Bruk distribusjonslisten til å sende postmeldinger eller oppgaver til flere brukere etter hverandre. Du bestemmer distribusjonsrekkefølgen. Når en bruker merker det distribuerte elementet som Fullført, sendes det til den neste brukeren på ruten.
Hvis det distribuerte elementet inneholder vedlegg, kan alle brukerne på ruten vise og legge til kommentarer i dem. Når kommentarene er lagt til elementet, vil alle de påfølgende brukerne på ruten se kommentarene.
VIKTIG:For å se at ruten er fullført og for å se kommentarer/endringer i vedlegg, må du legge til deg selv på slutten av ruten.
MERK:Når du sender et rutet element til en ekstern adresse, merkes elementet automatisk med Fullført (fordi den eksterne mottakeren ikke kan å gjøre det) og sendes til den neste brukeren på ruten.
Hvis du vil forhindre at en stedfortreder merker distribuerte elementer som Fullført, kan du kreve et passord for å fullføre elementet.
Slik oppretter du en rutet melding:
Åpne en postmelding eller oppgave.
Klikk Handlinger > Distribusjonsrute.
Skriv inn et brukernavn i Rute-boksen, og trykk deretter på Enter. Gjenta for hver bruker som er inkludert i ruten.
eller
Klikk Adresse på verktøylinjen for å velge brukernavn fra dialogboksen Adressevelger.
Du kan også angi personlige grupper som mottakere av et rutet element. Hvis du bruker dialogboksen Adressevelger, utvides gruppen til medlemmene slik at du kan angi rekkefølgen på brukerne i rutingen.
VIKTIG:Sørg for å legge til deg selv på slutten av ruten så du ser når den er fullført samt eventuelle kommentarer/endringer i vedlegg.
Skriv inn et emne og en melding.
Hvis du vil hindre at en stedfortreder merker rutede elementer som fullført, kan du kreve at mottakerens GroupWise-passord må oppgis når elementet skal merkes som fullført. Klikk på Sendealternativer-fanen, klikk på Sikkerhet, og velg deretter Krev passord for å fullføre rutet element.
Klikk Send på verktøylinjen.
Slik adresserer du et rutet element med en adressebok:
Når du er i en postmelding eller oppgave, klikker du Adresse på verktøylinjen.
Merk av for Distribusjonsrute.
Ctrl+klikk navnene i rekkefølgen du vil rute elementet, og klikk deretter på Rute.
eller
Dobbeltklikk brukernavnene i den rekkefølgen du vil dirigere elementet.
Dra og slipp hvis du vil endre rekkefølgen på navnene i adresselisten.
VIKTIG:Sørg for å legge til deg selv på slutten av ruten så du ser når den er fullført samt eventuelle kommentarer/endringer i vedlegg.
Klikk på OK.
Når du krever et passord, må brukerne først angi passordet til postkassen din før de kan merke elementet som fullført.
Slik krever du et passord for alle rutede elementer du oppretter:
Klikk på Verktøy > Alternativer.
Dobbeltklikk på Sikkerhet, og klikk deretter på Sendealternativer-fanen.
Velg Krev passord for å fullføre rutet element.
Klikk på OK.
For informasjon om GroupWise-passord, se Tilordne passord til postkassen uten LDAP-godkjenning.
Når du er ferdig med oppgaven eller instruksjonene i det rutede elementet, åpner du elementet.
Hvis det er nødvendig å vise og redigere vedlegg til det rutede elementet, åpner du vedlegget i det tilknyttede programmet, gjør endringene og lagrer deretter filen og lukker programmet.
Filen lagres i datamaskinens midlertidige filkatalog. Ikke endre banen, for da vil endringene dine ikke inkluderes når det rutede elementet sendes til den neste mottakeren.
Velg Handlinger > Merk som fullført, i elementet, og klikk deretter på OK.
Du kan også velge avkrysningsboksen Fullført i elementhodet.
Hvis avsenderen krever et passord for å fullføre elementet, skriver du inn GroupWise-passordet og klikker på OK.
Elementet sendes til den neste brukeren på ruten.
Klikk Lukk.