5.4 Usando a pasta Lista de Tarefas

A pasta Lista de Tarefas é um pasta do sistema usada para controlar as tarefas do GroupWise e outros itens que requerem ação. Qualquer tipo de item (e-mail, compromisso, tarefa, lembrete, recado) pode ser incluído na pasta Lista de Tarefas.

5.4.1 Adicionando um item à pasta Lista de Tarefas

Configurando novos itens da lista de tarefas

Você pode configurar o tipo de item automaticamente criado ao criar um novo item na lista de tarefas.

  1. Clique em Ferramentas > Opções e clique duas vezes em Ambiente.

  2. Clique na guia Ações Padrão.

  3. Em Novo Item da Lista de Tarefas, selecione se deseja criar novos itens como discussão/lembretes ou tarefas.

  4. Clique em OK.

Movendo um item de outra pasta para a pasta Lista de Tarefas

Uma maneira comum de colocar itens na pasta Lista de Tarefas é mover esses itens de outras pastas. Por exemplo, você pode receber um compromisso para uma reunião em que deve fazer uma apresentação resumida. Você pode arrastar esse compromisso para a pasta Lista de Tarefas, de modo que ele o lembre sobre a apresentação.

  1. Abra a pasta que contém o item que você deseja transformar em tarefa e selecione esse item.

  2. Arraste o item selecionado para a pasta Lista de Pastas ícone da pasta Lista de Tarefas na Lista de Pastas Completa.

    Para acessar a Lista de Pastas Completa, clique na seta suspensa da lista de pastas Menu Suspensa da Lista de Pastas (acima da Lista de Pastas; que fica à direita de Online ou Cache), depois clique em Todas.

    Se você for o proprietário de uma pasta compartilhada, poderá mover itens dela para a pasta Lista de Tarefas.

  3. Abra o item recém-movido e selecione a guia Lista de Tarefas.

    Guia Lista de Tarefas

    Você também pode designar um número de ordem, se desejar, ou mover a tarefa para a parte superior ou inferior da lista.

  4. Adicione uma data de vencimento.

  5. Clique em Fechar.

Na pasta Lista de Tarefas, os itens são exibidos com uma caixa de seleção ao lado. Ao concluir um item da Lista de Tarefas, você pode marcá-lo como concluído clicando em sua caixa de seleção.

Criando uma tarefa ou um item na Pasta Lista de Tarefas

A Lista de Tarefas é útil para você designar tarefas e lembretes a si próprio. Essas tarefas vêm de outras pessoas ou de você mesmo.

  1. Abra a pasta Lista de Tarefas.

  2. (Opcional) Se desejar, selecione a posição em que deseja criar a nova tarefa na lista.

    Se nenhum item existir na Barra de Tarefas, ou se você não quiser criar a tarefa em uma posição específica na lista, continue na Etapa 3.

    ou

    Clique na posição da Lista de Tarefas em que você deseja adicionar um novo item. Por exemplo, se você quiser que o novo item apareça após o terceiro item da Lista de Tarefas, clique no terceiro item existente e continue na Etapa 3.

  3. Clique em Nova Tarefa para criar uma nova tarefa para atribuir a outras pessoas.

    ou

    Para criar uma tarefa publicada que você não vai enviar para outros usuários do GroupWise, clique na seta suspensa ao lado de Nova Tarefa e selecione Tarefa Publicada.

    ou

    Para criar um novo item da Lista de Tarefas, clique na pasta Lista de Tarefas, clique o botão direito do mouse na Lista de Tarefas e clique em Novo > Item da Lista de Tarefas.

  4. (Opcional) Se você estiver criando uma nova tarefa (não uma tarefa publicada nem um item da Lista de Tarefas), adicione os nomes dos destinatários que receberão a tarefa.

  5. Especifique as datas de início e de vencimento.

  6. Digite um assunto e, em seguida, a descrição da tarefa.

  7. Clique em Enviar.

    ou

    Se você estiver criando uma tarefa publicada ou um item da Lista de Tarefas, clique em Publicar.

Marcando um item para ser exibido na pasta Lista de Tarefas

Use essa ação para marcar um item em outra pasta para que ele seja exibido na pasta Lista de Tarefas.

  1. Selecione um ou mais itens e clique o botão direito do mouse nos itens selecionados.

  2. Clique em Mostrar na Lista de Tarefas.

Os itens permanecem na pasta original, mas também são exibidos na pasta Lista de Tarefas, onde é possível organizá-los como desejar, atribuir datas de vencimento, marcá-los como concluídos, etc. Se houver uma Lista de Tarefas na pasta original, os itens também serão exibidos nesse local.

É possível marcar esses itens como concluídos na pasta original ou na pasta Lista de Tarefas.

NOTA:Somente se você for o proprietário da pasta compartilhada, poderá marcar itens dessa pasta para serem exibidos na pasta Lista de Tarefas.

5.4.2 Criando uma Lista de Tarefas em uma pasta diferente da pasta Lista de Tarefas

Você pode criar uma área da Lista de Tarefas em outra pasta e arrastar os itens para essa área. Depois que os itens estiverem em uma área da Lista de Tarefas de qualquer pasta, também serão exibidos na pasta master dessa lista, mesmo que ainda estejam localizados na pasta original.

  1. Clique em uma pasta.

  2. Clique em Ver > Configurações de Tela > Como Lista de Tarefas.

    A mensagem "Arraste os itens para adicioná-los à lista de verificação" aparece na parte superior da lista de itens dessa pasta.

  3. Selecione um ou mais itens e arraste-os para essa área da lista de itens da pasta.

    Os itens agora são mostrados com uma caixa de seleção do lado esquerdo.

    Pasta Caixa de Correio mostrando os itens da Lista de Tarefas

  4. Para reorganizar os itens, arraste-os para suas novas posições.

  5. Para mostrar apenas os itens que fazem parte da Lista de Tarefas nesta pasta, clique em um item na pasta e depois clique em Ações > Ações da Lista de Tarefas > Ocultar Itens Não Existentes na Lista de Tarefas.

    Repita essa etapa para mostrar todos os itens da pasta.

Todos os itens adicionados à área de Lista de Tarefas de uma pasta também serão mostrados como parte da Lista de Tarefas master na pasta Lista de Tarefas.

Se você ordenar essa pasta, apenas os itens que não pertencerem à Lista de Tarefas serão ordenados.

5.4.3 Organizando a pasta Lista de Tarefas

Há várias maneiras de mudar a ordem dos itens na Lista de Tarefas. Você também pode usar subtarefas para ajudar a organizar a pasta Lista de Tarefas.

Reordenando a pasta Lista de Tarefas

Arrastando e soltando itens na posição desejada

  1. Clique em Lista de Tarefas para abrir a pasta Lista de Tarefas.

  2. Selecione o item que você deseja mover para outro lugar na Lista de Tarefas.

  3. Arraste o item para a localização desejada na pasta Lista de Tarefas.

    Uma seta indica a posição em que o item será colocado.

Ele é movido para a posição especificada na lista.

Movendo itens para cima e para baixo na Lista de Tarefas

  1. Abra a pasta Lista de Tarefas.

  2. Selecione o item que você deseja mover.

  3. (Condicional) Para mover o item para cima na lista, clique na seta para cima localizada acima da Lista de Pastas até que o item fique na posição desejada.

  4. (Condicional) Para mover o item para baixo na lista, clique na seta para baixo localizada acima da Lista de Pastas até que o item fique na posição desejada.

Movendo um item para a parte superior ou inferior da Lista de Tarefas

  1. Abra a pasta Lista de Tarefas.

  2. Selecione o item que você deseja mover.

  3. (Condicional) Para mover o item para a parte superior da lista, clique na seta Mover para cima localizada acima da Lista de Pastas.

  4. (Condicional) Para mover o item para a parte inferior da lista, clique na seta Mover para baixo localizada acima da Lista de Pastas.

Movendo um item aberto na Lista de Tarefas

  1. Na pasta Lista de Tarefas, abra o item que você deseja mover.

  2. Clique na guia Lista de Tarefas.

  3. (Condicional) Para mover o item para a parte superior da lista, clique em Mover para Cima.

  4. (Condicional) Para mover o item para a parte inferior da lista, clique em Mover para Baixo.

Quando você fecha o item, ele é movido para a posição especificada na Lista de Tarefas.

Designando uma posição numérica a um item

  1. Na pasta Lista de Tarefas, abra o item que você deseja mover.

  2. Clique na guia Lista de Tarefas.

  3. No campo Ordem, especifique o número da posição em que você deseja colocar o item.

Quando você fecha o item, ele é movido para a posição especificada na Lista de Tarefas.

Usando subtarefas para organizar a pasta Lista de Tarefas

Os itens da Lista de Tarefas têm subtarefas designadas a eles. Isso ajuda quando várias funções devem ser realizadas antes de marcar uma tarefa como concluída. Se você marcar a tarefa superior como concluída, todas as subtarefas serão marcadas como concluídas. Da mesma forma, se todas as subtarefas forem marcadas como concluídas, a tarefa principal será marcada como concluída.

Criando uma subtarefa para um item da Lista de Tarefas

  1. Clique em Lista de Tarefas para abrir a pasta Lista de Tarefas.

  2. Clique o botão direito do mouse no item da lista de tarefas para o qual criar uma subtarefa e clique em Novo Subitem.

  3. Digite um assunto para a nova subtarefa e pressione Enter.

  4. Para adicionar outras informações, clique duas vezes na subtarefa recém-criada.

Movendo um item existente para uma subtarefa

  1. Clique em Lista de Tarefas para abrir a pasta Lista de Tarefas.

  2. Selecione o item que deve se tornar uma subtarefa.

  3. Arraste o item abaixo do item da lista de tarefas ao qual a subtarefa deve pertencer.

    Uma seta endentada indica a posição em que o item será colocado.

Ele é movido para a posição especificada na lista.

Para mover uma subtarefa abaixo de um item da lista de tarefas, arraste e solte o item na parte inferior dessa lista.

5.4.4 Designando uma Data de Vencimento a um Item da Lista de Tarefas

  1. Abra um item na pasta Lista de Tarefas.

  2. Clique na guia Lista de Tarefas.

  3. Selecione Data de término e clique em uma data.

    Lista de Tarefas mostrando o vencimento no calendário

5.4.5 Monitorando o status na pasta Lista de Tarefas

Você pode especificar uma porcentagem de conclusão de itens na pasta Lista de Tarefas. Essa porcentagem ajuda a monitorar o status de conclusão de suas tarefas.

Especificando uma porcentagem de conclusão

Você pode monitorar o andamento até a conclusão de uma tarefa especificando uma porcentagem de conclusão para qualquer item da pasta Lista de Tarefas.

  1. Na pasta Lista de Tarefas, abra o item cuja porcentagem de conclusão você deseja especificar.

  2. Clique na guia Lista de Tarefas.

  3. No campo Completar, especifique a porcentagem de conclusão.

A porcentagem de conclusão é automaticamente gravada quando você fecha o item.

Exibindo a porcentagem de conclusão na pasta Lista de Tarefas

É possível mostrar as porcentagens de conclusão em uma coluna da pasta Lista de Tarefas. Por padrão, essa coluna não é exibida. Para exibir a coluna Completar:

  1. Abra a pasta Lista de Tarefas.

  2. Clique o botão direito do mouse nos cabeçalhos de coluna na pasta Lista de Tarefas e selecione Mais Colunas.

  3. Na lista Colunas Disponíveis, clique em Completar e clique em Adicionar.

  4. Clique em Acima ou Abaixo para mover a coluna para a posição preferida.

  5. Clique em Menor ou Maior para ajustar a largura da coluna.

  6. Clique em OK quando terminar.

Agora, a coluna aparece na pasta Lista de Tarefas.

Verificando o status de conclusão de uma tarefa enviada

Na pasta Lista de Tarefas, você pode verificar o status de qualquer tarefa enviada.

NOTA:É possível verificar apenas o status de conclusão das tarefas. Não é possível verificar o status de e-mails e outros tipos de itens enviados para outras pessoas.

  1. Abra a pasta Lista de Tarefas.

  2. Abra a tarefa a ser verificada.

  3. Clique na guia Propriedades.

5.4.6 Imprimindo o conteúdo da pasta Lista de Tarefas

  1. Na Lista de Tarefas, selecione a pasta Lista de Tarefas.

  2. Clique em Arquivo > Imprimir Calendário.

  3. Na caixa de grupo Formato, selecione Lista.

  4. Na caixa de grupo Formulários disponíveis, selecione Lista de Tarefas.

  5. Clique na guia Conteúdo e selecione as informações que deseja incluir ou excluir.

  6. Clique na guia Opções e selecione Pasta selecionada.

  7. (Opcional) Clique em Visualizar para obter uma visualização de como ela aparecerá no papel.

  8. Clique em Imprimir.