3.3 Предоставление совместного доступа к записям, папкам и рабочим областям

К рабочим областям, папкам и записям можно предоставить совместный доступ для внутренних и внешних пользователей.

  1. Найдите рабочую область или папку, к которой необходимо предоставить совместный доступ, или папку с записями, к которым необходимо предоставить совместный доступ.

  2. Предоставление совместного доступа к рабочей области или папке. Щелкните значок Настроить рядом с названием рабочей области или папки, затем щелкните Общий доступ к этой рабочей области или Общий доступ к этой папке.

    Предоставление совместного доступа к нескольким записям (только в папках "Файлы", "Обсуждения" и "Задачи"): Выберите один элемент или несколько элементов, к которым необходимо предоставить совместный доступ, и нажмите кнопку Общий доступ. (В папках "Файлы" щелкните Общий доступ еще раз).

    Предоставление совместного доступа к одиночным записям. Щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом с записью, папкой или рабочей областью, к которой необходимо предоставить совместный доступ, и нажмите кнопку Предоставить общий доступ к этой записи.

    или

    Если раскрывающийся список недоступен, откройте данную запись, затем последовательно выберите пункты Действия > Общий доступ к этой записи.

    Отобразится диалоговое окно "Общий доступ".

  3. Можно предоставить совместный доступ внутренним пользователям Vibe, внешним пользователям и всем пользователям:

    • Чтобы предоставить совместный доступ внутренним пользователям Vibe, начните вводить имя пользователя, группы или коллектива, которым необходимо предоставить совместный доступ к данному элементу. После этого щелкните имя, когда оно появится в раскрывающемся списке.

    • Чтобы предоставить совместный доступ пользователям, которые являются внешними для вашей организации, укажите адрес электронной почты пользователя и нажмите клавишу Enter.

      или

      Щелкните значок Внутренний пользователь ,укажите адрес электронной почты пользователя и щелкните ОК.

      Эта функциональность должна быть включена вашим администратором Vibe. Чтобы узнать, есть ли у вас права на предоставление совместного доступа для внешних пользователей, наведите курсор мыши на значок Информация рядом с полем ввода.

      Дополнительные сведения о совместном доступе для внешних пользователей см. в разделе Предоставление совместного доступа пользователям вне вашей организации.

    • Чтобы предоставить совместный доступ всем пользователям, щелкните Сделать общим в правом верхнем углу.

      Пользователи без учетной записи Vibe могут входить на сайт Vibe в качестве пользователей с правами гостей (как описано в разделе Доступ к Micro Focus Vibe из веб-браузера) и просматривать все элементы, сделанные общедоступными.

      Внешние пользователи не имеют доступа на просмотр элементов, к которым предоставлен доступ для всех. Чтобы просмотреть общедоступные элементы, внешние пользователи должны войти на сайт Vibe в качестве пользователей с правами гостей.

      Эта функциональность должна быть включена вашим администратором Vibe. Чтобы узнать, есть ли у вас права на предоставление совместного доступа для всех пользователей, наведите курсор мыши на значок Информация рядом с полем ввода.

    • Чтобы быстро предоставить совместный доступ нескольким пользователям, можно скопировать адреса электронной почты пользователей из одного места и вставить их в поле Доб. пользователя, группу или почту диалогового окна "Общий доступ".

      Можно указать адреса электронной почты внутренних и внешних пользователей; адреса необходимо разделить запятыми (,) или пробелами.

  4. В столбце Доступ открыт для щелкните имя пользователей или групп, права совместного доступа которых необходимо изменить. Можно выбрать несколько пользователей и одновременно изменить настройки совместного доступа.

    Настройки совместного доступа для последнего пользователя, добавленного в столбец Доступ открыт для, уже будут отображены.

  5. Выберите права доступа, которые необходимо предоставить пользователю или группе.

    Невозможно изменить права доступа при предоставлении совместного доступа всем или при распространении файловой ссылки.

    • Просмотр. Пользователи могут просматривать отдельные записи, папки и рабочие области, к которым для них предоставлен совместный доступ; пользователи могут просматривать содержимое папок и рабочих областей, к которым для них предоставлен совместный доступ.

      Это единственный параметр, доступный при предоставлении совместного доступа всем пользователям или при распространении файловой ссылки.

    • Редактор. Пользователи могут просматривать и изменять отдельные записи, папки и рабочие области, к которым для них предоставлен совместный доступ; пользователи могут просматривать и изменять содержимое папок и рабочих областей, к которым для них предоставлен совместный доступ.

    • Участник (применяется к папкам и рабочим областям, а не к записям). Пользователи могут переименовывать или удалять общие папки или рабочие области. Пользователи могут создавать записи в данной папке или данной рабочей области, переименовывать существующие записи, изменять, перемещать и удалять записи в папке или рабочей области.

  6. В разделе Можно поделиться доступом с укажите целевую аудиторию для предоставления совместного доступа: внутренние пользователи, внешние пользователи, все пользователи или возможность предоставления совместного доступа посредством файловой ссылки.

  7. В поле Окончание срока выберите один из указанных ниже вариантов.

    • Never (Никогда). Срок действия совместного доступа не ограничен.

    • В: Выберите день прекращения действия прав.

      Срок действия прав оканчивается в выбранный вами день.

    • После: Укажите определенное количество дней, в течение которых права будут активны.

      Каждый день — это период времени продолжительностью 24 часа от момента установки окончания срока действия.

  8. Чтобы сопроводить ресурс совместного доступа персональным примечанием, введите его в поле Примечание.

    Это примечание могут читать только те пользователи и группы, для которых вы предоставили совместный доступ.

    Длина примечания к ресурсу не может превышать 255 символов.

  9. Выберите указанные ниже параметры уведомления.

    • Все получатели. Уведомляются все получатели в списке совместного использования.

    • Только вновь добавленные получатели. Уведомляются только те получатели, которые добавлены в список совместного использования.

    • Новые и измененные получатели. Уведомляются только новые получатели и те, чьи права совместного доступа вы изменили.

    • Нет. Уведомления не отправляются.

    В уведомлениях содержится информация, которая указана ниже.

    • Ссылка на элемент совместного использования

    • Примечание, которое указано специально для того пользователя, которому предоставлен совместный доступ к элементу (см. раздел Шаг 8)

    • Время прекращения действия совместного доступа (см. Шаг 8)

  10. Нажмите кнопку ОК.

    Выводится уведомление об успешной отправке сообщения электронной почты указанным пользователям, группам или коллективам.