2.3 Utilisation de dossiers pour organiser votre boîte aux lettres

Les dossiers permettent de stocker et d'organiser vos éléments. Par exemple, vous pouvez regrouper tous les éléments associés à une tâche ou à un sujet précis.

2.3.1 Présentation des listes de dossiers

Les dossiers et sous-dossiers de votre dossier Accueil Cliquez sur les signes + et - pour développer ou réduire les dossiers d'une liste de dossiers. Vous pouvez choisir d'afficher l'un de ces trois types de listes de dossiers :

Liste des dossiers complète

La liste des dossiers complexe affiche tous les dossiers existants. La liste des dossiers complète par défaut ressemble à ce qui suit :

Figure 2-3 Liste des dossiers

Pour plus d'informations sur chacun des dossiers présents dans votre liste des dossiers, reportez-vous à la Section 2.3.1, Présentation des listes de dossiers.

Le nombre d'éléments non lus s'affiche entre crochets en regard de chaque dossier (à l'exception des dossiers partagés). À côté du dossier Éléments envoyés, la valeur entre crochets indique le nombre d'éléments en attente d'envoi en mode Remote ou Caching.

Vous pouvez organiser les éléments de vos dossiers en les déplaçant ou en les liant. Lorsque vous déplacez un élément dans un dossier, il est amené d'un endroit vers un autre. Lorsque vous liez un élément à un dossier, il existe toujours dans son dossier d'origine et apparaît également dans le nouveau dossier. Lorsque vous modifiez un élément lié, celui-ci est également modifié dans les autres dossiers. Si un élément est lié à plusieurs dossiers et que vous supprimez l'élément d'origine, les copies placées dans les autres dossiers sont conservées.

Vous pouvez définir des propriétés différentes pour chaque dossier de votre boîte aux lettres. Par exemple, vous pouvez trier les éléments d'un dossier selon la date et trier les éléments d'un autre dossier en fonction de la société.

Liste des dossiers simple

La liste des dossiers simple est une liste contextuelle. Elle affiche les dossiers qui correspondent au dossier en cours d'utilisation. Les listes de dossiers simples contextuelles sont les suivantes :

  • Favoris : s'affiche lorsque vous ne vous trouvez pas dans le dossier Agenda, dans le dossier Contacts, dans le dossier Documents ou dans aucun des dossiers NNTP. La liste des dossiers simple des Favoris permet de copier des dossiers dans la liste des dossiers pour y accéder plus rapidement.

  • Agenda : affiche la liste de tous les agendas. Ici, vous pouvez choisir d'afficher le contenu d'un agenda dans l'agenda principal. De surcroît, vous pouvez modifier la couleur d'un agenda.

  • Contacts: affiche la liste de tous les carnets d'adresses personnels. Par défaut, le dossier principal Contacts est le carnet d'adresses Contacts fréquents.

  • Documents : affiche la liste de toutes les bibliothèques de documents. Par défaut, le dossier principal Documents est votre bibliothèque de documents par défaut.

  • NNTP : affiche la liste des groupes faisant l'objet d'un abonnement au sein du groupe de discussion.

  • Flux GroupWise : affiche la liste des flux RSS auxquels vous êtes abonné.

L'illustration suivante représente une liste des dossiers simple des Favoris.

Figure 2-4 Liste des dossiers simple

Liste des dossiers favoris

La liste des dossiers des Favoris permet d'ajouter les dossiers que vous utilisez le plus souvent à la liste des dossiers simple pour y accéder plus rapidement. Cela est pratique lorsque vous glissez-déplacez des éléments dans votre liste des dossiers.

2.3.2 Affichage des listes de dossiers

Organisation de vos listes de dossiers

  1. Cliquez sur la flèche déroulante Liste des dossiers .

  2. Sélectionnez une ou plusieurs liste des dossiers : Favoris, Simple ou Complète.

  3. Si vous avez sélectionné plus d'un type de liste de dossiers, cliquez de nouveau sur la flèche déroulante Liste des dossiers, puis cliquez sur Choisir un ordre.

  4. Déplacez les listes de dossiers dans l'ordre d'affichage que vous avez choisi, puis cliquez sur OK.

  5. Donnez aux listes de dossiers la taille souhaitée.

Création de votre liste de dossiers favoris

Il existe trois moyens pour ajouter des dossiers à la liste des dossiers simple des Favoris :

  • Glissez-déplacez un dossier dans votre liste de dossiers favoris.

  • Cliquez avec le bouton droit sur un dossier n'importe où dans votre boîte aux lettres, puis sélectionnez Ajouter aux favoris.

  • Sélectionnez plusieurs dossiers à ajouter à votre liste des dossiers des favoris.

Pour sélectionner facilement plusieurs dossiers :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur votre dossier des favoris, puis cliquez sur Choisir les favoris.

  2. Sélectionnez les dossiers à ajouter ou supprimer.

  3. Cliquez sur OK.

Réorganisation de vos dossiers

  1. Cliquez sur Éditer > Dossiers.

    boîte de dialogue Dossiers

La boîte de dialogue Dossiers permet de créer, supprimer, renommer et déplacer des dossiers.

Classement alphabétique d'une liste des dossiers

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Cliquez sur Trier les sous-dossiers.

Fermeture de la liste des dossiers

Vous pouvez fermer la liste des dossiers pour offrir plus d'espace aux autres vues (Agenda, etc.) dans la fenêtre principale. Cela peut s'avérer particulièrement pratique lorsque vous utilisez la barre de navigation pour accéder à vos dossiers. Pour masquer ou afficher la liste des dossiers, cliquez sur Afficher > Liste des dossiers.

Si vous n'affichez pas votre liste des dossiers, lorsque vous glissez-déplacez un élément à l'emplacement du dossier, la liste des dossiers s'ouvre pour que vous y glissiez-déplaciez cet élément.

2.3.3 Utilisation des dossiers

Création d'un nouveau dossier

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la Liste des dossiers

  2. Sélectionnez Nouveau dossier

  3. Saisissez le nom du nouveau dossier

Si, après avoir créé un dossier, vous décidez de le déplacer, il suffit de le faire glisser vers un nouvel emplacement dans la liste des dossiers.

Création d'un dossier spécifique

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.

  2. Sélectionnez le type de dossiers dans la liste des options, puis cliquez sur Suivant.

  3. Saisissez le nom et la description du nouveau dossier.

  4. Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.

  5. Définissez les paramètres d'affichage du dossier, puis cliquez sur Terminer.

Déplacement d'un dossier

  1. Faites glisser le dossier à l'emplacement désiré de la structure des dossiers.

Reportez-vous également à Réorganisation de vos dossiers.

Attribution d'un nouveau nom à un dossier

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier, puis cliquez sur Renommer.

  2. Saisissez le nouveau nom du dossier.

Vous ne pouvez pas renommer les dossiers Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments envoyés, Liste des tâches, Contacts, Armoire, Travail en cours et Corbeille.

Suppression d'un dossier

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier que vous souhaitez supprimer, puis sur Supprimer.

  2. Cliquez sur Oui pour valider la suppression.

Vous ne pouvez pas supprimer les dossiers Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments envoyés, Liste des tâches, Contacts, Armoire, Travail en cours et Corbeille. Vous pouvez supprimer le dossier Courrier indésirable uniquement si la gestion du courrier indésirable a été désactivée.

Pour supprimer un dossier que vous partagez, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, cliquez sur Supprimer, puis sur Oui.

Suppression simultanée de plusieurs sous-dossiers

Vous pouvez supprimer plusieurs dossiers contenus au sein d'un autre dossier.

  1. Ouvrez le dossier contenant les sous-dossiers.

  2. Dans la liste des éléments, tout en appuyant sur la touche Maj, cliquez sur les sous-dossiers que vous voulez supprimer pour les sélectionner.

  3. Appuyez sur Supprimer.

  4. Sélectionnez si vous ne souhaitez supprimer que les éléments contenus dans les dossiers ou les éléments et les dossiers, puis cliquez sur OK.

2.3.4 Gestion des listes d'éléments dans les dossiers

Activation des étiquettes de groupe pour un dossier

Les étiquettes de groupes organisent une liste d'éléments selon le type d'éléments affichés. Par exemple, dans votre dossier Boîte aux lettres, les étiquettes de groupes séparent les éléments selon leur date de réception.

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier, puis cliquez sur Propriétés.

  2. Cliquez sur l'onglet Affichage.

  3. Sélectionnez Afficher les étiquettes de groupe.

  4. Cliquez sur OK.

Pour réduire ou agrandir des étiquettes de groupes, cliquez sur le signe + ou - qui se trouvent en regard.

Activation de l'aperçu des messages pour un dossier

L'aperçu du message affiche jusqu'à 2 lignes de celui-ci. Vous ne pouvez pas configurer le nombre de lignes affichées.

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un dossier, puis cliquez sur Propriétés.

  2. Cliquez sur l'onglet Affichage.

  3. Sélectionnez Aperçu du message.

  4. Cliquez sur OK.

Utilisation de colonnes

La liste des éléments d'un dossier est divisée en colonnes. Les informations relatives aux éléments de cette liste apparaissent dans chaque colonne. Par exemple, l'objet et la date d'envoi apparaissent dans des colonnes différentes. Vous pouvez personnaliser l'affichage des colonnes de chaque dossier.

Déplacement d'une colonne

Faites glisser l'en-tête de la colonne vers son nouvel emplacement.

Pour sélectionner plusieurs colonnes à déplacer pour les ajouter, maintenez la touche Ctrl enfoncée lorsque vous cliquez sur les colonnes.

INDICATION :vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur un titre de colonne, cliquer sur Plus de colonnes, cliquer sur un nom de colonne de la zone Colonnes sélectionnées, puis cliquer sur Bas ou sur Haut.

Redimensionnement d'une colonne

Faites glisser le bord de l'en-tête de colonne pour en modifier la largeur.

Ajout d'une colonne

  1. Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de colonne.

  2. Cliquez sur la colonne à ajouter.

    ou

    Cliquez sur Plus de colonnes.

    1. Sélectionnez une ou plusieurs colonnes dans la liste colonnes disponibles puis cliquez sur Ajouter.

    2. Haut et Bas permettent de positionner les nouvelles colonnes par rapport aux colonnes existantes.

    3. Cliquez sur OK.

Tri sur une colonne

  1. Cliquez sur le dossier contenant les éléments que vous souhaitez trier.

  2. Cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Trier.

    Boîte de dialogue Trier

  3. Cliquez sur la propriété de l'élément devant servir de critère de tri dans la zone de liste.

  4. Cliquez sur Croissant pour effectuer un tri de A à Z.

    ou

    Cliquez sur Décroissant pour effectuer un tri de Z à A.

  5. Cliquez sur OK.

Pour trier la liste d'éléments, vous pouvez également cliquer sur un titre de colonne. Pour inverser l'ordre de tri, cliquez de nouveau sur le titre de la colonne.

Suppression d'une colonne

Faites glisser l'en-tête de colonne hors de la barre d'en-têtes.

Déplacement ou liaison d'un élément à un autre dossier

Lorsque vous déplacez un élément dans un dossier, il est amené d'un endroit vers un autre. Lorsque vous liez un élément à un dossier, il existe toujours dans son dossier d'origine et apparaît également dans le nouveau dossier. Lorsque vous modifiez un élément lié, celui-ci est également modifié dans les autres dossiers.

  1. Faites glisser un élément de la liste d'éléments vers le dossier souhaité.

    Maintenez la touche Alt enfoncée tout en faisant glisser l'élément pour le supprimer de tous les dossiers auxquels il était lié et le placer dans ce dossier uniquement.

    Appuyez sur la touche Ctrl tout en faisant glisser l'élément pour le lier à ce dossier.

Cliquez sur un élément, puis sur Éditer > Déplacer/Lier à des dossiers, sélectionnez les dossiers vers lesquels vous souhaitez déplacer l'élément ou auxquels vous souhaitez le lier, puis cliquez sur Déplacer ou sur Liaison. Sélectionnez Supprimer anciennes liaisons pour supprimer l'élément de tous les dossiers auxquels il était lié et le placer dans le dossier sélectionné.

Si l'élément que vous déplacez est un dossier et s'il existe déjà un dossier du même nom dans le nouvel emplacement, une boîte de dialogue s'ouvre, dans laquelle vous pouvez modifier le nom du dossier que vous déplacez.

Si vous supprimez l'élément d'origine, les copies placées dans d'autres dossiers sont conservées.

Modification des options de lecture des éléments

Le dossier peut, au choix, afficher le premier élément non lu ou le dernier élément lu. Toutefois, si le dossier contient un grand nombre d'éléments, son contenu peut demander du temps pour s'afficher.

Pour sélectionner l'option de lecture par défaut du dossier :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier à modifier.

  2. Cliquez sur Propriétés.

  3. Dans l'onglet Général, sélectionnez Sélectionner l'élément non lu le plus récent à l'ouverture du dossier.

    Si vous désélectionnez Sélectionner l'élément non lu le plus récent à l'ouverture du dossier, le dossier affiche le dernier élément lu.

  4. Cliquez sur OK.

2.3.5 Personnalisation des paramètres d'affichage des dossiers

Les paramètres d'affichage déterminent la manière dont GroupWise affiche les informations dans un dossier particulier. Le dossier Accueil, par exemple, comporte un paramètre d'affichage par défaut qui inclut la liste des dossiers et des panneaux. Ces paramètres sont enregistrés dans la base de données GroupWise et vous suivent de ce fait d'une machine à l'autre. Vous pouvez sélectionner dans une liste de paramètres d'affichage préconfigurés par défaut ou personnaliser vos propres paramètres d'affichage.

Présentation des paramètres d'affichage de base des dossiers

Il existe plusieurs façons d'afficher les éléments dans votre boîte aux lettres, selon l'organisation des informations voulue.

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier dont vous souhaitez modifier les paramètres d'affichage, puis cliquez sur Propriétés.

  2. Cliquez sur l'onglet Affichage, puis sur Autres paramètres d'affichage.

  3. Sélectionnez le paramètre d'affichage dans la liste déroulante Afficher par.

    Vous pouvez sélectionner les paramètres suivants :

  4. Cliquez deux fois sur OK.

Détails

L'option Détails affiche une liste des éléments et des informations connexes organisées en colonnes, à savoir Objet, Date > , CC, Priorité, Type de document, Échéance, Taille, Version et plusieurs autres catégories. Détails représente la vue par défaut de la boîte aux lettres si vous n'avez pas modifié les propriétés de cette dernière. Pour plus d'informations sur l'ajout ou la réorganisation de colonnes, reportez-vous à la Utilisation de colonnes.

Figure 2-5 Vue Détails

Suivis de discussion

Suivis de discussion affiche les échanges électroniques d'un élément d'origine ainsi que toutes les réponses qui lui ont été faites sous forme de groupes hiérarchisés. Par défaut, seuls les éléments reçus sont affichés dans un suivi de discussion.

Figure 2-6 Vue Suivis de discussion

Par défaut, seuls les éléments qui se trouvent dans le dossier sont affichés dans un suivi de discussion. Vous pouvez ajouter d'autres types d'éléments au dossier à afficher dans le suivi de discussion. Par exemple, les éléments envoyés peuvent être ajoutés au dossier pour terminer le suivi de discussion.

Pour afficher les éléments envoyés dans un suivi de discussion :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier qui affiche les suivis de discussion, puis cliquez sur Propriétés.

  2. Cliquez sur l'onglet Affichage, puis sur Autres paramètres d'affichage.

  3. Sélectionnez Envoyé sous Source de l'élément.

  4. Cliquez deux fois sur OK, puis spécifiez le nom du paramètre d'affichage.

  5. Cliquez sur OK.

Panneaux

Un panneau affiche une vue d'informations personnalisée dans GroupWise. Par exemple, la vue Accueil par défaut comporte un panneau Messages non lus qui affiche la liste des éléments que vous n'avez pas lus. Le panneau Liste des tâches est un autre panneau par défaut de la vue Page d'accueil. Ce panneau affiche les éléments qui se trouvent dans votre liste des tâches.

Sous forme d'Agenda

La vue Sous forme d'agenda affiche tous les éléments planifiés qui sont sauvegardés dans un dossier particulier. Elle est utile si vous organisez tous vos rendez-vous et les autres éléments d'un projet spécifique dans un dossier.

Sous forme de liste des tâches

La vue sous forme de liste des tâches affiche une zone Liste des tâches en haut de votre liste des éléments dans laquelle vous pouvez créer une Liste des tâches à partir de votre liste des éléments. Chaque élément déplacé vers la liste des tâches s'affiche avec une case que vous pouvez cocher une fois la tâche terminée. Vous pouvez assigner des dates d'échéance, des priorités ou autre aux éléments de la liste des tâches. Tout élément déplacé vers la zone de liste des tâches s'affiche également dans le dossier Liste des tâches de la liste des dossiers.

Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 5.3.1, Assignation d'une tâche.

Modification ou suppression de paramètres d'affichage de dossier

Vous pouvez contrôler le nom qui apparaît dans la liste déroulante Affichage, la source des éléments dans le dossier, l'affichage des colonnes et l'ordre de tri des éléments dans le dossier. Les paramètres d'affichage sont définis au niveau des dossiers. Si vous souhaitez appliquer les mêmes paramètres d'affichage à plusieurs dossiers, sauvegardez-les puis utilisez-les dans les autres dossiers.

  1. Avec le bouton droit de la souris, cliquez sur un dossier dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Propriétés.

  2. Cliquez sur l'onglet Affichage.

  3. Dans la liste déroulante Nom du paramètre, cliquez sur le paramètre choisi.

  4. Dans la boîte de dialogue, apportez vos modifications.

  5. Cliquez sur Enregistrer sous, changez le nom du paramètre d'affichage comme souhaité, puis cliquez sur OK.

  6. Pour supprimer un paramètre d'affichage de dossier, cliquez sur le paramètre puis sur Supprimer.

  7. Cliquez sur OK.

Enregistrement de vos paramètres d'affichage

Après avoir personnalisé vos paramètres d'affichage comme vous le souhaitez, vous pouvez les enregistrer pour les réutiliser ultérieurement. Les paramètres d'affichage sont enregistrés dans la base de données GroupWise et vous suivent de ce fait d'une machine à l'autre.

  1. Cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Enregistrer les paramètres actuels.

Sélection des paramètres d'affichage enregistrés pour un dossier

Vous pouvez sélectionner parmi différents paramètres d'affichage par défaut ou parmi des paramètres d'affichage enregistrés.

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier pour en modifier les paramètres d'affichage, puis cliquez sur Propriétés.

  2. Cliquez sur l'onglet Affichage.

  3. Dans la liste déroulante Nom des paramètres, sélectionnez le nom du paramètre d'affichage.

  4. (Facultatif) Saisissez une description pour le dossier.

  5. Définissez les paramètres restants selon vos besoins.

  6. Cliquez sur OK.

Envoi d'un paramètre d'affichage

Vous pouvez envoyer un paramètre d'affichage sous forme de pièce jointe aux destinataires des messages électroniques. Si le destinataire est un utilisateur GroupWise, il peut ensuite importer ce paramètre et le sélectionner dans la liste des paramètres d'affichage disponibles. Cela peut être utile, par exemple si souhaitez que le dossier racine ait une présentation identique dans l'ensemble de votre entreprise.

Les paramètres d'affichage sont envoyés sous forme de pièce jointe avec le format de fichier .gws.

  1. Sélectionnez le dossier pour lequel vous voulez envoyer les paramètres d'affichage.

  2. Cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Envoyer.

    Un message électronique apparaît avec les paramètres sous forme de pièce jointe.

  3. Dans le champ À, saisissez un nom d'utilisateur > appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, cliquez sur Adresse > double-cliquez sur chaque utilisateur > cliquez sur OK.

  4. Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur De :  > cliquez sur un nom.

  5. Saisissez l'objet du message.

  6. Saisissez le message.

    Vous pouvez spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, en cliquant sur l'onglet Options d'envoi.

  7. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Importation d'un paramètre d'affichage

Vous importer un paramètre d'affichage de GroupWise depuis un autre système GroupWise, même si vous ne vous trouvez pas sur le même. Cela peut être utile, par exemple si souhaitez que le dossier racine ait une présentation identique dans l'ensemble de votre entreprise.

Vous devez avoir un message contenant une pièce jointe avec le format de fichier .gws.

  1. Dans un message contenant une pièce jointe avec des paramètres d'affichage GroupWise, cliquez avec le bouton droit sur la pièce jointe dans la fenêtre correspondante.

  2. Cliquez sur Importer les paramètres d'affichage.

    Le paramètre d'affichage est ajouté à la liste des paramètres d'affichage disponibles. Pour plus d'information sur la manière de sélectionner un paramètre d'affichage, reportez-vous à Sélection des paramètres d'affichage enregistrés pour un dossier.

2.3.6 Présentation des dossiers Résultats de la recherche

Un dossier Résultats de la recherche affiche les résultats d'une requête. Lorsque le dossier est ouvert, GroupWise examine les critères de recherche définis pour le dossier, recherche tous les éléments spécifiés, puis affiche tout ce qu'il a trouvé dans la liste d'éléments. Vous pouvez utiliser les éléments d'un dossier Résultats de la recherche de la même façon que ceux d'un n'importe quel autre dossier, c'est-à-dire les ouvrir, transférer, imprimer, copier, déplacer ou supprimer ; les éléments d'origine restent stockés dans le dossier dans lequel la recherche les a trouvés. Cela signifie que si vous déplacez ou supprimez un élément d'un dossier Résultats de la recherche, l'élément est supprimé de la liste d'éléments et de son emplacement d'origine. À l'ouverture suivante du dossier Résultats de la recherche, la recherche est effectuée à nouveau et l'élément s'affiche à nouveau.

Vous pouvez savoir de quel dossier provient l'élément affiché si vous ouvrez un dossier Résultats de la recherche et que vous examinez les colonnes d'informations affichées dans la liste d'éléments. La colonne Dossier liste l'emplacement de stockage de chaque élément.

Vous pouvez créer vos propres dossiers Résultats de la recherche et définir des critères de recherche de votre choix tels que les éléments provenant d'une adresse particulière ou tous les éléments contenant un certain mot dans la ligne Objet.

Création d'un dossier Résultats de la recherche

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.

  2. Cliquez sur le dossier Résultats de la recherche.

  3. Pour créer un dossier Résultats de la recherche comportant vos propres critères de recherche, cliquez sur Personnaliser le dossier des résultats de la recherche, puis cliquez sur Suivant.

    ou

    Pour créer un dossier Résultats de la recherche basé sur Trouver par exemple, cliquez sur Personnaliser le dossier Trouver par exemple, puis cliquez sur Suivant.

    ou

    Si vous souhaitez utiliser un dossier Résultats de la recherche prédéfini comme modèle de création d'un dossier personnalisé, cliquez sur Dossier prédéfini des résultats de la recherche, sélectionnez le dossier prédéfini que vous voulez prendre comme exemple pour votre dossier (Éléments envoyés, par exemple), sélectionnez Modifier le dossier prédéfini des résultats de la recherche, puis cliquez sur Suivant.

  4. Saisissez le nom et la description de votre dossier.

  5. Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.

  6. Indiquez les critères de recherche, les critères de recherche par exemple ou des informations concernant les éléments que vous voulez rechercher.

  7. Si vous ne voulez pas que le dossier mette à jour les résultats à chaque ouverture, désélectionnez Rech. de nouveaux éléments concordants à chaque ouverture.

  8. Cliquez sur Suivant.

  9. Indiquez les paramètres d'affichage à appliquer à ce dossier, puis cliquez sur Terminer.

2.3.7 Utilisation des dossiers partagés

Présentation des dossiers partagés

Un dossier partagé se comporte comme n'importe quel dossier de votre armoire, si ce n'est que les autres utilisateurs y ont accès et qu'il s'affiche également dans leur armoire. Vous pouvez créer des dossiers partagés ou partager des dossiers personnels existants de votre dossier Armoire. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier et les droits que vous souhaitez accorder à chaque utilisateur. Les utilisateurs peuvent ensuite publier des messages dans le dossier partagé, y faire glisser des éléments existants et créer des suivis de discussion. Vous ne pouvez pas partager les dossiers système Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments envoyés, Liste des tâches, Contacts, Armoire, Travail en cours, Courrier indésirable et Corbeille. Le contenu d'un dossier partagé a généralement l'apparence suivante :

Figure 2-7 Vue Dossier partagé

Si vous placez un document dans un dossier partagé, les utilisateurs qui bénéficient d'un droit d'accès à ce dossier ne disposent pas automatiquement de droits d'édition. Pour qu'ils puissent modifier le document, vous devez leur attribuer des droits d'édition via l'onglet Partage de documents.

Vous pouvez partager des dossiers personnels avec d'autres utilisateurs. Les destinataires d'un dossier partagé reçoivent une notification leur indiquant que vous avez partagé le dossier avec eux. Ils peuvent alors accepter ce dossier ou le refuser.

En mode Caching et Remote, les modifications effectuées dans les dossiers partagés sont mises à jour chaque fois que vous vous connectez au système GroupWise principal.

Partage d'un dossier existant avec d'autres utilisateurs

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez avec le bouton droit sur le dossier à partager, puis cliquez sur Partage.

  2. Cliquez sur Partagé avec.

  3. Dans le champ Nom, commencez à saisir le nom d'un utilisateur ou cliquez sur Carnet d'adresses pour sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses.

  4. Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans le champ, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le déplacer dans la liste de partage.

  5. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de partage.

  6. Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

  7. Répétez les opérations de l'Étape 3 à l'Étape 6 pour chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.

  8. Cliquez sur OK.

Si vous souhaitez que le dossier ait une fonction spéciale, vous pouvez créer un nouveau paramètre d'affichage. Par exemple, si le dossier est destiné aux discussions partagées, créez un paramètre qui présente les éléments par suivi de réponse et qui affiche les éléments envoyés et reçus. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier, cliquez sur Propriétés, puis sur Affichage.

Création d'un dossier partagé

  1. Dans la liste des dossiers, cliquez sur Fichier > Nouveau > Dossier.

  2. Sélectionnez Dossier partagé, puis cliquez sur Suivant.

  3. Saisissez le nom et la description du nouveau dossier.

  4. Cliquez sur Haut, Bas, Droite ou Gauche pour placer le dossier à l'endroit de votre choix dans la liste des dossiers, puis cliquez sur Suivant.

  5. Définissez les paramètres d'affichage du dossier, puis cliquez sur Suivant.

  6. Dans le champ Nom, saisissez les premières lettres du nom d'un utilisateur.

  7. Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans le champ, cliquez sur Ajouter un utilisateur pour le déplacer dans la liste de partage.

  8. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans la liste de partage.

  9. Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

  10. Répétez les étapes 6 à 9 pour définir chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.

  11. Cliquez sur Suivant.

  12. Définissez les paramètres d'affichage souhaités pour le dossier.

  13. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Terminer.

Pour plus d'informations sur les dossiers partagés, reportez-vous à Utilisation des dossiers partagés.

Publication d'un élément dans un dossier partagé

  1. Dans votre liste des dossiers, cliquez sur le dossier partagé pour l'ouvrir.

  2. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Discussion/Note.

    Pour publier un autre type d'élément, par exemple une tâche, cliquez sur Éditer > Passer à, puis sélectionnez un type d'élément.

  3. Saisissez l'objet du message.

  4. Saisissez votre message.

  5. Cliquez sur Joindre pour joindre des fichiers.

  6. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Pour répondre à un élément existant dans un dossier partagé, ouvrez l'élément, cliquez sur Répondre, sélectionnez une option de réponse, puis cliquez sur OK. Pour plus d'informations, reportez-vous à Réponse à un message électronique d'un dossier partagé.

Affichage des suivis de discussion dans un dossier partagé

  1. Dans un dossier partagé, cliquez sur Afficher > Paramètres d'affichage > Suivis de discussion.

  2. Pour développer ou réduire un suivi de discussion, cliquez sur le signe - ou + situé à côté de l'élément de discussion original.

  3. Pour faire défiler plusieurs discussions, appuyez sur Ctrl+Flèche gauche ou Ctrl+Flèche droite.

Suppression d'un dossier partagé

Pour supprimer un dossier partagé avec vous, procédez comme suit :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier

  2. Cliquez sur Supprimer.

  3. Cliquez sur Oui.