4.1 Общие задачи управления рабочей областью

Этот раздел содержит информацию о задачах, которая применима ко всем типам рабочих областей.

4.1.1 Создание новой рабочей области

Micro Focus Vibe позволяет создавать новые рабочие области в любой рабочей области, в отношении которой у пользователя есть соответствующие права.

  1. Перейдите в рабочую область, в которой требуется создать новую рабочую область.

  2. Щелкните значок Настроить рядом с названием рабочей области, затем щелкните Новая рабочая область.

    Откроется страница "Новая рабочая область".

  3. Укажите на странице соответствующую информацию.

    Заголовок рабочей области. Укажите заголовок рабочей области.

    Если оставить это поле пустым, будет задан заголовок Рабочая область.

    Рабочая область. Выберите тип создаваемой рабочей области.

    Заполните дополнительные поля, которые отображаются после выбора типа рабочей области.

    Участники коллектива. (Зависит от условий) Этот раздел отображается только при создании рабочей области коллектива. Используйте этот раздел, чтобы указать пользователей и группы, которые следует включить как участников рабочей области коллектива.

    Папки рабочей области. Используйте этот раздел, чтобы выбрать папки, которые должна содержать рабочая область.

    Объявление. (Необязательно.) Создайте сообщение с объявлением для отправки всем участникам коллектива.

    Если не создается рабочая область коллектива, это сообщение отправляется всем участникам коллектива родительской рабочей области.

  4. Нажмите кнопку ОК.

4.1.2 Предоставление совместного доступа к рабочей области

Информацию о предоставлении совместного доступа к рабочим областям в Vibe см. в разделе Раздел 3.0, Предоставление совместного доступа к записям, папкам и рабочим областям.

4.1.3 Изменение рабочей области

После создания рабочей области можно изменить ее заголовок и описание, поменять представляющий ее значок и передать в нее прикрепления.

  1. Перейдите в рабочую область, которую нужно изменить.

  2. Щелкните значок Настроить рядом с названием рабочей области, затем щелкните Редактировать рабочую область.

  3. Внесите в рабочую область нужные изменения и нажмите кнопку ОК.

4.1.4 Удаление рабочей области

ВАЖНО.Удаление рабочей области приведет к необратимому удалению всех папок и записей в данной рабочей области: они будут окончательно удалены с сайта Vibe.

  1. Перейдите в рабочую область, которую требуется удалить.

  2. Щелкните значок Настроить рядом с названием рабочей области, затем щелкните Удалить рабочую область.

    Откроется диалоговое окно "Удалить".

  3. (Зависит от условий) Чтобы переместить рабочую область в корзину, выберите Переместить в корзину и нажмите кнопку ОК.

    Если выбран этот параметр, то рабочая область удаляется из текущего расположения, однако окончательно не удаляется из системы Vibe. Можно отменить удаление рабочей области, как описано в разделе Восстановление рабочей области из корзины.

  4. (Зависит от условий) Чтобы окончательно удалить рабочую область, нажмите кнопку Удалить.

    ВАЖНО.Удаленные элементы не подлежат восстановлению.

  5. (Зависит от условий) Если рабочая область содержит отраженные папки, можно выбрать удаление исходных файлов папок, а также всех вложенных папок в отраженных папках.

    Дополнительные сведения о работе с отраженными папками см. в разделе Working with Mirrored Folders (Работа с отраженными папками) документа Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Руководство по Micro Focus Vibe 4.0.6 для опытных пользователей).

  6. Нажмите кнопку ОК.

4.1.5 Восстановление рабочей области из корзины

Vibe позволяет восстановить рабочую область, ранее перемещенную в корзину, на ее прежнем месте.

  1. Найдите рабочую область, в которой располагалась данная рабочая область до ее перемещения в корзину.

    Например, если требуется восстановить рабочую область коллектива, которая ранее находилась в каталоге Рабочие области коллективов, перейдите в каталог Рабочие области коллективов.

    СОВЕТ.Чтобы увидеть все, что было удалено в корзину с сайта Vibe, перейдите в рабочую область высшего уровня. (По умолчанию это каталог Домашняя рабочая область.)

  2. Щелкните папку Корзина на панели навигации.

    или

    На панели инструментов "Действие" щелкните Вид > Просмотреть корзину.

    На странице "Корзина" отображаются все рабочие области, папки и записи, которые были удалены из текущей рабочей области или из вложенных в нее элементов. Элементы, которые были очищены, не отображаются, потому что восстановить их невозможно.

  3. Выберите рабочую область, которую необходимо восстановить. Также выберите все папки, которые содержались в восстанавливаемой рабочей области.

  4. Щелкните Восстановить.

    Рабочая область и все выбранные папки восстанавливаются в исходном расположении.

Дополнительные сведения об отмене удаления см. в разделе Restoring Items from the Trash (Восстановление удаленных элементов из корзины) документа Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Руководство по Micro Focus Vibe 4.0.6 для опытных пользователей).

4.1.6 Копирование рабочей области

ПРИМЕЧАНИЕ.При копировании рабочей области копируются только те элементы в ней (рабочие области, папки и записи), в отношении которых у пользователя есть права на просмотр. По окончании копирования рабочей области в новое расположение для нее устанавливаются такие же права доступа, как и для рабочей области, в которую она было скопирована.

  1. Перейдите в рабочую область, которую требуется скопировать.

  2. Щелкните значок Настроить рядом с названием рабочей области, затем щелкните Копировать рабочую область.

    Откроется страница "Копировать рабочую область".

  3. В поле Целевая папка начните вводить имя рабочей области, в которую необходимо копировать данную рабочую область, и щелкните ее при появлении в раскрывающемся списке.

    или

    Щелкните значок Обзор рядом с полем Целевая папка, затем найдите и выберите рабочую область, в которую необходимо скопировать данную рабочую область.

  4. Нажмите кнопку ОК.

4.1.7 Перемещение рабочей области

Vibe позволяет перенести рабочую область в любую папку или рабочую область, в которой вы имеете соответствующие права.

  1. Перейдите в рабочую область, которую требуется переместить.

  2. Щелкните значок Настроить рядом с названием рабочей области, затем щелкните Переместить рабочую область.

    Откроется страница "Переместить рабочую область".

  3. В поле Целевая папка начните вводить имя рабочей области, в которую необходимо переместить данную рабочую область, и щелкните ее при появлении в раскрывающемся списке.

    или

    Щелкните значок Обзор рядом с полем Целевая папка, затем найдите и выберите рабочую область, в которую нужно переместить данную рабочую область.

  4. Нажмите кнопку ОК.

4.1.8 Добавление вложенной рабочей области

Vibe позволяет создавать внутри рабочих областей вложенные рабочие области.

  1. Перейдите в рабочую область, в которую требуется добавить вложенную рабочую область.

  2. Щелкните значок Настроить рядом с названием рабочей области, затем щелкните Новая рабочая область.

    Откроется страница "Новая рабочая область".

  3. Укажите информацию.

    Заголовок рабочей области. Укажите заголовок рабочей области.

    Если оставить это поле пустым, будет задан заголовок Рабочая область.

    Участники коллектива. (Зависит от условий) Этот раздел отображается только при создании рабочей области коллектива. Используйте этот раздел, чтобы указать пользователей и группы, которые следует включить как участников рабочей области коллектива.

    Рабочая область. Выберите тип создаваемой рабочей области.

    Заполните дополнительные поля, которые отображаются после выбора типа рабочей области.

    Папки рабочей области. Используйте этот раздел, чтобы выбрать папки, которые должна содержать рабочая область.

    Объявление. (Необязательно.) Создайте сообщение с объявлением для отправки всем участникам коллектива.

    Если не создается рабочая область коллектива, это сообщение отправляется всем участникам коллектива родительской рабочей области.

  4. Нажмите кнопку ОК.

4.1.9 Добавление папок в рабочую область

Vibe позволяет в любое время добавить дополнительную папку в вашу рабочую область.

  1. Перейдите в рабочую область, в которую требуется добавить новые папки.

  2. Щелкните значок Настроить рядом с названием рабочей области, затем щелкните Создать папку.

    Откроется страница "Новая папка".

  3. Укажите следующую информацию.

    Заголовок папки. Укажите заголовок папки.

    Если заголовок не указан, папка получает имя папки по умолчанию. Например, папка обсуждений получает имя Обсуждение.

    Папка. Выберите тип создаваемой рабочей папки.

  4. Нажмите кнопку ОК.

4.1.10 Создание отчетов о действиях для рабочей области

Vibe позволяет создавать отчеты о действиях, выполненных в конкретной рабочей области.

  1. Перейдите в рабочую область, для которой требуется создать отчет о действиях.

  2. Щелкните Представление > Отчет о действиях.

    Откроется страница "Действия с папкой".

  3. Укажите следующую информацию.

    Отчет о действиях между. Выберите диапазон дат, для которого следует создать отчет о действиях.

    Отчет о действиях в рабочей области или папке (просмотр, изменение и др.). Выберите этот параметр, чтобы видеть, сколько просмотров, добавлений, изменений и удалений было выполнено в папке. Можно создать отчет для следующих категорий пользователей.

    • Участники коллектива. Просмотр действий в рабочей области отдельных участников коллектива.

    • Все пользователи. Просмотр действий всех пользователей Vibe в рабочей области. При выборе этого параметра отображается имя каждого пользователя, выполнявшего какие-либо действия в рабочей области.

    • Сводка. Просмотр сводки всех действий, имевших место в рабочей области. При этом отдельные пользователи не перечисляются.

    Отчет о состоянии рабочего потока. Выберите этот параметр для просмотра действий, связанных с рабочим потоком. Можно выбрать отображение среднего времени, которое рабочий поток проводит в каждом состоянии, или показать число записей, находящихся в данный момент в каждом состоянии.

    Выберите папки для отчетности. Выберите папки, для которых следует создать отчет о действиях. Если выбрать рабочую область, Vibe создаст отчет о действиях, содержащий данные обо всех папках данной рабочей области.

  4. Нажмите кнопку ОК.

    Vibe запускает отчет в форме электронной таблицы. Сведения о столбцах этой таблицы см. в разделе Создание отчетов о действиях.

4.1.11 Настройка прав предоставления совместного доступа для рабочей области

По умолчанию рабочие области вне персональных рабочих областей пользователей не настроены таким образом, чтобы позволять предоставлять совместный доступ к содержимому. Чтобы пользователи могли предоставлять совместный доступ из рабочей области, необходимо настроить ее соответствующим образом.

Порядок настройки прав на предоставление совместного доступа для рабочей области

  1. Перейдите в рабочую область, для которой необходимо настроить права на предоставление совместного доступа.

  2. Щелкните значок Настроить рядом с названием рабочей области, затем щелкните Права на предоставление совместного доступа к рабочей области.

    Откроется диалоговое окно "Задать права на предоставление совместного доступа к рабочей области".

    Выберите Разрешить рядом со всеми правами на предоставление совместного доступа, которые необходимо предоставить всем выбранным рабочим областям, и выберите Очистить рядом со всеми правами на предоставление совместного доступа, которые необходимо отозвать.

    Доступны указанные ниже права на предоставление совместного доступа.

    Внутренние пользователи. Разрешает пользователям предоставлять совместный доступ к элементам для внутренних пользователей.

    Внешние пользователи. Разрешает пользователям предоставлять совместный доступ к элементам для пользователей, которые являются внешними для данной организации.

    Пользователи, которые являются внешними для данной организации, получают по электронной почте уведомление со ссылкой на элемент совместного доступа. После этого они могут войти на сайт Vibe. Дополнительные сведения см. в разделе Предоставление совместного доступа пользователям вне вашей организации.

    Public: Разрешает пользователям делать элементы общедоступными. Это означает, что любой пользователь с правильным URL-адресом элемента совместного доступа может получить к нему доступ без входа на сайт Vibe.

    Эта функциональность сначала должна быть включена администратором Vibe.

    Файловая ссылка. Позволяет пользователям предоставить ссылку на файл в Vibe. Любой пользователь может получить доступ к этому файлу по данной ссылке. Однако данный файл не отображается в области "Общедоступные", поэтому для доступа к файлу пользователи должны иметь прямой доступ к ссылке.

    Дополнительную информацию о файловых ссылках см. в разделе Распространение ссылки на файл.

    Разрешить изменение предоставленных прав на предоставление совместного доступа. Предоставляя совместный доступ к файлу или папке для тех или иных пользователей, можно предоставить этим пользователям возможность делиться доступом к данному файлу или данной папке. Пользователь, получивший доступ к файлу, может поделиться этим доступом только в том случае, если ему предоставлены административные права на предоставление совместного доступа к файлу или папке.

    ВАЖНО.При выборе этого параметра имейте в виду, что при удалении прав доступа к элементу для того или иного пользователя эти права не удаляются для тех пользователей, с которыми этим доступом поделились.

    Например, пользователь А предоставляет совместный доступ к элементу пользователю B и разрешает последнему делиться правами доступа. Затем пользователь B предоставляет совместный доступ к элементу пользователю C. Если пользователь A отзовет у пользователя B права доступа к данному элементу, то пользователь C по-прежнему будет иметь права доступа к этому элементу.

4.1.12 Определение удобного для пользователя URL-адреса для рабочей области или папки

Удобный для пользователя URL-адрес для рабочей области или папки облегчает другим пользователям переход к рабочей области или папке.

  1. Перейдите в рабочую область, для которой требуется определить URL-адрес.

  2. Щелкните значок Настроить рядом с названием рабочей области, затем щелкните Настройка представлений, URL-адресов и элементов управления.

  3. Щелкните вкладку Простые URL-адреса и адреса электронной почты.

  4. В разделе Определить простой URL-адрес для этой папки или рабочей области выберите одно из заранее определенных глобальных ключевых слов в раскрывающемся списке Определить URL-адрес.

    Если вы не являетесь администратором сайта, ваш URL-адрес должен начинаться с одного из этих ключевых слов.

  5. В предоставленном поле укажите требуемый URL-адрес папки или рабочей области.

  6. Щелкните Добавить > Закрыть.

Чтобы удалить определенный URL-адрес, выберите URL-адрес в разделе Текущие определенные URL-адреса и щелкните Удалить выбранные URL-адреса.

Создание удобного для пользователя URL-адреса папки также позволит отправлять в эту папку записи папок по электронной почте, как описано в разделе Настройка папки для получения записей по электронной почте.

4.1.13 Установка квоты данных для рабочей области

Администратор Vibe может разрешить пользователям устанавливать их собственные квоты данных для их рабочих областей и папок. Дополнительные сведения см. в разделе Setting a Data Quota for Workspaces and Folders (Установка квоты данных для рабочих областей и папок) документа Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Руководство по Micro Focus Vibe 4.0.6 для опытных пользователей).

4.1.14 Настройка представления рабочей области

Vibe позволяет настраивать макет рабочей области. Дополнительные сведения см. в разделе Creating Custom Workspace Views (Создание пользовательских представлений рабочих областей) документа Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Руководство по Micro Focus Vibe 4.0.6 для опытных пользователей).

4.1.15 Маркировка рабочей области

Маркировка рабочей области позволяет сделать рабочую область уникальной и легко распознаваемой на вид. Примененная к рабочей области маркировка применяется также ко всем вложенным рабочим областям и вложенным папкам.

Дополнительные сведения о фирменном оформлении см. в разделе Branding a Folder or Workspace (Фирменное оформление папки или рабочей области) документа Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Руководство по Micro Focus Vibe 4.0.6 для опытных пользователей).

4.1.16 Показ видео YouTube в рабочей области

В данном разделе описывается, как показывать видео YouTube в разделе Описание рабочей области. Сведения о том, как показывать видео YouTube в разделе Маркировка рабочей области, см. в разделе Branding a Folder or Workspace (Фирменное оформление папки или рабочей области) документа Micro Focus Vibe 4.0.6 Advanced User Guide (Руководство по Micro Focus Vibe 4.0.6 для опытных пользователей).

Чтобы показывать видео YouTube в разделе Описание рабочей области:

  1. Перейдите в рабочую область, в которой требуется показывать видео YouTube.

  2. Щелкните значок Настроить рядом с названием папки, затем щелкните Редактировать рабочую область.

  3. Откройте раздел Описание и щелкните Вставить > мультимедиа.

  4. На вкладке "Общие" вставьте URL-адрес видеоролика YouTube, который нужно включить в сообщение.

  5. В полях Размеры не изменяйте ничего, если требуется оставить стандартные размеры видеоролика YouTube.

  6. Нажмите кнопку ОК, чтобы показать видео в данной рабочей области.

Дополнительную информацию о том, где еще в Vibe можно показывать видео YouTube, см. в Показ видео YouTube в записи папки.