3.1 電子メールを送信する

GroupWise WebAccessから電子メールメッセージを送信する際は、テキスト形式またはHTML形式でそのメッセージを送信できます。さらに、ファイルを添付したり、メッセージに署名を付加したり、送信前のメッセージをスペルチェックしたりできます。

アドレス帳と名前補完機能は、電子メールメッセージの送信時に目的の連絡先をすばやく簡単に見つけるのに役立ちます。

3.1.1 電子メールを作成する

  1. ツールバーのメールをクリックします。

  2. 宛先ボックスで、ユーザ名を入力し、<Enter>キーを押します。入力し始めると、名前補完機能によって自動的に名前が照合され、オートコンプリートされます。複数のユーザを指定する場合は、各ユーザに対して同じ手順を繰り返します。必要に応じて、CCおよびBCボックスにユーザ名を入力します。

    または

    リストからユーザ名を選択するには、ツールバーのアドレスをクリックし、各ユーザを検索して選択します。次に、各ユーザの宛先、CC、またはBCをクリックして、OKをクリックします。

  3. 件名を入力します。

  4. メッセージを入力します。

    送信オプションタブをクリックすると、このメッセージの優先度を高くする、受信者に返信を要求するなどのさまざまなオプションを指定できます。

  5. 添付ファイルがあれば、添付をクリックして含めます。

  6. ツールバーの送信をクリックします。

3.1.2 メッセージを書式設定する

メッセージを送信する際は、いくつかの形式オプションから選択できます。送信するメッセージの形式としてテキストまたはHTMLを選択したり、メッセージのフォント、配色、およびレイアウトを変更したりできます。

HTMLビューでフォントを変更する

項目の受信者が項目をプレーンテキストビューで表示した場合は、送信者がプレーンテキストビューで変更した内容が表示されます。項目の受信者が項目をHTMLビューで表示した場合は、送信者がHTMLビューで変更した内容が表示されます。受信者に、項目の作成時に使用したビューを知らせることができます。

  1. 開いている作成中の項目で、HTMLツールバーが表示されていることを確認します。

  2. HTMLツールバーを使用して、フォントの変更、背景色の追加、イメージの追加などの操作を行います。

項目ビューの横方向のサイズを変更しないと、HTMLツールバーのすべてのボタンを表示できないことがあります。

黒丸リストと番号付きリストをフォーマットする

黒丸リストや番号付きリストをメッセージに簡単に含めることができます。

  1. HTMLビューで作成中の開いている項目で、HTMLツールバーを使用して、黒丸リストまたは番号付きリストを挿入します。

  2. リスト項目を入力し、<Enter>キーを押してリスト内に次の項目を作成します。

  3. 最後の項目の後で<Enter>キーを2回押して、リストフォーマットをオフにします。

前回のテキスト操作を元に戻す

作成中のメッセージの件名フィールドまたはメッセージフィールドで、テキストに対する前回の操作を元に戻すことができます。

  1. <Ctrl>+<z>キーを押します。

    他のショートカットキーについての詳細は、セクション C.0, ショートカットキーを使用するを参照してください。

3.1.3 メッセージをスペルチェックする

スペルチェックを使用すると、作成するメッセージにスペルミスのある単語が含まれているかどうかを確認できます。この機能では、作成している項目内のスペルミスした単語、重複している単語、および不正な大文字使用がないかチェックされます。

スペルチェックでスペルミスのある単語が見つかったときは、表示される修正候補の単語で置換する、手動で編集する、または単語をスキップするのいずれかを選択できます。

［作成オプション］を使用して、メッセージを送信する前にスペルチェックを自動的に実行するように設定できます。

スペルチェックで項目をスペルチェックする

  1. 件名またはメッセージフィールドをクリックします。

  2. スペルチェックをクリックします。

    スペルが間違っている単語があれば、ハイライトされます。

  3. ハイライトされている単語をクリックします。

  4. 単語のスペルミスを置換するには、スペルチェックが候補に挙げた単語を1つ選択します。

    または

    自分で修正するには、編集をクリックします。

  5. スペルチェックが完了したら、編集の再開をクリックします。

スペルチェックで項目を自動的にスペルチェックする

送信をクリックしたときに、常に自動的に項目をスペルチェックすることができます。

  1. WebAccessのメインページで、オプションアイコンをクリックし、続いてオプションをクリックします。

  2. 作成タブをクリックします。

  3. 送信前にスペルをチェックするを選択します。

  4. 保存をクリックし、閉じるをクリックます。

スペルチェック言語を選択する

  1. 作成中の開いている項目で、件名フィールドまたはメッセージフィールドをクリックします。

  2. スペルチェックの横にあるドロップダウンメニューをクリックします。

  3. 使用する言語を選択します。

3.1.4 ファイルを添付する

ファイルを他のユーザに送信できます。お使いのハードディスク、フロッピーディスク、またはネットワークドライブに保存されているファイルを送信する項目に添付できます。受信者は添付ファイルを開いたり、保存したり、表示したり、印刷したりすることができます。送信した後で添付ファイルに変更を加えても、受信者側の添付ファイルの内容は変更されません。

パスワードで保護されているファイルを添付する場合、受信者はパスワードを入力しないかぎり、そのファイルを開くまたは表示することができません。

  1. 新しい項目を開きます。

  2. 宛先、件名、およびメッセージフィールドに情報を入力します。

  3. 添付をクリックして、送信するファイルを選択します。複数のファイルを選択することもできます。

    添付ファイルを削除するには、［削除］アイコンをクリックします。

  4. ツールバーの送信をクリックします。

ディスクやネットワークドライブでファイルを移動または削除しても、項目に添付して送信したファイルには影響しません。

添付ファイルを削除した場合、ファイルがディスクまたはネットワークドライブからは削除されることはなく、単に添付ファイルリストから削除されるだけです。

3.1.5 署名を追加する

［署名］を使用することにより、送信する項目の最後に署名を挿入することができます。たとえば、送信するすべての項目の最後に、自分の名前、電話番号、および電子メールアドレスを自動的に挿入することができます。

パーソナル署名に加え、GroupWise管理者は全員が使用するためのグローバル署名を作成できます。GroupWise管理者が作成したグローバル署名は、自動的にすべての送信項目に追加されます。項目を再送信する場合、グローバル署名は自動的にメッセージに追加されません。

GroupWise Windowsクライアントで作成または変更した署名が、GroupWise WebAccessに自動的に表示されます。同様に、GroupWise WebAccessで作成または変更した署名は、GroupWise Windowsクライアントに自動的に表示されます。

  1. メインページで、オプションアイコンをクリックし、続いてオプションをクリックします。

  2. 作成をクリックします。

  3. 署名を有効にするを選択します。

  4. 新規をクリックし、新しい署名の名前を指定して、OKをクリックします。

  5. (オプション)追加の署名を作成します。署名ドロップダウンリストで、デフォルトの署名にする署名を選択し、続いてデフォルトに設定を選択します。

  6. ボックスに自分の署名を入力します。

  7. 項目を送信するときに自動的に署名を追加するには、署名を自動的に追加をクリックします。

    または

    署名追加前に確認をクリックして、項目を送信するときに、署名を追加するプロンプトが表示されるようにします。

  8. 保存、閉じるの順にクリックします。

3.1.6 書きかけの電子メールを保存する

自動保存を理解する

GroupWise WebAccessで新しいメッセージを作成すると、項目は自動的に保存されます。これにより、WebAccessが予期せず終了しても、書きかけのメッセージが失われるのを防ぐことができます。WebAccessを再起動すると、これらのメッセージを完成させるための回復オプションが表示されます。

書きかけのまま送信されずに10秒間(デフォルト値)放置されたメッセージや、アクティブな作成状態が60秒間(デフォルト値)経過したメールは、GroupWise WebAccessにより自動的に進行中の仕事フォルダに保存されます。WebAccessでは、［進行中の仕事］フォルダに手動で保存した他の項目と区別するために、自動保存されたメッセージのタイトルにはすべて2つの文字が追加されます。

管理者は、自動保存機能を無効にしたり、使用されていない値や連続する値を変更したりできます。

自動保存されたメッセージが存在する場合は、WebAccessの起動時にメッセージが表示されます。表示されるメッセージのタイプは、自動保存されたメッセージの数に応じて異なります。

1つの自動保存されたメッセージが回復された場合

WebAccessを開始して、自動保存されたメッセージが1件だけ回復された場合、次のメッセージが表示されます。

次のオプションを使用して、自動保存メッセージを処理できます。

開く: 自動保存されたメッセージを開き、メッセージを最後まで作成できるようにします。

保存: 通常の［進行中の仕事］項目としてメッセージを保存し、メッセージを後で最後まで作成できるようにします。

削除: 自動保存されたメッセージを削除します。その中の情報は完全に失われます。

スキップ: 保存されたメッセージはディスクに残りますが、WebAccess内では回復されません。次にWebAccessを起動すると、自動保存ウィンドウが再度表示されます。

2つから5つの自動保存されたメッセージを回復する場合

WebAccessを起動し、2つから5つの自動保存されたメッセージを回復する場合、次のメッセージが表示されます。

次のオプションを使用して、自動保存メッセージを処理できます。自動保存したメッセージごとに、これらのオプションのいずれかを選択し、OKをクリックします。

開く: 自動保存されたメッセージを開き、メッセージを最後まで作成できるようにします。

保存: 通常の［進行中の仕事］項目としてメッセージを保存し、メッセージを後で最後まで作成できるようにします。

削除: 自動保存されたメッセージを削除します。その中の情報は完全に失われます。

スキップをクリックして、保存したメッセージをディスクに保管します。このとき、WebAccessに復元されません。次にWebAccessを起動すると、自動保存ウィンドウが再度表示されます。

6つ以上の自動保存されたメッセージを回復する場合

WebAccessを開始して、自動保存されたメッセージが6件以上回復された場合、次のメッセージが表示されます。

OKをクリックして、後からメッセージの作成を終了できるように、通常の［進行中の仕事］項目としてメッセージを保存します。

自動保存を有効または無効にする

デフォルトでは、高速な接続を使用して GroupWise システムにアクセスしている場合、自動保存は有効になっています。低速の接続速度を使用している場合は、デフォルトで無効になります。接続用のログインオプションの詳細については、GroupWise WebAccessを起動するを参照してください。

  1. WebAccessのメインページで、オプションアイコンをクリックし、続いてオプションをクリックします。

  2. 作成タブをクリックします。

  3. 自動保存を有効にするを選択して、自動保存を有効にします。

    または

    自動保存を有効にするを選択解除して、自動保存を無効にします。

  4. 保存をクリックし、閉じるをクリックます。

未完成の電子メールを保存する

  1. 開いている項目で、保存アイコンをクリックします。

  2. 項目を保存するフォルダを選択して、OKをクリックします。

ドラフトメッセージは手順2で選択したフォルダに配置されます。未完成メッセージのデフォルトフォルダは、［進行中の仕事］フォルダです。

3.1.7 デフォルト構成ビューを選択する

GroupWise WebAccessでメッセージを作成する場合、プレーンテキストまたはHTMLのいずれかをデフォルトの作成フォーマットとして選択することができます。

  1. WebAccessのメインページで、オプションアイコンをクリックし、続いてオプションをクリックします。

  2. 作成タブをクリックします。

  3. デフォルト構成ビューボックスで、プレーンテキストまたはHTMLを選択します。

  4. 保存をクリックし、閉じるをクリックます。

1項目のビューを変更する

  1. 項目を開きます。

  2. HTML > ］アイコンまたは［プレーンテキストアイコンをクリックします。

3.1.8 メールメッセージのアドレスを指定する

メールメッセージには主受信者と件名行があり、メールメッセージはCC(カーボンコピー)やBC(ブラインドコピー)で主受信者以外のユーザにも送信できます。ファイル、ドキュメント参照、音声、動画、およびOLEオブジェクトをメールメッセージに添付することもできます。

アドレス帳の使用

アドレス帳の使用の詳細については、セクション 6.0, 連絡先とアドレス帳を参照してください。

CC (カーボンコピー)

CC(カーボンコピー)受信者は、項目のコピーを受け取ります。CC受信者とは、項目内の情報を受け取ることにより利益を得るユーザですが、その情報から影響を受けたり、直接の責任負うことはありません。カーボンコピーが送信されたことはすべての受信者にわかります。また、CC受信者の名前も全員にわかります。

BC (ブラインドコピー)

BC(ブラインドコピー)受信者は、項目のコピーを受け取ります。その他の受信者は、ブラインドコピーに関する情報を受信しません。送信者とBCの受信者のみが、ブラインドコピーが送信されたことを知っています。受信者が返信時に送信者と受信者に返信を選択しても、ブラインドコピーの受信者には返信されません。

メールメッセージにアドレスを追加する

  1. ツールバーのメールをクリックします。

  2. 宛先フィールドで、ユーザ名を入力し、<Enter>キーを押します。複数のユーザを指定する場合は、各ユーザに対して同じ手順を繰り返します。必要に応じて、CCおよびBCフィールドにユーザ名を入力します。

    または

    リストからユーザ名を選択するには、ツールバーのアドレスをクリックします。アドレスセレクタの使用方法については、アドレスセレクタを使用するを参照してください。

  3. 件名を入力します。

  4. メッセージを入力します。

    送信オプションタブをクリックして、このメッセージの優先度を高くする、受信者に返信を要求するなどのさまざまなオプションを指定できます。

    必要に応じて、メッセージテキストのフォントを変更できます。詳細については、HTMLビューでフォントを変更するを参照してください。

  5. 添付をクリックして、すべての添付ファイルを含めます。

  6. ツールバーの送信をクリックします。

3.1.9 ［送信オプション］を選択する

送信するメールの優先度を変更する

送信するすべての項目の優先度を変更する

  1. 送信するすべての項目の優先度を変更するには、オプションアイコンをクリックし、続いてオプションをクリックします。

  2. 送信オプションタブをクリックします。

  3. 高い、標準、または低いを選択します。

    メールボックスの項目の横にある小さなアイコンの色は、優先度が高の場合には赤、標準の場合には白、低の場合には灰色になります。

  4. 保存をクリックし、閉じるをクリックます。

1つの項目の優先度を変更する

  1. 1つの項目の優先度を変更するには、項目を開き、送信オプションタブをクリックします。

  2. 高い、標準、または低いを選択します。

    メールボックスの項目の横にある小さなアイコンの色は、優先度が高の場合には赤、標準の場合には白、低の場合には灰色になります。

  3. 送信をクリックします。

送信する全項目のセキュリティ設定(分類)を変更する

分類は、項目が親展、極秘などの場合に受信者に通知できるセキュリティ設定です。この情報は、項目の上に表示されます。分類により、暗号化や追加のセキュリティ機能は提供されません。これは、項目に注意を払うよう受信者に対して警告する目的で用意されています。

  1. WebAccessのメインページで、オプションアイコンをクリックし、続いてオプションをクリックします。

  2. 送信オプションタブをクリックします。

  3. 分類ドロップダウンリストからセキュリティ設定を選択します。

  4. 保存をクリックし、閉じるをクリックます。

メッセージのMIMEエンコードを変更する

多くの言語では、特定の文字を正しく表示するために異なる文字のエンコードが必要です。GroupWise WebAccessでは、送受信する項目のエンコード方式を変更できます。

送信するすべての項目のエンコードを変更する

  1. WebAccessのメインページで、オプションアイコンをクリックし、続いてオプションをクリックします。

  2. 送信オプションタブをクリックします。

  3. MIMEエンコードドロップダウンリストから、MIMEエンコードを選択します。

  4. 保存をクリックし、閉じるをクリックます。

1項目のエンコードを変更する

  1. ［メールメッセージ］ウィンドウで、送信オプションタブをクリックします。

  2. MIMEエンコードドロップダウンリストから、MIMEエンコードを選択します。

  3. ツールバーの送信をクリックして、メッセージを送信します。

3.1.10 メモをポストする

メモは、メールボックスにのみポストされるメッセージです。メモは、個人的なメモを作成するための方法です。

  1. メールボックスまたはカレンダで、メールの横にあるドロップダウン矢印をクリックし、パーソナルメモをクリックします。

  2. 件名を入力します。

  3. メッセージを入力します。

  4. 添付をクリックして、すべての添付ファイルを含めます。

  5. ツールバーのポストをクリックします。

3.1.11 電話メッセージを送信する

電話メッセージは、外出中または電話に応答できないときに受信した電話について、他のGroupWiseユーザに通知するために送信できるメモです。電話メッセージは受信者のメールボックスに保存されます。電話メッセージから電話に応答することはできません。

  1. メールボックスまたはカレンダで、メールの横にあるドロップダウン矢印をクリックし、電話をクリックします。

  2. 宛先フィールドで、ユーザ名を入力し、<Enter>キーを押します。複数のユーザを指定する場合は、各ユーザに対して同じ手順を繰り返します。

    または

    リストからユーザ名を選択するには、ツールバーのアドレスをクリックします。アドレスセレクタの使用方法については、アドレスセレクタを使用するを参照してください。

  3. 送信者名、社名、および電話番号を入力します。

  4. メッセージ本文にメッセージを入力します。

    必要に応じて、メッセージテキストのフォントを変更できます。詳細については、HTMLビューでフォントを変更するを参照してください。

  5. ツールバーの送信をクリックします。