15.5 Compartilhando documentos

Ao criar ou importar um documento no GroupWise, você pode especificar se deseja compartilhá-lo com outros usuários. Se optar por compartilhá-lo, você poderá especificar com que usuários ou grupos deseja compartilhá-lo e que direitos cada usuário terá. Além disso, você poderá especificar os direitos de compartilhamento, se houver, que o GroupWise aplicará automaticamente a todos os documentos criados.

Quando você cria um novo documento, o GroupWise insere <Usuário Geral> e <Criador> na Lista de Compartilhamento. Por padrão, os usuários gerais (todos os usuários com acesso à biblioteca) não possuem direitos em relação ao documento, e o autor e o criador possuem todos os direitos relação ao documento. É possível usar a entrada <Usuário Geral> para conceder os mesmos direitos a todos os usuários que têm acesso à biblioteca; e, se você for o autor do documento, poderá usar a entrada <Criador> para limitar os direitos do criador.

Por exemplo, suponha que sua secretária crie diversos documentos em branco de análise de desempenho na biblioteca, um para cada funcionário de sua equipe, e indique você como autor de cada documento. Esse procedimento concede a você direitos totais em todos os documentos porque você é o autor. No entanto, ele também garante à sua secretária direitos totais a todos os documentos, pois ela foi a criadora. Obviamente, você não deseja que sua secretária leia as análises de desempenho de todos. Portanto, use a entrada <Criador> para remover os direitos da sua secretária nesses documentos.

15.5.1 Especificando os usuários que podem compartilhar o documento

É possível usar as opções na guia Compartilhar em Propriedades para conceder direitos de compartilhamento a um documento. Use um dos métodos a seguir para conceder direitos de compartilhamento:

  • Clique em Não compartilhado para impedir que outros usuários vejam, editem ou apaguem o documento.

  • Clique em Compartilhado com para selecionar usuários e grupos específicos e determinar os direitos de compartilhamento de cada usuário ou grupo.

    Quando um usuário tenta acessar um documento, o GroupWise verifica os direitos do usuário individual. Se o usuário não possuir direitos no documento, o GroupWise verificará os direitos que ele herdou como membro de um grupo. Se o usuário não possuir direitos no documento como membro de um grupo, o GroupWise verificará os direitos concedidos ao <Usuário Geral>.

  • Clique em Compartilhado com e depois em Segurança do Nível de Versão para conceder aos usuários direitos diferentes para cada versão do documento.

15.5.2 Especificando direitos de compartilhamento padrão em documentos

Se tiver o hábito de compartilhar seus documentos com os mesmos usuários ou grupos, você poderá especificar direitos de compartilhamento padrão em todos os documentos criados. Quando você especifica os direitos de compartilhamento padrão, o GroupWise aplica esses direitos a todos os documentos que você cria ou importa para a biblioteca selecionada.

Se você não especificar direitos de compartilhamento padrão, os documentos criados ou importados não serão compartilhados, o que significa que apenas o autor e o criador terão direitos no documento.

Os direitos de compartilhamento padrão se aplicam somente aos documentos criados na biblioteca selecionada. Se você criar documentos em várias bibliotecas, precisará especificar direitos de compartilhamento padrão para cada uma.

  1. Clique em Ferramentas > Opções e, em seguida, clique duas vezes em Documentos.

  2. Clique na biblioteca para a qual você deseja especificar direitos de compartilhamento padrão.

  3. Clique em Propriedades e, em seguida, clique na guia Padrões de Compartilhamento.

  4. Clique em Compartilhada com.

  5. No campo Nome, digite o nome do usuário ou do grupo ao qual você deseja conceder direitos e clique em Adicionar Usuário.

  6. Selecione os quadros de seleção correspondentes aos direitos que você deseja conceder ao usuário ou grupo selecionado.

  7. Clique em OK.

O GroupWise aplicará os direitos de compartilhamento padrão a todos os documentos que você criar ou importar na biblioteca selecionada.

Proxy e direitos de compartilhamento padrão

Se um proxy criar um documento em sua Caixa de Correio, o novo documento receberá os direitos de compartilhamento padrão que ele tiver especificado em sua própria Caixa de Correio e não os que você especificou em sua Caixa de Correio.

Remoto e direitos de compartilhamento padrão

Você pode especificar direitos de compartilhamento padrão em sua Caixa de Correio Remota; no entanto, os direitos de compartilhamento padrão especificados no Remoto só afetarão os documentos enquanto eles estiverem armazenados em sua Biblioteca Remota.

15.5.3 Especificando os direitos dos usuários no documento

Você pode fornecer direitos aos usuários para ver, editar, apagar ou compartilhar um documento. Quando você concede direitos aos usuários para compartilhar um documento, eles podem colocar o documento em uma pasta compartilhada. Você também pode conceder aos usuários direitos para modificar as configurações de segurança de um documento. Para possuir direitos Modificar, um usuário também precisa possuir direitos Editar. Os direitos especificados são válidos em todas as versões de um documento. Se você quiser especificar direitos diferentes para cada versão do documento, clique no botão Segurança do Nível de Versão.

Quando você concede direitos Editar ou Apagar aos usuários, o GroupWise concede automaticamente direitos Ver no documento. Se os usuários não possuírem direitos Ver, eles não poderão ver o documento nos resultados de uma pesquisa.

15.5.4 Concedendo a um usuário direitos em todas as versões do documento

  1. Clique na referência de documento em sua Caixa de Correio.

  2. Clique em Arquivo > Propriedades.

  3. Clique na guia Compartilhar.

    Caixa de diálogo Propriedades do Documento

  4. Clique em Compartilhada com.

  5. No campo Nome, digite o nome do usuário ou do grupo ao qual você deseja conceder direitos e clique em Adicionar Usuário.

  6. Selecione o nome do usuário na Lista de compartilhamento e marque as caixas de seleção dos direitos que deseja conceder a este usuário.

  7. Clique em OK.

Os usuários precisam ter direitos Compartilhar para inserir a referência de documento em uma pasta compartilhada.

15.5.5 Concedendo a um usuário direitos em uma versão específica do documento

Você precisa ser o autor ou o criador de um documento para conceder direitos de acesso ou o autor ou o criador do documento precisa conceder a você direitos para modificar a segurança do documento.

  1. Clique na referência de documento em sua Caixa de Correio.

  2. Clique em Arquivo > Propriedades.

  3. Clique na guia Compartilhar.

  4. Clique em Compartilhada com.

  5. No campo Nome, digite o nome do usuário ou do grupo ao qual você deseja conceder direitos e clique em Adicionar Usuário.

  6. Selecione o nome do usuário na Lista de compartilhamento e clique em Segurança do Nível de Versão.

    Caixa de diálogo Segurança do Nível de Versão

  7. Marque a caixa de seleção de cada direito que deseja conceder ao usuário para o tipo de versão e clique em OK duas vezes.

Os usuários devem ter direitos de compartilhamento para colocar a referência do documento em uma pasta compartilhada.

15.5.6 Concedendo a usuários o direito de modificar as configurações de compartilhamento de um documento

Você precisa ser o criador ou o autor de um documento para conceder aos usuários direitos para modificar as configurações de segurança.

  1. Clique na referência de documento em sua Caixa de Correio.

  2. Clique em Arquivo > Propriedades.

  3. Clique na guia Compartilhar.

  4. Clique em Compartilhada com.

  5. No campo Nome, digite o nome do usuário ou do grupo ao qual você deseja conceder direitos Modificar Segurança e clique em Adicionar Usuário.

  6. Clique no nome do usuário na Lista de compartilhamento, selecione Modificar segurança e clique em OK.

15.5.7 Impedindo que outros usuários acessem um documento

  1. Clique na referência de documento em sua Caixa de Correio.

  2. Clique em Arquivo > Propriedades.

  3. Clique na guia Compartilhar.

    Caixa de diálogo Propriedades do Documento com a guia Compartilhar aberta

  4. Selecione Não compartilhado e clique em OK.