18.6 Прикрепление файлов

Используйте команду Прикрепить файл, чтобы отправить один или несколько файлов другим пользователям. Получатели могут открывать прикрепленный файл, сохранять, просматривать или печатать его. Получатели не увидят изменений, внесенных вами в файл после его отправки.

Администратор может включить функцию управления прикреплениями из Filr, помогающую оптимизировать и очищать хранилище файлов, прикрепленных к сообщениям GroupWise. Администратор может настроить сохранение всех прикрепленных файлов, а не только файлов, добавленных из Filr. Дополнительные сведения см. в разделе Общие сведения об интеграции с Filr.

Существует несколько способов прикрепить файл к отправляемому элементу.

Добавить вложение: Для вызова этой команды используйте значок скрепки или пункт Добавить прикрепление на серой панели в нижней части окна создания сообщения. При этом откроется окно прикрепления файла, в котором вы можете выбрать локальную папку с нужным вам файлом. Если включена интеграция с Filr, то при щелчке правой кнопкой мыши можно выбрать команду Добавить прикрепление Filr и выполнить такие же действия с папками Filr.
Перетаскивание. Найдите нужный вам файл в проводнике и перетащите его в сообщение.
Файл > Прикрепления. Это не самый быстрый метод, но он позволяет использовать все доступные параметры прикрепления, в том числе прикрепление объектов OLE или ссылок на документ.
Добавление прикрепления Filr. Если по умолчанию настроено прикрепление файлов из Filr, эта команда отображается на серой панели внизу окна создания сообщения вместо команды «Добавить прикрепление». Она открывает окно прикрепления файла, в котором вы можете выбрать папку Filr с нужным вам файлом. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт Добавить прикрепление, чтобы прикрепить файл из папки на локальном компьютере.
Основные значки панели инструментов. Значки прикреплений на основной панели инструментов вверху окна Отправка по умолчанию не отображаются, но их можно добавить, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав в контекстном меню пункт Настройка панели инструментов, а затем перейдя на вкладку Настройка. Доступные варианты: стандартное прикрепление, прикрепление ссылки на документ, прикрепление объектов OLE.

При прикреплении файла с именем длиннее 255 символов (с учетом полного пути к файлу) появится сообщение об ошибке. При этом отправить письмо не удастся.

Если вы прикрепляете файл, защищенный паролем, получатель сможет открыть или просмотреть это прикрепление только после ввода пароля.

Подробную информацию о прикреплении документов из библиотеки GroupWise см. в разделе Прикрепление ссылки на документ к элементу.

18.6.1 Прикрепление файла к элементу

Прикрепление файла к элементу:

Откройте новый элемент.
Заполните поля Кому, Тема и Сообщение.
Щелкните по значку «Прикрепить» на панели инструментов, найдите и выберите файл или файлы для отправки.

Чтобы прикрепить несколько файлов из папки, нажмите клавишу Ctrl и, удерживая ее, выберите файлы для прикрепления. По умолчанию в диалоговом окне «Прикрепить файл» сохраняется предыдущее место, в котором выбирались прикрепляемые файлы.
Нажмите кнопку ОК.
Щелкните Отправить на панели инструментов.

СОВЕТ.Файл или элемент можно также прикрепить, перетащив его в окно прикреплений. Кроме того, можно щелкнуть правой кнопкой мыши по файлу в Windows и выбрать команду Отправить > Получатель GroupWise. Новое сообщение создается с прикреплением в окне прикреплений.

Чтобы удалить прикрепление до отправки элемента, выполните следующие действия:

Щелкните правой кнопкой мыши по прикреплению и выберите пункт Удалить.

При удалении прикрепленного файла он удаляется не из исходного расположения, а из списка прикреплений.

При перемещении или удалении исходного файла файл, прикрепленный к элементу, не затрагивается.

18.6.2 Прикрепление ссылки на документ к элементу

Если файл, который нужно прикрепить, в качестве документа хранится в библиотеке GroupWise, то прикрепить можно ссылку на документ. При открытии прикрепления получателем документ откроется в библиотеке в том случае, если у получателя есть права на открытие и просмотр документов и если библиотека доступна.

Если у кого-то из получателей недостаточно прав на доступ к документу, для работы с электронной почтой они используют приложение, не поддерживающее библиотеки GroupWise, либо библиотека недоступна, откроется только копия документа. Если получатель внесет изменения в копию, изменения не будут сохранены в документе в библиотеке. Дополнительно о правах на документ см. в разделе Управление документами.

Чтобы прикрепить ссылку на документ к сообщению:

Откройте новый элемент.
Заполните поля Кому, Тема и Сообщение.
В нижней части окна создания сообщения выберите пункт Добавить прикрепление, а затем в окне Прикрепить файл выберите пункт Ссылка на документ.

Отобразится окно «Выбор документа».
В раскрывающемся списке Библиотека выберите библиотеку, содержащую требуемый документ.
В поле № документа введите номер документа.

Если вы не знаете номер документа, для его поиска используйте функцию Поиск. Чтобы прикрепить отображенный в окне «Результаты поиска» документ, выберите его и нажмите кнопку ОК.
В раскрывающемся списке Версия выберите версию документа, которую вы хотите прикрепить. При выборе пункта Конкретная версия введите ее номер в поле № версии.
Нажмите кнопку ОК.
Щелкните Отправить на панели инструментов.

18.6.3 Внедрение объекта OLE в сообщение

Как внедрить объект в сообщение:

Откройте сообщение и укажите адрес отправки.
Щелкните Файл > Прикрепления > Прикрепить объект.
Чтобы вставить существующий объект, выберите пункт Использовать файл, введите имя файла и нажмите кнопку ОК. Далее выполните Шаг 8.

или

Чтобы создать объект и внедрить его, выполните действия с Шаг 4 по Шаг 8.
Нажмите кнопку Создать новый и выберите тип объекта.
Щелкните ОК, чтобы открыть приложение.
Создайте объект, который хотите вставить.
В приложении откройте меню Файл и выберите пункт Выход.

Операции в этом действии отличаются в зависимости от приложения.
Закончите сообщение, если необходимо, и нажмите кнопку Отправить на панели инструментов.

Для просмотра и изменения объектов OLE получатель сообщения должен использовать GroupWise.

Если получатели открывают сообщение и вносят изменения, они должны сохранить его с новым именем. В противном случае при попытке закрыть письмо они получат сообщение об ошибке.

Если объект OLE скопирован в буфер обмена, его можно вставить в открытое сообщение с помощью команды Специальная вставка в меню Правка.

18.6.4 Прикрепление файла Filr к элементу

Чтобы прикрепить к сообщению файл из Filr необходима учетная запись Filr, а также включенная интеграция с Filr (это должен сделать администратор). Если интеграция включена, пользователям доступна возможность перетаскивать файлы, добавлять их с помощью команды «Добавить прикрепление», использовать текстовую команду внизу окна создания сообщения (щелкните правой кнопкой мыши по элементу Добавить прикрепление и выберите пункт Добавить прикрепление Filr). Команду «Добавить прикрепление Filr» можно настроить как отображаемую по умолчанию.

Дополнительные сведения о прикреплении файлов из Filr см. в разделе Общие сведения об интеграции с Filr.