4.3 Senden von Kalendernachrichten

4.3.1 Erläuterung der Nachrichtensymbole im Kalender

Die im Kalender angezeigten Symbole bieten zusätzliche Informationen zu Nachrichten. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 1.8, Ermitteln der Symbole neben Nachrichten.

4.3.2 Planen von Terminen

Mithilfe von Terminen können Sie Zeitblöcke an einem bestimmten Datum oder für einen Datumsbereich planen.

Mit der Option "Terminzeitensuche" können Sie nach Zeiten suchen, in denen sämtliche Benutzer und Ressourcen verfügbar sind, die Sie für einen Termin benötigen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Terminzeitensuche zur Überprüfung der Verfügbarkeit.

Wenn Sie einen Termin planen und sich selbst als Teilnehmer einschließen, akzeptiert GroupWise diesen Termin automatisch für Sie.

Planen von eigenen Terminen

Für Zeiträume, in denen Sie nicht für Besprechungen zur Verfügung stehen, können Sie einen persönlichen Termin planen. Wenn ein anderer Benutzer Sie für einen Termin vorgesehen hat und eine Terminzeitensuche durchführt, sieht er, dass Sie zu den angegebenen Zeiten nicht zur Verfügung stehen, kann jedoch auch für diesen Zeitpunkt einen Termin planen.

Persönliche Termine werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen. Entsprechend werden alle eingetragenen persönlichen Termine in Ihrem GroupWise-Hauptkalender gespeichert. Um sie in einen persönlichen Kalender zu übertragen, können Sie sie nach ihrer Erstellung in den persönlichen Kalender ziehen und ablegen.

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Dropdown-Pfeil neben Mail und klicken Sie dann auf Persönlicher Termin.

    oder

    Wählen Sie in Ihrem Kalender ein Datum aus und klicken Sie in diesem Tag dann auf eine Uhrzeit.

    Layout "Persönlicher Termin"

  2. (Optional) Geben Sie einen Betreff und einen Ort ein.

  3. Legen Sie das Anfangsdatum fest.

  4. Geben Sie das Anfangsdatum und die Dauer an. Die Dauer kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

  5. Geben Sie mithilfe des Dropdown-Menüs Anzeigen als an, wie der Termin angezeigt werden soll. Termine können als Belegt, Frei, Abwesend oder Mit Vorbehalt angezeigt werden.

  6. (Optional) Geben Sie eine Mitteilung ein.

  7. Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.

Planen eines Termins für mehrere Personen

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Termin.

    Layout "Termin"

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Geben Sie etwaige Ressourcen-IDs (beispielsweise Konferenzräume) im Feld An ein. Falls erforderlich, geben Sie Benutzernamen in die Felder CC und BC ein.

    oder

    Zum Auswählen von Benutzernamen oder Ressourcen in einer Liste klicken Sie in der Symbolleiste auf Adresse, um Benutzer mit der Adressauswahl hinzuzufügen. Weitere Informationen zur Verwendung der Adressauswahl finden Sie im Abschnitt Abschnitt 6.2, Verwenden der Adressauswahl.

    Ihr Name wird automatisch dem Feld An des Termins hinzugefügt. Wenn Sie den Termin senden, wird er automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt. Wenn Sie nicht in die Nachricht einbezogen werden möchten, löschen Sie Ihren Namen aus dem Feld An.

  3. Geben Sie den Ort der Besprechung in das Feld Ort ein.

    Wenn einem Termin mehr als ein Ort als Ressource hinzugefügt wird, wird nur der erste im Feld Ort angezeigt.

  4. Legen Sie das Anfangsdatum fest.

  5. Geben Sie das Anfangsdatum und die Dauer an. Die Dauer kann in Minuten, Stunden oder Tagen angegeben werden.

  6. Geben Sie mit dem Dropdown-Menü Anzeigen als an, wie der Termin angezeigt werden soll. Termine können als Belegt, Frei, Abwesend oder Mit Vorbehalt angezeigt werden.

  7. Geben Sie einen Betreff und den Nachrichtentext ein.

    Ändern Sie gegebenenfalls die Schrift für den Nachrichtentext. Informationen hierzu erhalten Sie unter Ändern der Schrift im HTML-Layout.

  8. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass die für den Termin benötigten Personen und Ressourcen verfügbar sind, können Sie eine Terminzeitensuche durchführen, indem Sie auf die Registerkarte Terminzeitensuche klicken. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der Terminzeitensuche zur Überprüfung der Verfügbarkeit.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diesen Termin eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

  9. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Verwenden der Terminzeitensuche zur Überprüfung der Verfügbarkeit

Mit der Option "Terminzeitensuche" können Sie nach Zeiten suchen, in denen sämtliche Personen und Ressourcen, die Sie für eine Besprechung benötigen, verfügbar sind.

  1. Geben Sie in dem zu erstellenden Termin die Benutzernamen und Ressourcen-IDs in das Feld An ein.

  2. Geben Sie den ersten möglichen Tag für die Besprechung in das Feld Anfangsdatum ein.

  3. Geben Sie die Dauer der Besprechung ein.

  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Terminzeitensuche.

    Auf der Registerkarte Terminzeitensuche können Sie folgende Aufgaben ausführen:

    Anzeigen der Teilnehmer mit Terminüberschneidungen: Teilnehmer, bei denen sich im Hinblick auf die ausgewählte Zeit eine Terminüberschneidung ergibt, werden mit durchgestrichenem Namen im Abschnitt An angezeigt.

    Ändern des Terminzeitpunkts: Klicken Sie im Kalender auf eine neue Zeit, um den Termin zu verlegen.

    Hervorheben der Termine für einen bestimmten Benutzer: Klicken Sie im Feld An auf den Namen des Benutzers, dessen Termine Sie hervorheben möchten.

    Ausblenden der Termine eines Benutzers: Klicken Sie auf das Symbol neben dem Benutzer, dessen Termine Sie ausblenden möchten.

    Anzeigen der Termine aller Benutzer: Klicken Sie auf Termine anzeigen, um alle Termine der einzelnen Benutzer im Abschnitt An anzuzeigen.

    Aktualisieren des Kalenders mit aktuellen Terminen: Klicken Sie auf Aktualisieren, um die aktuellen Termine der einzelnen Benutzer im Abschnitt An anzuzeigen.

    Verschieben des Termins auf ein anderes Datum: Klicken Sie auf den Pfeil nach links Layout "Termin" und den Pfeil nach rechts Layout "Termin", um den Termin auf ein anderes Datum im Kalender zu verschieben.

  5. Um einen Benutzer oder eine Ressource aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf die Registerkarte Termin. Klicken Sie im Feld An auf den zu entfernenden Benutzernamen bzw. die zu entfernende Ressource und drücken Sie die Entf-Taste.

    Dieses Vorgehen empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie mehrere Konferenzräume in die Suche einbeziehen möchten, von denen einer frei war, und Sie die nicht benötigten Räume wieder entfernen möchten.

  6. Schließen Sie die Terminerstellung ab und klicken Sie auf Senden.

Neuplanen von Termine

Wenn Sie Änderungen an den Personen und Ressourcen für den Termin vornehmen möchten, können Sie einen Termin neu planen.

  1. Klicken Sie auf den Ordner Ausgangsnachrichten in der Ordnerliste.

  2. Wählen Sie den Termin aus, den Sie neu planen möchten, und öffnen Sie ihn.

  3. Klicken Sie im Terminfenster in der Symbolleiste auf Neu senden.

  4. Wählen Sie Ursprüngliche Nachricht zurückziehen?, um den ursprünglichen Termin zu löschen.

  5. Nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie anschließend Senden auf der Symbolleiste an.

Absagen von Terminen

Sie können einen Termin absagen, wenn Sie ihn selbst geplant haben oder die entsprechenden Vertretungsrechte für die Mailbox der Person besitzen, die den Termin geplant hat.

  1. Klicken Sie in Ihrem Kalender mit der rechten Maustaste auf den Termin, den Sie absagen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen.

  2. Mit der Option Aus allen Mailboxen löschen können Sie den Termin aus den Mailboxen anderer Benutzer entfernen. Lassen Sie diese Option deaktiviert, wenn Sie den Termin nur in Ihrer eigenen Mailbox löschen möchten.

  3. (Optional) Geben Sie eine Nachricht ein, die die Absage erklärt.

  4. Klicken Sie auf OK.

Planen eines periodisch auftretenden Termins

Sie können täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich auftretende Termine planen.

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Termin.

  2. Geben Sie die Besprechungsinformationen ein und wählen Sie Periodisches Auftreten aus.

  3. Geben Sie in das daraufhin angezeigte Dialogfeld folgende Informationen ein:

    Zeitpunkt: Wählen Sie Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich aus.

    Häufigkeitseinstellungen: Wählen Sie die Häufigkeitseinstellungen für den periodisch auftretenden Termin aus. Die Optionen in diesem Abschnitt sind abhängig von der Häufigkeit des Termins unterschiedlich.

    Datumsbereich: Geben Sie an, wann der Termin beginnt und wann er endet. Sie können die Anzahl der Termine oder ein Enddatum angeben.

  4. Klicken Sie auf OK.

  5. Klicken Sie zum Senden der Nachricht in der Symbolleiste auf Senden.

Absagen eines periodisch auftretenden Termins

Sie können einen periodisch auftretenden Termin absagen, wenn Sie ihn selbst geplant haben oder die entsprechenden Vertretungsrechte für die Mailbox der Person besitzen, die den Termin geplant hat.

  1. Klicken Sie in Ihrem Kalender mit der rechten Maustaste auf den periodisch auftretenden Termin, den Sie absagen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen.

  2. Wählen Sie eine der folgenden Optionen: Aus allen Mailboxen löschen, um den Termin aus den Mailboxen, an die Sie ihn gesendet haben, zu entfernen. Lassen Sie diese Option deaktiviert, wenn Sie den Termin nur in Ihrer eigenen Mailbox löschen möchten.

    • Aus meiner Mailbox löschen: Entfernt den Termin aus Ihrer Mailbox.

    • Aus den Mailboxen der Empfänger löschen: Entfernt den Termin aus den Mailboxen aller Empfänger.

    • Aus allen Mailboxen löschen: Entfernt den Termin aus Ihrer Mailbox und aus den Mailboxen aller Empfänger.

  3. (Optional) Geben Sie im Feld Zurückziehungskommentar eine Erklärung für das Absagen des Termins ein.

  4. Klicken Sie auf Alle Nachrichten, um alle Nachrichten des periodisch auftretenden Termins zu löschen. Klicken Sie auf Von dieser Nachricht aus vorwärts, um die aktuelle Nachricht und die künftigen Nachrichten des Termins zu löschen. Oder klicken Sie auf Diese Nachricht, um nur die aktuelle Nachricht des periodisch auftretenden Termins zu löschen.

4.3.3 Senden von Notizen

Notizen ähneln Mail-Nachrichten, werden jedoch stets für einen bestimmten Tag geplant und an dem betreffenden Datum im Kalender angezeigt. Mithilfe von Notizen können Sie Urlaubszeiten, Termine für Gehaltszahlungen, Geburtstage usw. markieren.

Planen von Notizen für sich selbst

Eine Notiz an Sie selbst wird eine "persönliche Notiz" genannt. Persönliche Notizen werden in Ihrem Kalender an dem von Ihnen festgelegten Datum eingefügt. Sie werden weder in Ihre Mailbox noch in die Mailbox eines anderen Benutzers eingetragen.

  1. Geben Sie im Tageslayout Ihres Kalenders die Notiznachricht in das Feld Notiz hinzufügen des Abschnitts Notizen ein und drücken Sie dann die Eingabetaste.

    oder

    Klicken Sie in der Symbolleiste auf Notiz.

  2. Wählen Sie ein Datum aus.

  3. Geben Sie einen Betreff und den Text der Notiz ein.

  4. Klicken Sie Aufgeben auf der Symbolleiste an.

Wenn Sie später auf die Informationen zugreifen möchten, öffnen Sie den Kalender und markieren das Datum, das die Informationen enthält. Doppelklicken Sie auf die Notiz in der Notizenliste.

Planen von Notizen für andere Benutzer

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Notiz.

  2. Geben Sie in das Feld An einen Benutzernamen ein und drücken Sie anschließend die Eingabetaste. Wiederholen Sie das Verfahren für jeden weiteren Benutzer. Falls erforderlich, geben Sie Benutzernamen in die Felder CC und BC ein.

    oder

    Zum Auswählen von Benutzernamen oder Ressourcen in einer Liste klicken Sie in der Symbolleiste auf Adresse, um Benutzer mit der Adressauswahl hinzuzufügen. Weitere Informationen zur Verwendung der Adressauswahl finden Sie im Abschnitt Abschnitt 6.2, Verwenden der Adressauswahl.

  3. Wählen Sie im Feld Anfangsdatum das Datum aus, an dem die Notiz in den Kalendern der Empfänger angezeigt werden soll.

    Wenn Sie auf das Register Sendeoptionen klicken, können Sie verschiedene Optionen festlegen. Sie können beispielsweise für diese Notiz eine hohe Priorität festlegen und eine Antwort von den Empfängern anfordern.

  4. Geben Sie einen Betreff und den Text der Notiz ein.

  5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.