sie zusätzliche Signaturen. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Signatur die Signatur aus, die Sie als Standardsignatur verwenden möchten, und klicken Sie auf Als Standard festlegen.

  6. Geben Sie den Text für die Signatur in das Feld ein.

    Ansicht der Verfassen-Optionen

  7. Klicken Sie auf Signatur automatisch hinzufügen, damit Ihre Signatur beim Senden der Nachricht automatisch hinzugefügt wird.

    oder

    Klicken Sie auf Signatur nur bei Bestätigung hinzufügen, damit WebAccess Sie beim Senden der Nachricht zum Hinzufügen der Signatur auffordert.

  8. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

3.1.6 Speichern unvollständiger Emails

Automatisches Speichern

Wenn Sie in GroupWise WebAccess eine neue Nachricht verfassen, wird sie automatisch gespeichert. Dadurch wird verhindert, dass Nachrichten, die Sie verfassen, verloren gehen, wenn WebAccess unerwartet beendet wird. Nach dem Neustart von WebAccess können Sie diese Nachrichten wieder herstellen, um Sie fertig zu stellen.

Wenn Sie GroupWise WebAccess 10 Sekunden lang nicht verwenden (der Standardwert für die Nichtverwendung) und über nicht gesendete Nachrichten verfügen oder wenn Sie Nachrichten 60 Sekunden lang aktiv verfassen (der Standardwert für die fortlaufende Verwendung), speichert WebAccess Ihre Nachrichten automatisch im Ordner In Arbeit. WebAccess fügt den Titeln aller automatisch gespeicherten Nachrichten zwei Zeichen hinzu, um sie von anderen Nachrichten zu unterscheiden, die Sie möglicherweise manuell im Ordner "In Arbeit" gespeichert haben.

Ihr Administrator kann die automatische Speicherfunktion deaktivieren und die Werte für die Nichtverwendung und die fortlaufende Verwendung ändern.

Wenn beim Starten von WebAccess automatisch gespeicherte Nachrichten vorliegen, wird eine Meldung angezeigt. Die Art der Meldung hängt von der Anzahl der automatisch gespeicherten Nachrichten ab.

Wiederherstellen einer automatisch gespeicherten Nachricht

Wenn beim Starten von WebAccess nur eine automatisch gespeicherte Nachricht wiederhergestellt wird, wird folgende Meldung angezeigt:

Es sind folgende Optionen zum Bearbeiten automatisch gespeicherter Nachrichten verfügbar:

Offen: Öffnet die automatisch gespeicherten Nachrichten, sodass Sie sie zu Ende verfassen können.

Speichern: Speichert die Nachrichten als normale "In Arbeit"-Nachrichten, sodass Sie sie später fertig stellen können.

Löschen: Löscht die automatisch gespeicherten Nachrichten. Die darin enthaltenen Informationen gehen dauerhaft verloren.

Überspringen: Behält die gespeicherten Nachrichten auf dem Datenträger, stellt sie aber nicht in WebAccess wieder her. Beim nächsten Starten von WebAccess wird das Fenster "Automatisches Speichern" erneut angezeigt.

Wiederherstellen von zwei bis fünf automatisch gespeicherten Nachrichten

Wenn beim Starten von WebAccess zwei bis fünf automatisch gespeicherte Nachrichten wiederhergestellt werden, wird folgende Meldung angezeigt:

Es sind folgende Optionen zum Bearbeiten automatisch gespeicherter Nachrichten verfügbar: Wählen Sie eine dieser Optionen für jede automatisch gespeicherte Nachricht. Klicken Sie dann auf OK.

Offen: Öffnet die automatisch gespeicherten Nachrichten, sodass Sie sie zu Ende verfassen können.

Speichern: Speichert die Nachrichten als normale "In Arbeit"-Nachrichten, sodass Sie sie später fertig stellen können.

Löschen: Löscht die automatisch gespeicherten Nachrichten. Die darin enthaltenen Informationen gehen dauerhaft verloren.

Klicken Sie auf Überspringen, um die gespeicherten Nachrichten auf der Festplatte beizubehalten, sie jedoch nicht in WebAccess wiederherzustellen. Beim nächsten Starten von WebAccess wird das Fenster "Automatisches Speichern" erneut angezeigt.

Wiederherstellen von sechs oder mehr automatisch gespeicherten Nachrichten

Wenn beim Starten von WebAccess sechs oder mehr automatisch gespeicherte Nachrichten wiederhergestellt werden, wird folgende Meldung angezeigt:

Klicken Sie auf OK, um die Nachrichten als normale "In Arbeit"-Nachrichten zu speichern, sodass Sie sie später fertigstellen können.

Aktivieren und Deaktivieren der automatischen Speicherung

Das automatische Speichern ist standardmäßig aktiviert, wenn Sie eine Hochgeschwindigkeits-Verbindung für den Zugriff auf das GroupWise-System verwenden. Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert, wenn Sie eine niedrige Verbindungsgeschwindigkeit verwenden. Weitere Informationen zu den Anmeldeoptionen für die Verbindung finden Sie unter Abschnitt 1.2, Starten von GroupWise WebAccess.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf das Symbol Optionen und dann auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Verfassen.

  3. Wählen Sie Automatisches Speichern aktivieren aus, um das automatische Speichern zu aktivieren.

    oder

    Heben Sie die Auswahl von Automatisches Speichern aktivieren auf, um das automatische Speichern zu deaktivieren.

  4. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Speichern einer unvollständigen Email

  1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht auf das Symbol Speichern.

  2. Klicken Sie auf den Ordner, in dem Sie die Nachricht speichern möchten, und anschließend auf OK.

Der Nachrichtenentwurf wird in dem in Schritt 2 ausgewählten Ordner abgelegt. Der Standardordner für in Bearbeitung befindliche Nachrichten ist der Ordner "In Arbeit" Symbol für Ordner "In Arbeit".

3.1.7 Auswählen des Standardlayouts beim Verfassen

Wenn Sie eine Nachricht in GroupWise WebAccess erstellen, können Sie als Standardformat zum Erstellen von Nachrichten einfachen Text oder·HTML auswählen.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf das Symbol Optionen Symbol für Ordner "In Arbeit" und dann auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen.

  3. Wählen Sie im Feld Standardlayout beim Erstellen die Option Einfacher Text oder HTML.

  4. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

So ändern Sie das Layout in einer Nachricht:

  1. Öffnen Sie eine Nachricht.

  2. Klicken Sie auf das Symbol HTML oder Einfacher Text.

3.1.8 Adressieren von Mail-Nachrichten

Eine E-Mail-Nachricht hat einen Primärempfänger und einen Betreff. Außerdem können Kopien und Blindkopien an andere Benutzer gesendet werden. Sie können Ihren Nachrichten auch Dateien, Dokumentverweise, Audio-Clips, Filme und OLE-Objekte als Anlage beifügen.

Verwenden des Adressbuchs

Informationen zum Verwenden des Adressbuchs finden Sie in Abschnitt 6.0, Kontakte und Adressbücher.

CC (Carbon Copy)

Die Empfänger von Carbon Copys (CC) erhalten eine Kopie der Nachricht. Die Empfänger einer CC-Nachricht sind solche Benutzer, für die die Informationen in einer Nachricht nützlich sind. Diese Nachrichten fallen aber nicht direkt in den Verantwortungsbereich dieser Benutzer. Jeder Empfänger kann erkennen, an wen eine Carbon Copy gesendet wurde. Sie können darüber hinaus die Namen der CC-Empfänger sehen.

BK (Blindkopie)

Der Empfänger einer Blindkopie (BK) erhält eine Kopie der Nachricht. Andere Empfänger erhalten keine Informationen zu Blindkopien. Nur der Absender und der Empfänger wissen, dass eine Blindkopie gesendet wurde. Wenn ein Empfänger antwortet und Antwort an alle auswählt, erhält der Empfänger der Blindkopie keine Antwort.

Hinzufügen von Adressen zu E-Mail-Nachrichten

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Option Mail.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie Benutzernamen in die Felder CC und BC ein.

    oder

    Klicken Sie zum Auswählen von Benutzernamen aus einer Liste in der Symbolleiste auf Adresse. Weitere Informationen zur Verwendung der Adressauswahl finden Sie im Abschnitt Abschnitt 6.2, Verwenden der Adressauswahl.

  3. Geben Sie einen Betreff ein.

  4. Geben Sie eine Nachricht ein.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diese Nachricht eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

    Layout "E-Mail - Sendeoptionen"

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unter Ändern der Schrift im HTML-Layout.

  5. Fügen Sie alle Anlagen hinzu, indem Sie auf die Registerkarte Anlagen klicken.

  6. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

3.1.9 Auswahl von Sendeoptionen

Ändern der Priorität gesendeter E-Mails

Ändern der Priorität aller gesendeter Nachrichten

  1. Um die Priorität für alle gesendeten Nachrichten zu ändern, klicken Sie auf das Symbol Optionen Layout "E-Mail - Sendeoptionen" und dann auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  3. Wählen Sie Hoch, Standard oder Niedrig aus.

    Das kleine Symbol neben den einzelnen Nachrichten in der Mailbox wird bei hoher Priorität rot, bei normaler Priorität weiß und bei niedriger Priorität grau angezeigt.

  4. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Ändern der Priorität für eine einzelne Nachricht

  1. Um die Priorität einer Nachricht zu ändern, öffnen Sie eine Nachricht und klicken Sie dann auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  2. Wählen Sie Hoch, Standard oder Niedrig aus.

    Das kleine Symbol neben den einzelnen Nachrichten in der Mailbox wird bei hoher Priorität rot, bei normaler Priorität weiß und bei niedriger Priorität grau angezeigt.

  3. Klicken Sie auf Senden.

Ändern der Sicherheitseinstellungen (Klassifizierung) aller gesendeten Nachrichten

Die Vertraulichkeitsstufe ist eine Sicherheitseinstellung, die dem Empfänger beispielsweise mitteilt, ob die Nachricht vertraulich bzw. streng geheim ist. Diese Information wird im oberen Bereich der Nachricht angezeigt. Die Vertraulichkeitsstufe dient nicht als Verschlüsselung oder zusätzliche Sicherheit. Die Option soll den Empfänger auf die relative Vertraulichkeit der Nachricht aufmerksam machen.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf das Symbol Optionen Layout "E-Mail - Sendeoptionen" und dann auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf das Register Sendeoptionen.

    Layout "Optionen - Sendeoptionen"

  3. Wählen Sie eine Sicherheitseinstellung in der Dropdown-Liste Vertraulichkeitsstufe aus.

  4. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Ändern der MIME-Codierung einer Nachricht

Viele Sprachen erfordern unterschiedliche Zeichencodierungen, um bestimmte Zeichen korrekt anzuzeigen. In GroupWise WebAccess können Sie die Codierung für Nachrichten ändern, die Sie senden und empfangen.

Ändern der Codierung aller gesendeter Nachrichten

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf das Symbol Optionen Layout "Optionen - Sendeoptionen" und dann auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste MIME-Verschlüsselung Ihre MIME-Verschlüsselung aus.

  4. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

Ändern der Kodierung für eine einzelne Nachricht

  1. Klicken Sie im Fenster "Mail-Nachricht" auf die Registerkarte Sendeoptionen.

  2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste MIME-Verschlüsselung Ihre MIME-Verschlüsselung aus.

  3. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf Senden, um die Nachricht zu senden.

3.1.10 Erstellen von Notizen

Eine Notiz ist eine Nachricht, die nur in Ihrer Mailbox gespeichert wird. Mithilfe von Notizen können Sie persönliche Notizen für sich selbst erstellen.

  1. Klicken Sie in Ihrer Mailbox oder Ihrem Kalender auf den Dropdown-Pfeil neben Mail und klicken Sie dann auf Persönliche Notiz.

  2. Geben Sie einen Betreff ein.

  3. Geben Sie eine Nachricht ein.

  4. Fügen Sie alle Anlagen hinzu, indem Sie auf die Registerkarte Anlagen klicken.

  5. Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.

3.1.11 Senden von telefonischen Nachrichten

Eine telefonische Nachricht ist eine Notiz, die Sie an andere GroupWise-Benutzer senden können, um über Anrufe zu informieren, die in deren Abwesenheit eingingen (bzw. während sie nicht verfügbar waren). Telefonische Nachrichten werden in der Mailbox des Empfängers gespeichert. Sie können einen Anruf nicht von einer telefonischen Nachricht aus beantworten.

  1. Klicken Sie in Ihrer Mailbox oder Ihrem Kalender auf den Dropdown-Pfeil neben Mail und klicken Sie dann auf Telefon.

    Layout "Telefonische Nachricht"

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer.

    oder

    Klicken Sie zum Auswählen von Benutzernamen aus einer Liste in der Symbolleiste auf Adresse. Weitere Informationen zur Verwendung der Adressauswahl finden Sie im Abschnitt Abschnitt 6.2, Verwenden der Adressauswahl.

  3. Geben Sie Name, Firma und Telefonnummer des Anrufers ein.

  4. Geben Sie die Nachricht in das Feld für den Mitteilungstext ein.

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unter Ändern der Schrift im HTML-Layout.

  5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.