Outre l'utilisation de fichiers au sein de Vibe (comme décrit dans les sections suivantes), vous pouvez également travailler avec des fichiers Vibe directement à partir de Microsoft Office ou les synchroniser avec votre poste de travail grâce à Novell Vibe Add-in et Novell Vibe Desktop. Ainsi, vous pouvez créer des fichiers, les modifier, et bien plus encore. Pour plus d'informations, reportez-vous aux manuels Novell Vibe Add-In Quick Start (Démarrage rapide de Novell Vibe Add-In) et Novell Vibe Desktop Quick Start (Démarrage rapide de Novell Vibe Desktop).
Novell Vibe permet de créer des entrées de fichiers dans des dossiers de fichiers spécifiques. La création d'une entrée de fichier diffère de la liaison d'un fichier à un autre type d'entrée de dossier. Les entrées de fichier dans les dossiers de fichiers de Vibe contiennent un fichier principal. D'autres fichiers peuvent être associés à l'entrée de fichier sous la forme de pièces jointes, mais il n'existe qu'un seul fichier principal.
Vous pouvez créer des entrées de fichier de différentes façons :
de la même manière que vous créez tout autre type d'entrée de dossier dans Vibe, comme décrit à la Section 7.1, Création d'une entrée de dossier ;
en important des fichiers dans le dossier, comme décrit à la Section 5.7, Importation de fichiers dans un dossier ;
en créant le fichier sur votre poste de travail et en le synchronisant via Vibe Desktop, comme décrit dans le manuel Novell Vibe Desktop Quick Start (Démarrage rapide de Novell Vibe Desktop) ;
en créant le fichier dans Microsoft Office pour ensuite l'enregistrer directement dans Vibe à partir de Microsoft Office, comme décrit dans le manuel Novell Vibe Add-In Quick Start (Démarrage rapide de Novell Vibe Add-In).
Pour plus d'informations sur les différences entre les dossiers de fichiers et les autres types de dossiers de Vibe lorsque vous ajoutez des fichiers, reportez-vous à la Section 6.5.1, Ajout de fichiers à un dossier de fichiers et à d'autres dossiers compatibles WebDAV.
Vibe fournit plusieurs méthodes pour ajouter des pièces jointes à une entrée.
Vous pouvez joindre un fichier à une entrée en le faisant glisser depuis un autre emplacement pour venir le déposer dans l'entrée.
Accédez à l'entrée à partir de laquelle vous voulez joindre le fichier et ouvrez-la.
Cliquez sur l'onglet .
Cliquez sur .
La boîte de dialogue Glisser-déplacer des fichiers s'affiche.
Tirez le fichier à charger et faites-le glisser sur l'icône de dossier de la boîte de dialogue Glisser-déplacer des fichiers.
Vibe affiche un dossier qui s'ouvre et se ferme à plusieurs reprises pour indiquer que les fichiers déposés sont en cours de téléchargement en tant que pièces jointes.
Vous pouvez également copier et coller des fichiers dans l'icône de dossier.
Accédez à l'entrée à partir de laquelle vous voulez joindre le fichier et ouvrez-la.
Cliquez sur l'onglet .
Cliquez sur .
La boîte de dialogue Télécharger un seul fichier s'affiche.
Cliquez sur , puis recherchez et sélectionnez le fichier à joindre.
Cliquez sur .
Vibe permet d'afficher facilement les fichiers associés à des entrées. Les fichiers peuvent être associés à des entrées de deux façons.
Les fichiers peuvent être joints à une entrée.
Les fichiers peuvent être le fichier principal d'une entrée.
Les fichiers principaux ne se rencontrent que dans les entrées de dossiers de fichiers.
Les sections suivantes décrivent la procédure d'affichage des fichiers dans un éditeur de texte ou au format HTML :
Lorsque vous affichez un fichier dans un éditeur de texte, ce fichier est ouvert en lecture seule.
Accédez à l'entrée qui contient le fichier que vous voulez afficher et ouvrez-la.
(Facultatif) Si le fichier à afficher est une pièce jointe, cliquez sur l'onglet .
Seuls les dossiers de fichiers peuvent contenir des fichiers qui ne sont pas des pièces jointes.
À côté du fichier à afficher, cliquez sur > .
ou
Cliquez sur le nom du fichier.
Si vous voulez afficher rapidement un fichier, vous pouvez l'afficher en format HTML.
Certains types de fichiers ne peuvent pas être affichés en format HTML, par exemple PNG, JPG, GIF, et PDF.
Accédez à l'entrée qui contient le fichier que vous voulez afficher et ouvrez-la.
(Facultatif) Si le fichier à afficher est une pièce jointe, cliquez sur l'onglet .
Seuls les dossiers de fichiers peuvent contenir des fichiers qui ne sont pas des pièces jointes.
À côté du fichier à afficher, cliquez sur > .
Vibe permet d'éditer des documents via la fonction de modification à la volée. Cette fonction permet de modifier en toute transparence les documents stockés sur le serveur Vibe.
Si vous travaillez dans un environnement Windows avec Microsoft Office, vous pouvez télécharger et installer Novell Vibe Add-In pour une expérience utilisateur encore améliorée. Une fois ce complément téléchargé et installé, les modifications de fichiers se font à l'aide de Novell Vibe Add-In plutôt que de WebDAV. Pour plus d'informations sur la modification de fichiers lorsque Vibe Add-In est installé, reportez-vous au guide Démarrage rapide de Novell Vibe Add-In. Les informations suivantes partent du principe que vous utilisez WebDAV pour les modifications de fichiers et que Novell Vibe Add-In n'est pas installé.
Vous ne pouvez modifier les fichiers que si une application d'édition de ce type de fichier précis est installée sur votre poste de travail personnel. Par exemple, pour modifier un fichier.doc, Microsoft Word doit être installé sur votre poste de travail personnel.
Accédez à l'entrée qui contient le fichier que vous voulez modifier et ouvrez-la.
(Facultatif) Si le fichier à modifier est une pièce jointe, cliquez sur l'onglet .
Seuls les dossiers de fichiers peuvent contenir des fichiers qui ne sont pas des pièces jointes.
À côté du fichier à modifier, cliquez sur > .
Le fichier s'ouvre dans l'éditeur de fichiers que vous avez spécifié. Pour plus d'informations sur la façon de changer l'éditeur utilisé par Vibe pour modifier des fichiers, reportez-vous à la Section B.10, Impossible de modifier des fichiers joints aux entrées.
Si vous utilisez Microsoft Office pour éditer des documents alors que Novell Vibe Add-In est installé sur votre machine, celui-ci démarre par défaut lorsque vous modifiez des documents dans Vibe. Pour plus d'informations sur Novell Vibe Add-In, reportez-vous au manuel Novell Vibe Add-In Quick Start (Démarrage rapide de Novell Vibe Add-In).
(Facultatif) Si Vibe vous invite à fournir vos références Vibe, spécifiez le nom d'utilisateur et le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à Vibe, puis cliquez sur .
Vous pouvez maintenant modifier le fichier.
Lorsque vous avez modifié le fichier, enregistrez vos modifications, puis quittez l'application d'édition.
Vibe crée une nouvelle version du fichier. Il enregistre également une version du fichier tel qu'il était avant sa modification. Lorsque vous quittez le programme et rouvrez l'entrée, vous pouvez afficher l'ancienne version du fichier, comme décrit à la section Accès à une ancienne version d'un fichier.
IMPORTANT :lorsque vous modifiez un document joint à l'aide d'OpenOffice, Vibe en crée une nouvelle version à chaque fois que vous cliquez sur . Comme chaque version d'un document s'ajoute à votre quota de données (pour plus d'informations sur les quotas de données, reportez-vous à la section Managing Your Data Quota
(Gestion de votre quota de données) du manuel Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Novell Vibe 3.4)), si vous utilisez OpenOffice, n'enregistrez le document que lorsque vous le fermez. Pour plus d'informations sur la suppression de versions d'un fichier, reportez-vous à la section Suppression de versions existantes d'un fichier.
Lorsque vous utilisez Microsoft Office, Vibe ne crée qu'une seule nouvelle version à chaque fois que vous modifiez le document. Vous ne créerez pas plusieurs versions si vous cliquez plusieurs fois sur .
Vous pouvez télécharger les fichiers associés à une entrée. Vous pouvez télécharger un seul fichier ou tous les fichiers associés à l'entrée. Les fichiers sont téléchargés dans un fichier .zip.
Accédez à l'entrée qui contient le fichier que vous voulez télécharger et ouvrez-la.
En regard du fichier, cliquez sur > .
Accédez à l'entrée qui contient les fichiers que vous voulez télécharger et ouvrez-la.
En regard d'un des fichiers de l'entrée, cliquez sur > .
ou
Cliquez sur l'onglet , puis sur .
Lorsque vous connaissez l'URL WebDAV d'un fichier, vous pouvez ouvrir ce fichier directement depuis n'importe quelle application d'édition (comme Microsoft Office) ou à partir de la ligne de commande.
Pour obtenir l'URL WebDAV d'un fichier :
Accédez à l'entrée contenant le fichier dont vous voulez obtenir l'URL WebDAV, puis ouvrez-la.
(Facultatif) Si le fichier dont vous voulez obtenir l'URL WebDAV est une pièce jointe, cliquez sur l'onglet .
Seuls les dossiers de fichiers peuvent contenir des fichiers qui ne sont pas des pièces jointes.
En regard du fichier, cliquez sur > .
L'URL WebDAV s'affiche. Vous pouvez la copier.
Lorsque vous avez obtenu l'URL WebDAV du fichier, vous pouvez entrer cette URL dans un éditeur de documents, comme Microsoft Office, afin d'ouvrir ce fichier. Pour savoir comment faire, consultez la documentation de votre éditeur de documents.
Il peut être utile d'ajouter une note au sujet d'un fichier précis ou d'une version d'un fichier. Les notes d'un fichier sont affichées juste en dessous du nom de ce dernier, dans les onglets et . Les notes permettent à un utilisateur de connaître précisément le contenu d'un fichier sans devoir l'ouvrir. Elles permettent également de distinguer facilement deux versions d'un fichier.
Accédez à l'entrée contenant le fichier joint ou la version de fichier auquel vous voulez ajouter une note, puis ouvrez cette entrée.
(Facultatif) Si le fichier auquel vous voulez ajouter une note est une pièce jointe, cliquez sur l'onglet .
Seuls les dossiers de fichiers peuvent contenir des fichiers qui ne sont pas des pièces jointes.
En regard du fichier auquel vous voulez ajouter une note, cliquez sur > .
La page Modifier la note de fichier s'affiche.
Entrez la note que vous voulez ajouter, puis cliquez sur .
Si vous possédez plusieurs versions d'un fichier, il peut être utile de définir un état pour chacune d'elles, de façon à savoir laquelle est la version officielle, lesquelles sont de simples brouillons, et ainsi de suite. Les fichiers peuvent avoir l'état , ou .
Accédez à l'entrée contenant le fichier joint ou la version de fichier dont vous voulez définir l'état, puis ouvrez cette entrée.
(Facultatif) Si le fichier dont vous voulez définir l'état est une pièce jointe, cliquez sur l'onglet .
Seuls les dossiers de fichiers peuvent contenir des fichiers qui ne sont pas des pièces jointes.
Dans la colonne , en regard du fichier dont vous voulez définir l'état, cliquez sur l'état actuel, puis sur celui à appliquer au fichier.
Lorsque vous modifiez un fichier dans Vibe, celui-ci enregistre l'ancienne version du fichier et la rend accessible à des fins de référence. Cela vaut pour les fichiers stockés dans les dossiers de fichiers Vibe ou tout autre fichier enregistré comme pièce jointe à une entrée de dossier.
Lorsque vous modifiez et enregistrez un fichier, Vibe crée une nouvelle version du fichier et enregistre l'ancienne. Pour plus d'informations sur la façon de modifier un fichier, reportez-vous à la section Modification de fichiers.
Vous pouvez aussi utiliser la fonction glisser-déplacer pour créer une nouvelle version d'un fichier joint ou d'une entrée de fichier dans un dossier de fichiers, comme l'expliquent les sections suivantes :
Pour pouvoir créer une nouvelle version d'une pièce jointe à une entrée existante, le fichier que vous manipulez par glisser-déplacer doit avoir le même nom que la pièce jointe existante dont vous voulez créer une nouvelle version.
Accédez à l'entrée contenant le fichier joint dont vous voulez créer une nouvelle version, puis ouvrez-la.
Cliquez sur l'onglet , puis sur .
Faites glisser un fichier à partir d'un emplacement, tel que votre bureau, et déposez-le sur l'icône de dossier dans la fenêtre de glisser-déplacer.
Le document est ajouté en tant que nouvelle version de la pièce jointe existante de l'entrée. Les anciennes versions s'affichent dans l'onglet de l'entrée.
Seuls les dossiers de fichiers permettent de créer des versions mises à jour d'entrées de dossiers comme l'explique cette section. Pour plus d'informations sur les différences entre les dossiers de fichiers et les autres types de dossiers de Vibe lorsque vous ajoutez des fichiers, reportez-vous à la Section 6.5.1, Ajout de fichiers à un dossier de fichiers et à d'autres dossiers compatibles WebDAV.
Pour pouvoir créer une nouvelle version d'un fichier existant dans le dossier de fichiers, le fichier que vous faites glisser-déplacer doit avoir le même nom que le fichier existant dont vous souhaitez créer une nouvelle version.
Accédez au dossier dans lequel vous souhaitez importer la nouvelle version du fichier.
Un fichier du même nom doit déjà exister, en tant qu'entrée de fichier, dans le dossier.
Cliquez sur dans la barre d'outils Entrée de dossier.
La fenêtre de glisser-déplacer s'ouvre.
Faites glisser un fichier à partir d'un emplacement, tel que votre bureau, et déposez-le sur l'icône de dossier dans la fenêtre de glisser-déplacer.
Le document est ajouté en tant que nouvelle version de l'entrée de fichier existante. Les anciennes versions s'affichent dans l'onglet de l'entrée.
Par défaut, lorsque vous créez de nouvelles versions d'un fichier, Vibe suit les versions en leur attribuant des numéros de version secondaires, par exemple 1.0, 1.1, 1.2, etc. Vous pouvez incrémenter le numéro de version principale de dernière version d'un fichier. Ainsi, la version 1.2 deviendra la version 2.0.
Si le dossier a été configuré pour supprimer automatiquement les anciennes versions de fichier, comme décrit dans la rubrique Automatically Deleting Minor File Versions That Exceed the Allowed Maximum
(Suppression automatique des versions de fichier secondaires excédant le nombre maximum de versions autorisé) de la section Managing Folders
(Gestion des dossiers) du manuel Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Novell Vibe 3.4), l'incrémentation d'une version secondaire d'un fichier en version principale permet d'empêcher la suppression de cette version.
Pour incrémenter le numéro de la version principale d'un fichier :
Accédez à l'entrée contenant le fichier dont vous voulez incrémenter le numéro de version principale, puis ouvrez-la.
(Facultatif) Si le fichier dont vous voulez incrémenter le numéro de version principale est une pièce jointe, cliquez sur l'onglet .
Seuls les dossiers de fichiers peuvent contenir des fichiers qui ne sont pas des pièces jointes.
En regard du fichier dont vous voulez incrémenter le numéro de version principale, cliquez sur > .
La page Incrémenter le numéro de la version principale s'affiche.
Cliquez sur .
Accédez à l'entrée contenant l'entrée pour laquelle vous voulez accéder à une ancienne version, puis ouvrez-la.
Cliquez sur l'onglet .
Toutes les versions enregistrées précédemment de chaque fichier associé à l'entrée sont affichées dans l'ordre chronologique inverse. Vibe affiche des informations comme la date du fichier, sa taille et l'utilisateur qui l'a modifié.
Vous pouvez promouvoir une ancienne version d'un fichier pour en faire la version actuelle. La version actuelle est le fichier principal de l'entrée de fichier. Les versions supplémentaires se trouvent sous la version principale dans l'onglet .
Accédez à l'entrée contenant la version du fichier à promouvoir en version actuelle, puis ouvrez cette entrée.
Cliquez sur l'onglet .
En regard de la version du fichier à promouvoir en version actuelle, cliquez sur > , puis cliquez sur .
Vous pouvez rétablir une version antérieure de l'entrée tout entière (comme le titre et la description de l'entrée), comme expliqué à la Section 7.14.3, Rétablissement d'une version antérieure d'une entrée.
IMPORTANT :les fichiers et versions de fichiers qui sont supprimés du site Vibe ne peuvent plus être récupérés.
Accédez à l'entrée contenant l'entrée pour laquelle vous voulez accéder à une ancienne version, puis ouvrez-la.
Cliquez sur l'onglet .
Toutes les versions enregistrées précédemment de chaque fichier associé à l'entrée sont affichées dans l'ordre chronologique inverse. Vibe affiche des informations comme la date du fichier, sa taille et l'utilisateur qui l'a modifié.
Pour supprimer simultanément plusieurs versions, sélectionnez les versions de fichier à supprimer, puis cliquez sur .
ou
Pour supprimer une seule version, cliquez sur en regard de la version à supprimer, puis sur .
Cliquez sur pour confirmer la suppression.
Si vous êtes propriétaire d'un dossier ou d'un espace de travail, vous pouvez définir un nombre maximum autorisé de versions pour chaque fichier. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section Limiting File Versions for Folders and Workspaces by Configuring Automatic Deletion
(Limitation du nombre de versions de fichier pour les dossiers et les espaces de travail grâce à la configuration de la suppression automatique) du manuel Novell Vibe 3.4 Advanced User Guide (Guide de l'utilisateur avancé de Novell Vibe 3.4).