3.3 Réception de messages électroniques

GroupWise stocke tous les messages électroniques, les rendez-vous et autres éléments que vous recevez dans votre Boîte aux lettres.

Dans votre Boîte aux lettres, vous pouvez lire des éléments, y répondre et transférer des éléments que vous recevez. Vous pouvez organiser les éléments en leur assignant des catégories ou en créant une liste des tâches. Vous pouvez déléguer des tâches et des rendez-vous à d'autres utilisateurs. Vous pouvez gérer les messages Internet non souhaités à l'aide de la Gestion du courrier indésirable. Vous pouvez même convertir un élément, tel qu'un message électronique, en un autre type d'élément, tel qu'un rendez-vous.

Figure 3-1 Vue Boîte aux lettres

3.3.1 Lecture des messages électroniques reçus

Vous pouvez lire les éléments que vous recevez dans votre boîte aux lettres ou dans votre agenda. Votre Boîte aux lettres affiche la liste de tous les éléments que vous avez reçus de la part d'autres utilisateurs. Les tâches, les notes et les rendez-vous publiés s'affichent dans votre agenda, non pas dans votre boîte aux lettres.

Vous pouvez ouvrir et lire toutes sortes de nouveaux éléments dans votre boîte aux lettres. Toutefois, il se peut que vous vouliez lire des tâches et des notes dans votre Agenda de manière à afficher les nouveaux messages tout en lisant votre planning.

Les messages téléphoniques et électroniques restent dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les rendez-vous, les notes et les tâches restent également dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les acceptiez, les refusiez ou les supprimiez. Lorsque vous acceptez l'un de ces trois types d'éléments, il est transféré dans votre agenda.

Tous les éléments de la boîte aux lettres sont accompagnés d'une icône. Les icônes changent selon que l'élément a été ouvert ou non. Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 1.8, Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments.

Afin d'identifier plus facilement les éléments et les documents non lus de votre Boîte aux lettres, ceux-ci apparaissent en gras. Cela est particulièrement pratique pour les suivis de discussion réduits car cela vous évite de développer chaque suivi pour vérifier s'il contient de nouveaux éléments publiés.

Sélection de la vue Lire par défaut

GroupWise utilise par défaut la vue Lire HTML pour afficher les éléments à lire. La vue Lire affiche correctement les messages électroniques aux formats HTML et texte brut.

Lorsque vous lisez un élément dans GroupWise, vous pouvez sélectionner comment vous voulez que le message s'affiche. Vous pouvez sélectionner si le message s'affiche au format texte ou HTML. S'il ne s'agit pas d'un message texte, vous pouvez également sélectionner la police et la taille de police par défaut.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Vues.

  3. Cliquez sur Utiliser les vues par défaut pour la lecture.

  4. Sélectionnez Texte brut ou HTML.

    Si vous sélectionnez Texte brut, sélectionnez la police et la taille de police dans les champs correspondants.

  5. (Facultatif) Sélectionnez Forcer pour forcer l'affichage de tous les messages en texte brut.

  6. Cliquez sur OK.

Lecture des éléments

Lecture des éléments texte

Selon vos options d'affichage par défaut, les messages texte sont affichés automatiquement au format texte.

Pour lire un message texte :

  1. Double-cliquez sur le message dans la liste Message pour afficher le message dans une nouvelle fenêtre.

    ou

    Sélectionnez le message pour l'afficher dans l'Aperçu.

Lecture des éléments HTML

Selon vos options d'affichage par défaut, les messages HTML sont affichés automatiquement au format HTML.

Pour lire un message HTML :

  1. Double-cliquez sur le message dans la liste Message pour afficher le message dans une nouvelle fenêtre.

    ou

    Sélectionnez le message pour l'afficher dans l'Aperçu.

REMARQUE :pour des raisons de sécurité, les images ne sont pas affichées par défaut dans les messages HTML. Pour afficher les images, cliquez sur GroupWise empêche l'affichage des images de cette page. Cliquez ici pour afficher les images.

Configuration des options par défaut pour les images dans les messages électroniques HTML

Lorsque vous recevez un message HTML d'une adresse extérieure, les images sont bloquées pour des raisons de sécurité. Pour afficher les images du message, cliquez sur le message GroupWise empêche l'affichage des images de cette page. Cliquez ici pour afficher les images.

Pour définir votre paramètre par défaut pour l'affichage des images HTML externes :

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.

  3. Indiquez si vous souhaitez Toujours afficher l'avertissement, Ne jamais afficher l'avertissement ou Vérifier les contacts fréquents.

    Si vous sélectionnez Vérifier les contacts fréquents, les images sont affichées si elles proviennent des destinataires de votre carnet d'adresses Contacts fréquents tandis que l'avertissement apparaît chez les autres utilisateurs.

  4. Cliquez sur OK.

Changement de la police des éléments reçus

Ces informations s'appliquent à la lecture d'un élément dans une vue d'élément ou dans l'Aperçu. Ce changement de police ne se produit que lorsque vous lisez un élément. Dès que vous le fermez et que vous le rouvrez, il s'affiche dans la police système Windows par défaut ou dans celle utilisée par l'expéditeur. La police système Windows par défaut affecte tous les programmes de votre bureau. Pour modifier la police système Windows par défaut, ouvrez le Panneau de configuration et modifiez les propriétés d'affichage.

Si l'élément a été composé dans une vue HTML, il est impossible de changer la police dans l'Aperçu.

  1. Sélectionnez le texte que vous souhaitez modifier.

  2. Cliquez sur Éditer > Police.

    ou

    Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre, puis cliquez sur Police > Police.

  3. Cliquez sur une police et sur un style de police.

  4. Cliquez sur une taille.

  5. Cliquez sur les autres options que vous souhaitez modifier, puis sur OK.

Définition de la visionneuse par défaut

Lorsque vous affichez une pièce jointe à un message dans GroupWise, vous pouvez choisir d'utiliser l'application d'affichage par défaut correspondant au type de fichier de la pièce jointe. Les visionneuses suivantes sont utilisables au sein de GroupWise :

  • Adobe* Acrobat*

  • Microsoft Office

  • OpenOffice.org

  • Apple* QuickTime*

  • Macromedia* Flash*

  • AutoVue*

Pour modifier la visionneuse par défaut :

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Cliquez sur Environnement > Éditeurs/visionneuses.

  3. Dans la zone Visionneuses, sélectionnez la visionneuse à utiliser.

  4. Cliquez sur OK.

Configuration du comportement du navigateur Web

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Cliquez sur Environnement > Opérations par défaut.

  3. Sélectionnez Utiliser fenêtre existante ou Ouvrir nouvelle fenêtre.

  4. Cliquez sur OK.

Marquer un élément comme à lire plus tard

Si vous ouvrez un élément pour le lire et que vous décidez d'en reporter la lecture, vous pouvez marquer l'élément comme étant à lire plus tard. Ce marquage met l'élément en gras et son icône représente alors l'état Non ouvert.

  1. Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la liste d'éléments.

  2. Cliquez sur Opérations > Lire plus tard.

Si vous avez ouvert un élément, le fait de le marquer comme devant être lu plus tard ne change pas son état dans la fenêtre Propriétés. Ainsi, si vous avez ouvert un élément et que vous l'avez marqué comme étant à lire plus tard, il reste ouvert dans la fenêtre Propriétés de l'expéditeur.

Marquer un élément comme lu

  1. Dans la boîte aux lettres, cliquez sur l'élément voulu dans la liste d'éléments.

  2. Cliquez sur Opérations > Marquer lu.

Le fait de marquer un élément comme étant lu change son état dans la fenêtre Propriétés. Ainsi, si vous n'avez pas ouvert un élément mais que vous l'avez marqué comme étant lu, son expéditeur le voit ouvert dans la fenêtre Propriétés.

3.3.2 Lecture des pièces jointes

GroupWise permet d'envoyer et de recevoir des pièces jointes avec les éléments. Lorsque vous recevez une pièce jointe avec un élément, la liste des pièces jointes s'affiche dans la fenêtre Pièces jointes ou à droite de l'objet.

Affichage des fichiers joints

Lorsque vous cliquez sur une pièce jointe, cette dernière s'affiche dans le volet du message de l'Aperçu. Ce procédé est généralement plus rapide que d'ouvrir la pièce jointe, mais il arrive toutefois que cette dernière ne soit pas correctement formatée. Si le type de la pièce jointe n'est pas pris en charge, un message d'erreur apparaît.

  1. Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.

  2. Cliquez sur la pièce jointe.

    ou

    Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis cliquez sur Afficher la pièce jointe ou Afficher dans une nouvelle fenêtre.

    ou

    Si vous ne voyez pas d'icône représentant la pièce jointe dans votre vue, cliquez sur Fichier > Pièces jointes > Afficher.

Si vous recevez un message indiquant « La pièce jointe ne peut être visualisée qu'avec une application externe », vous devez ouvrir le fichier. Pour plus d'informations sur l'ouverture d'une pièce jointe, reportez-vous à Ouverture des fichiers joints.

Ouverture des fichiers joints

Lorsque vous double-cliquez sur un fichier joint pour l'ouvrir, GroupWise détermine l'application à utiliser pour l'ouverture. Vous pouvez accepter l'application suggérée ou saisir le chemin d'accès et le nom de fichier d'une autre application.

  1. Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.

  2. Double-cliquez sur la pièce jointe.

    ou

    Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis sur Ouvrir ou Ouvrir avec.

    ou

    Si vous ne voyez pas d'icône représentant la pièce jointe dans votre vue, cliquez sur Fichier > Pièces jointes > Ouvrir.

Par défaut, GroupWise affiche un message d'avertissement lorsque la pièce jointe dépasse 1 000 Ko (1 Mo)

Pour supprimer le message d'avertissement, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Cliquez sur Environnement > Opérations par défaut.

  3. Désélectionnez Avertir si supérieur à.

    Vous pouvez également modifier la taille des pièces jointes pour lesquelles ce message d'avertissement s'affiche.

  4. Cliquez sur OK.

Glissement-déplacement de pièces jointes

Lorsque vous recevez un élément, vous pouvez faire glisser chacune des pièces qui y sont jointes vers un dossier ou votre bureau. Si vous déplacez une pièce jointe de référence au document en la faisant glisser, elle se transforme en raccourci de référence au document ou de copie de document, suivant les droits dont vous disposez sur ce document et la disponibilité de la bibliothèque.

Affichage des vCards jointes

Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par l'Internet Mail Consortium.

Pour afficher une vCard jointe à un élément :

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe de la vCard.

  2. Cliquez sur Afficher la pièce jointe.

Pour plus d'informations sur l'importation des données d'une vCard dans un carnet d'adresses, reportez-vous à Importation des contacts d'une vCard.

3.3.3 Réponse aux messages électroniques

Utilisez Répondre pour répondre à un élément. Vous pouvez répondre à toutes les personnes ayant reçu l'élément d'origine ou à l'expéditeur uniquement, sans créer ni adresser un nouveau message. Vous pouvez aussi inclure une copie du message d'origine dans votre réponse. Votre réponse comporte Re: avant le texte de l'objet d'origine. Vous pouvez modifier ce texte si vous le souhaitez.

Réponse à un message électronique

  1. Ouvrez l'élément auquel vous souhaitez fournir une réponse.

  2. Cliquez sur Répondre dans la barre d'outils pour n'envoyer le message électronique qu'à l'expéditeur.

    ou

    Cliquez sur Répondre à tous dans la barre d'outils pour envoyer le message électronique à l'expéditeur et à tous les destinataires.

  3. Saisissez votre message, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Si l'élément d'origine comportait des destinataires en copie carbone ou en copie masquée et si vous choisissez de leur répondre à tous, votre réponse est envoyée à tous les destinataires en copie carbone mais pas aux destinataires en copie masquée.

Insertion du message de l'expéditeur ou de pièces jointes dans une réponse

Lorsque vous répondez à un e-mail, vous pouvez choisir d'inclure le message de l'expéditeur ou les pièces jointes au message.

  1. Ouvrez l'e-mail auquel vous souhaitez répondre.

  2. Cliquez sur Opérations > Répondre.

  3. Sélectionnez si vous voulez répondre à l'expéditeur ou à tous.

  4. Pour inclure le message de l'expéditeur, sélectionnez Inclure le message reçu de l'expéditeur.

  5. Pour inclure les pièces jointes de l'expéditeur à la réponse, sélectionnez Inclure les pièces jointes provenant de l'expéditeur.

  6. Cliquez sur OK.

Configuration du format de la réponse automatique

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Cliquez sur Environnement > Format de réponse.

  3. Si vous utilisez la vue de composition en texte brut, sélectionnez l'une des options de format suivantes :

    GroupWise Classic : fournit des caractères de séparation, l'expéditeur d'origine, la date et l'heure.

    Inclure les en-têtes : permet de sélectionner le caractère de séparation ; inclut l'expéditeur, le destinataire, la date, l'heure et l'objet d'origine.

    Standard Internet : permet de sélectionner le caractère de séparation ; permet de décider d'inclure l'expéditeur, l'adresse électronique, la date, l'heure et l'identifiant du message d'origine.

    Couleur : permet de sélectionner la couleur de la réponse, indépendamment du format de réponse choisi ci-dessus.

    Entrer ma réponse : sélectionnez Haut ou Bas si vous avez choisi Inclure les en-têtes ou Standard Internet ci-dessus.

  4. Si vous utilisez la vue de composition au format HTML, sélectionnez l'une des options de format suivantes :

    GroupWise Classic : fournit des caractères de séparation, l'expéditeur d'origine, la date et l'heure.

    HTML amélioré : permet de sélectionner le caractère de séparation ; permet de décider d'inclure l'expéditeur, l'adresse électronique, la date, l'heure et l'identifiant du message d'origine. Sélectionnez Inclure les en-têtes pour inclure l'expéditeur, le destinataire, la date, l'heure et l'objet d'origine.

    Entrer ma réponse : sélectionnez Haut ou Bas si vous avez sélectionné HTML amélioré ci-dessus.

  5. Cliquez sur OK.

Configuration d'une réponse automatique

Si vous êtes en congés ou que vous vous absentez du bureau, vous pouvez créer une règle chargée de répondre aux messages reçus durant votre absence. Pour connaître la procédure, reportez-vous à la Section 9.4.2, Création d'une règle de congé ou Réponse automatique.

Réponse à un message électronique d'un dossier partagé

  1. Ouvrez ou sélectionnez un élément dans le dossier partagé.

  2. Cliquez sur Répondre dans la barre d'outils.

  3. Cliquez sur une option de réponse.

    Vous pouvez répondre à l'objet de conversation d'origine plutôt qu'à l'élément que vous lisez. Sinon, vous pouvez répondre à tout élément que vous lisez, que ce soit l'objet de discussion d'origine ou la réponse d'un autre utilisateur. Dans les deux cas, ces réponses sont publiées dans le dossier partagé et ne sont pas envoyées aux utilisateurs.

    Si vous répondez en privé à la personne qui a écrit l'élément, votre réponse n'est pas publiée dans le dossier partagé.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Saisissez votre réponse, puis cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

3.3.4 Transfert d'un message électronique

Utilisez Transférer pour envoyer à d'autres utilisateurs des éléments que vous recevez et des références à des documents. Lorsque vous transférez un élément, il est envoyé sous forme de pièce jointe à un message électronique. Ce dernier contient votre nom et tout commentaire supplémentaire que vous avez apporté.

Si vous souhaitez transférer automatiquement plusieurs messages ou leur totalité vers un autre compte de messagerie, reportez-vous à la Section 9.4.3, Création d'une règle pour transférer tous les messages vers un autre compte.

Transfert d'un message électronique

  1. Ouvrez l'élément que vous souhaitez transférer.

  2. Cliquez sur Transférer dans la barre d'outils.

    ou

    Cliquez sur Opérations > Transférer sous forme de pièce jointe.

  3. Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez transférer l'élément.

  4. (Facultatif) Saisissez un message.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Si vous êtes dans l'impossibilité d'accepter un rendez-vous, une tâche ou une note, vous pouvez déléguer l'élément concerné au lieu de le transférer. Cette délégation signale à l'expéditeur, par une mention de cet état dans la fenêtre Propriétés de l'élément, que vous avez transmis la responsabilité de cet élément à un autre utilisateur.

Transfert de plusieurs messages électroniques

  1. Tout en appuyant sur la touche Ctrl, cliquez sur l'élément de votre boîte aux lettres que vous voulez transférer.

  2. Cliquez sur Opérations > Transférer sous forme de pièce jointe.

  3. Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez transférer l'élément.

  4. Saisissez un message (facultatif).

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.