8.3 Erstellen von Regeln

Mithilfe von Regeln können Sie Ihre Nachrichten sortieren, andere darüber informieren, dass Sie sich im Urlaub befinden, oder Ihre Nachrichten an ein anderes Email-Konto weiterleiten.

8.3.1 Erstellen einer grundlegenden Regel

Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf das Symbol Optionen und dann auf Optionen.
Klicken Sie auf Regeln.
Wählen Sie die Art der zu erstellenden Regel aus.
Klicken Sie auf Erstellen, um das Formular "Regel erstellen" anzuzeigen.
Geben Sie in das Feld Regelname einen Namen ein.
Wenn Sie die von der Regel betroffenen Nachrichten weiter einschränken möchten, wählen Sie die entsprechenden Optionen im Abschnitt Optionale Bedingung definieren aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Erläuterungen zu Regelfeldern.
Definieren Sie die Aktionen, die die Regel durchführen soll.

Bei bestimmten Aktionen wie z. B. "In Ordner verschieben" oder "Antwort" müssen Sie zusätzliche Informationen eingeben.
Klicken Sie auf Speichern.

Bevor eine Regel angewendet werden kann, muss sie aktiviert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Aktivieren oder Deaktivieren von Regeln.

8.3.2 Erstellen einer Urlaubsregel oder automatischen Antwort

Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf das Symbol Optionen und dann auf Optionen.
Klicken Sie auf Regeln.
Wählen Sie Urlaub aus dem Dropdown-Menü des Feldes Typ aus und klicken Sie dann auf Erstellen.
Geben Sie im Feld Regelname einen Namen, beispielsweise "Urlaubsregel", ein.
Geben Sie einen Betreff ein. Beispiel:

Janet ist nicht im Büro.
Geben Sie eine Nachricht ein. Beispiel:

Vom 3. bis 10. September bin ich nicht im Büro. Wenn Sie während dieser Zeit Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte unter der Durchwahl 1234 an Martha Robbins.
Klicken Sie auf Speichern. Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf Schließen.

8.3.3 Erstellen einer Regel, um alle E-Mails an ein anderes E-Mail-Konto weiterzuleiten

Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf das Symbol Optionen und dann auf Optionen.
Klicken Sie auf Regeln.
Wählen Sie Weiterleiten aus dem Dropdown-Menü des Feldes Typ aus und klicken Sie dann auf Erstellen.
Geben Sie im Feld Regelname einen Namen, beispielsweise Weiterleitungsregel, ein.
Mit der Option Optionale Bedingungen definieren können Sie Ihrer Regel bestimmte Informationen hinzufügen.
- Wählen Sie im ersten Bedingungsfeld An aus. Dadurch erhält die Regel die Anweisung, in allen eingehenden Nachrichten die Zeile An: zu überprüfen.
- Wählen Sie im zweiten Bedingungsfeld Entspricht aus. Dies sagt der Regel, dass der Text in der Zeile An: der eingehenden Nachricht dem Text entsprechen muss, den Sie im nächsten Bedingungsfeld eingeben.
- Geben Sie im letzten Bedingungsfeld Ihren Namen so ein, wie er im Feld An: einer E-Mail-Nachricht angezeigt wird. Beispiel: gsmith@corporate.com.
Geben Sie in das Feld An die Adresse ein, an die die Nachrichten weitergeleitet werden sollen.
Geben Sie einen Betreff ein, den Sie für weitergeleitete Nachrichten verwenden möchten, z. B. "Wtr:".
(Optional) Geben Sie eine Mitteilung für alle weitergeleiteten Nachrichten ein.
Klicken Sie auf Speichern. Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf Schließen.

8.3.4 Beschränken von Nachrichten, auf die eine Regel angewendet wird

Mithilfe der Option Optionale Bedingungen definieren können Sie die Nachrichten weiter eingrenzen, auf die sich eine Regel auswirken soll.

Klicken Sie auf der Seite "Regeln" auf die erste Dropdown-Liste und dann auf ein Feld.

Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie unter Erläuterungen zu Regelfeldern.
Klicken Sie auf die Dropdown-Liste "Operator" und anschließend auf "Ende".

Informationen zur Verwendung der Operatoren finden Sie unter Verwenden von Regeloperatoren.
Geben Sie die Kriterien für die Regel an.

Wenn Sie Kriterien manuell eingeben, beispielsweise den Namen einer Person oder einen Betreff, können Sie auch Platzhalterzeichen wie beispielsweise Sternchen (*) oder Fragezeichen (?) verwenden. Der von Ihnen eingegebene Text unterliegt nicht der Groß-/Kleinschreibung.

Informationen zu Stellvertreterzeichen und Schaltern finden Sie unter Verwenden von Platzhalterzeichen und Schaltern für Regeln.
Klicken Sie auf Speichern. Stellen Sie sicher, dass neben der Regel ein Häkchen ist, das anzeigt, dass diese aktiviert ist, und klicken Sie anschließend auf Schließen.

8.3.5 Verwenden von Regelbedingungen

Im Abschnitt Optionale Bedingung definieren können Sie verschiedene Bedingungen verwenden:

Erläuterungen zu Regelfeldern

In der folgenden Tabelle werden die Felder erläutert, die Ihnen beim Erstellen von Regeln zur Verfügung stehen:

Tabelle 8-2 Verfügbare Felder für Suchvorgänge und Regeln

Feldname	Dieses Feld bezieht sich auf:	Eintrag für Feldkriterium
Von	Der Name einer Person im Feld Von einer Nachricht.	Geben Sie den Namen im Feld Von an.
Meldung	Text, der in einer Nachricht im Feld Nachricht enthalten ist.	Geben Sie einen Teil oder den gesamten Text im Feld Nachricht ein.
Betreff	Text, der im Feld Betreff einer Nachricht enthalten ist.	Geben Sie einen Teil oder den gesamten Text im Feld Betreff ein.
An	Der Name, der in einer Nachricht im Feld An angezeigt wird.	Geben Sie einen Namen im Feld An an.

Verwenden von Regeloperatoren

Zu den verfügbaren Operatoren gehören die Folgenden:

Operator	Beispiel	Im Resultat enthalten
Enthält	Von Enthält Will	Nachrichten, bei denen das Feld Von die Zeichenfolge "Will" enthält, beispielsweise Nachrichten von Will Jones, Willi Wuchtig usw.
Enthält nicht	Von Enthält nicht Will	Nachrichten, bei denen das Feld Von nicht die Zeichenfolge "Will" enthält, beispielsweise Nachrichten von Will Jones, Willi Wuchtig etc.
Beginnt mit	An Beginnt mit mar	Nachrichten, bei denen das Feld An mit der Zeichenfolge "mar", wie in "Marketing" oder "Martin Winter", beginnt.
Entspricht	Betreff Entspricht Umsatzzahlen	Nachrichten, deren Betreff "Umsatzzahlen" lautet.

Verwenden von Platzhalterzeichen und Schaltern für Regeln

Diese Platzhalterzeichen und Schalter stehen im Abschnitt Optionale Bedingung definieren nur dann zur Verfügung, wenn Sie bestimmte Felder ausgewählt haben, für die Sie zusätzlichen Text eingeben müssen.

Tabelle 8-3 Platzhalterzeichen und Schalter für Suchvorgänge und Regeln

Platzhalterzeichen und Schalter	Suchergebnis des Suchvorgangs bzw. der Regel
UND, & oder ein Leerzeichen	Alle Nachrichten, die zwei oder mehreren Suchbedingungen entsprechen. So werden beispielsweise bei der Suche nach "Urlaub & Feiertag", "Urlaub UND Feiertag" oder "Urlaub Feiertag" jeweils die Nachrichten gefunden, die die Suchbegriffe "Urlaub" und "Feiertag" enthalten.
ODER oder \|	Alle Nachrichten, die eine von zwei oder mehr Suchbedingungen erfüllen. Die Suche nach "Urlaub\|Feiertag" oder "Urlaub ODER Feiertag" ergibt jeweils Nachrichten, die entweder einen der Suchbegriffe "Urlaub" und "Feiertag" oder beide Suchbegriffe enthalten.
NICHT oder !	Alle Nachrichten, die eine der Suchbedingungen erfüllen, die andere Bedingung jedoch nicht. Bei der Suche nach Urlaub ! Feiertag oder Urlaub NICHT Feiertag werden z. B. die Nachrichten gefunden, die das Wort "Urlaub" enthalten, aber nicht das Wort "Feiertag". Nachrichten, die beide Wörter enthalten, erfüllen die Suchbedingung nicht.
"	Sucht nach dem in Anführungszeichen gesetzten Text. Mit "Urlaub an Weihnachten" wird beispielsweise nach allen Nachrichten gesucht, die die Wortfolge "Urlaub an Weihnachten" enthalten. Dies funktioniert jedoch nicht bei Dokumenten oder Dokumentverweisen.
?	Ein beliebiges Zeichen. Mit "Ha?s" werden alle Nachrichten gesucht, die beispielsweise "Hans", "Haus" oder "Hals" enthalten.
*	Entspricht null oder mehreren Zeichen. Mit "Büro&;" werden alle Nachrichten gesucht, die beispielsweise "Büro", "Büros", "Bürostuhl" usw. enthalten.
/NOCASE (Standard)	Nachrichten, die ein bestimmtes Wort unabhängig von der Groß-/Kleinschreibung enthalten. Mit /NOCASE ZOO wird beispielsweise nach "Zoo” und "zoo” gesucht.
/WILDCARD (Standard)	Nachrichten, die den Suchbegriff enthalten, wobei * und ? als Platzhalterzeichen interpretiert werden. Mit /WILDCARD ha?s wird beispielsweise nach "Hans”, "Haus” und "Hals” gesucht.