3.1 Envoi de message électronique

Lorsque vous envoyez un message électronique à partir de GroupWise, vous pouvez le faire au format texte ou HTML. En outre, vous pouvez choisir de joindre un fichier, d'ajouter une signature ou une vCard au message et d'effectuer une vérification orthographique du message avant de l'envoyer.

Le carnet d'adresses et l'achèvement de noms vous aident à rechercher rapidement et facilement les contacts dont vous avez besoin lorsque vous envoyez un message électronique.

3.1.1 Sélection de la vue Composer par défaut

GroupWise propose par défaut la vue Composer HTML pour la composition d'éléments. La vue HTML offre un large éventail de polices, de tailles de caractère et de couleurs de caractère. Les options de mise en page concernent le style des paragraphes, l'indentation, les listes à puces ou numérotées, les liens hypertextes et les lignes horizontales. Il est également possible d'incorporer des images ou des images d'arrière-plan.

Si vous préférez utiliser un environnement de composition plus simple, optez pour la vue Composer Texte brut.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Cliquez sur Environnement > Vues.

  3. Sélectionnez Texte brut ou HTML.

  4. Sélectionnez la police et la taille de police dans les champs correspondants.

  5. Cliquez sur OK.

INDICATION :vous pouvez modifier la vue de composition de l'élément en cours en cliquant sur Vue > Texte brut ou Vue > HTML.

3.1.2 Rédaction d'un message électronique

  1. Cliquez sur Nouveau message dans la barre d'outils.

    Pour sélectionner une autre vue de message, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de Nouveau message.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Carnet d'adresses, recherchez et double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    CC (Copie carbone) : Les destinataires en copie carbone (CC) reçoivent une copie de l'élément. Les informations contenues dans cet élément peuvent leur être utiles, sans toutefois les concerner directement ou relever de leur responsabilité. Tous les destinataires voient qu'une copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires en copie carbone.

    CM (Copie masquée)  : Les destinataires en copie masquée (CM) reçoivent une copie de l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires en copie masquée. Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un destinataire choisit Répondre à tous pour envoyer une réponse à l'expéditeur, le destinataire de la copie masquée ne reçoit pas cette réponse.

  4. Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur De : , puis cliquez sur un nom.

  5. Saisissez l'objet du message.

  6. Saisissez le message.

    Vous pouvez spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, en cliquant sur l'onglet Options d'envoi.

  7. Cliquez sur Joindre un fichier dans la barre d'outils pour inclure une pièce jointe.

  8. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

3.1.3 Formatage des messages électroniques

Les options de formatage à votre disposition lorsque vous composez un message dépendent de la vue Composer que vous avez sélectionnée. Les options décrites dans la présente section concernent les messages en cours de composition. Pour définir les options par défaut de tous les messages électroniques, reportez-vous à :

REMARQUE :si le destinataire de l'élément utilise la vue Lire HTML, il pourra afficher le message électronique tel que vous l'avez mis en page. Il ne peut cependant pas modifier la police des éléments au format HTML. S'il utilise la vue Lire Texte brut, le formatage HTML n'est pas conservé. Il peut toutefois cliquer sur Vue > HTML pour afficher le message tel que vous l'avez mis en page

Sélection d'un éditeur de texte

Pour composer un message dans GroupWise, vous pouvez utiliser GroupWise, OpenOffice.org ou Microsoft* Word comme éditeur. Si vous choisissez d'utiliser OpenOffice.org ou Word comme éditeur, les fonctionnalités et le formatage de l'application sont disponibles dans la fenêtre de composition de GroupWise.

  • Éditeur GroupWise

  • Microsoft Word

  • OpenOffice

Si vous sélectionnez Word ou OpenOffice, cet éditeur doit être installé correctement sur votre poste de travail pour être utilisable dans GroupWise.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Éditeurs/visionneuses.

  3. Sous Saisir du texte brut à l'aide de, sélectionnez l'éditeur à utiliser.

  4. Sous Composer en HTML à l'aide de, sélectionnez l'éditeur à utiliser.

  5. Cliquez sur OK.

Si vous choisissez d'utiliser OpenOffice.org ou Word comme éditeur par défaut, reportez-vous à leur aide respective pour obtenir de l'aide sur le formatage.

Utilisation de l'éditeur de texte de GroupWise pour formater un e-mail HTML

Vous pouvez utiliser les outils HTML disponibles dans GroupWise pour ajouter un formatage supplémentaire à vos messages. Les fonctions standard telles que la police, le soulignement et l'italique restent disponibles dans la barre d'outils, de même que l'alignement, le retrait, l'ajout d'images et de tableaux, etc.

Vous devrez peut-être redimensionner la vue d'élément horizontalement pour afficher tous les boutons dans la barre d'outils HTML.

Modification de la police dans un message HTML

Dans un message HTML ouvert :

  1. Utilisez la barre d'outils HTML pour modifier la police, sa taille et ses autres attributs selon vos besoins.

Vous pouvez définir une police par défaut pour les éléments HTML. Pour plus d'informations, reportez-vous à Définition de la vue Lire/Composer par défaut et de la police.

Ajout d'une ligne horizontale à un message HTML

Dans un message HTML ouvert :

  1. Sélectionnez l'emplacement de l'e-mail où vous voulez que la ligne apparaisse.

  2. Cliquez sur l'icône Ligne horizontale.

Ajout d'une liste à puces ou numérotée à un message HTML

Dans un message HTML ouvert :

  1. Utilisez la barre d'outils HTML pour insérer une liste à puces ou numérotée.

  2. Saisissez un élément de la liste, puis appuyez sur Entrée pour créer l'élément suivant.

  3. Pour désactiver le formatage de la liste, appuyez sur la touche Entrée, puis sur la touche Retour arrière après le dernier élément.

Ajout d'un tableau à un message HTML

Dans un message HTML ouvert :

  1. Dans la barre d'outils HTML, cliquez sur l'icône Options de tableau.

  2. Dans le menu déroulant, sélectionnez la taille du tableau ou Autre et indiquez vos dimensions.

    Le tableau s'affiche dans l'e-mail et s'ajuste au texte.

Ajout d'images à un message HTML

Dans un message HTML ouvert :

  1. Dans la zone dans laquelle vous voulez que l'image apparaisse, cliquez sur l'icône Insérer une image.

  2. Indiquez l'emplacement de l'image que vous voulez ajouter ou recherchez l'image, puis sélectionnez-la, puis cliquez sur OK.

Ajout d'une image d'arrière-plan à un message HTML

Dans un message HTML ouvert :

  1. Cliquez sur l'icône Image d'arrière-plan.

  2. Indiquez l'emplacement de l'image que vous voulez utiliser en arrière-plan ou recherchez-la, puis sélectionnez-la.

  3. Cliquez sur OK.

Ajout d'un lien hypertexte à un message HTML

Les liens hypertexte relient un mot, une phrase ou une image donnée directement à un site Web particulier.

Dans un message HTML ouvert :

  1. Sélectionnez le mot, la phrase ou l'image à utiliser, puis cliquez sur l'icône Insérer un lien hypertexte.

  2. Indiquez l'adresse Web à laquelle vous voulez vous relier.

  3. Sélectionnez OK.

    Le texte change de couleur et est souligné pour indiquer qu'il s'agit d'un lien. Une image ne change pas de couleur mais fonctionne néanmoins comme un lien.

Annulation ou rétablissement de l'opération sur le texte dans un message HTML

Vous pouvez annuler la dernière opération effectuée dans les champs Objet ou Message d'un message que vous êtes en train de rédiger.

  1. Cliquez sur Éditer > Annuler.

    ou

    Pour rétablir l'opération, cliquez sur Modifier > Rétablir.

Vous pouvez également utiliser Ctrl+Z pour annuler l'opération et Ctrl+Y pour la rétablir. Pour plus d'informations sur les touches de raccourcis, reportez-vous à l'Section D.0, Raccourcis clavier.

Utilisation de l'éditeur de texte de GroupWise pour formater un e-mail en texte brut

Dans un message en texte brut, vous pouvez modifier la police, la taille et la couleur. Vous pouvez également mettre en gras ou en italique et souligner. Vous ne pouvez cependant pas mettre le texte en retrait ni insérer des liens hypertextes ou des lignes horizontales.

Modification de la police dans un message en texte brut

Dans un élément ouvert que vous composez dans la vue Texte brut :

  1. Cliquez sur le champ Message.

  2. Cliquez sur Éditer > Police, puis une nouvelle fois sur Police.

  3. Sélectionnez une police et un style de police.

  4. Sélectionnez une taille.

  5. Sélectionnez les autres options que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez également utiliser les boutons de la barre d'outils pour mettre en gras, en italique ou souligner certaines parties du texte.

Mise en forme de listes dans un message en texte brut

Dans un élément ouvert que vous composez dans la vue Texte brut :

  1. Appuyez sur Ctrl+Maj+L pour insérer une liste à puces.

  2. Appuyez à nouveau sur Ctrl+Maj+L pour la remplacer par une liste numérotée.

  3. Répétez l'opération pour sélectionner l'un des six formats de liste disponibles.

  4. Saisissez un élément de la liste, puis appuyez sur Entrée pour créer l'élément suivant.

  5. Pour désactiver le formatage de la liste, appuyez deux fois sur la touche Entrée après le dernier élément.

Annulation de l'opération sur le texte dans un message en texte brut

Vous pouvez annuler la dernière opération effectuée dans les champs Objet ou Message d'un message que vous êtes en train de rédiger.

  1. Cliquez sur Éditer > Annuler.

Vous pouvez également utiliser Ctrl+Z pour annuler l'opération. Pour plus d'informations sur les touches de raccourcis, reportez-vous à l'Section D.0, Raccourcis clavier.

Utilisation des vues personnalisées dans l'éditeur de texte GroupWise

Les vues personnalisées permettent de créer un modèle de message puis de l'enregistrer pour le réutiliser. Cela est pratique lorsque vous voulez envoyer souvent un message contenant un texte donné ou une apparence particulière. Vous pouvez créer un message électronique avec l'apparence que vous désirez, puis l'enregistrer en tant que vue personnalisée.

REMARQUE :une partie du formatage HTML risque de ne pas être conservée si vous enregistrez un message HTML sous forme de vue. L'utilisation d'un message en texte brut pour une vue est recommandé.

Enregistrement d'une vue personnalisée

  1. Cliquez sur pour créer un nouveau message électronique.

  2. (Facultatif) Saisissez l'objet du message électronique dans le champ Objet.

  3. Saisissez le corps du message électronique dans le champ Message.

  4. Cliquez sur Enregistrer > Enregistrer la vue.

    Par défaut, une vue personnalisée est enregistrée dans le répertoire C:\Novell\Groupwise. Les fichiers des vues personnalisées portent l'extension .vew.

Ouverture d'une vue personnalisée

  1. Cliquez sur la touche Bas à côté de l'icône Nouveau message.

  2. Sélectionnez le fichier de la vue personnalisée que vous avez enregistré précédemment.

    La vue personnalisée s'ouvre et affiche les informations que vous avez saisies lorsque vous avez enregistré le fichier correspondant.

  3. Ayant ajouté toute information complémentaire, cliquez sur Envoyer.

Définition de l'emplacement dans lequel les vues personnalisées sont enregistrées

  1. Cliquez sur Outils > Options > Environnement, puis ouvrez l'onglet Emplacement des fichiers.

  2. Dans le champ Vues personnalisées, saisissez l'emplacement dans lequel les vues personnalisées sont stockées ou naviguez jusqu'à cet emplacement.

  3. Cliquez sur OK.

3.1.4 Vérification de l'orthographe des messages

Il existe deux méthodes pour corriger l'orthographe des éléments que vous envoyez. Ces deux fonctions permettent de rechercher les mots mal orthographiés ou en double, ainsi que les majuscules injustifiées, dans les éléments que vous créez. Chacune d'entre elles présente des avantages dans différentes situations.

Utilisation de Quick Speller

Quick Speller vérifie le texte pendant la frappe et souligne les mots mal orthographiés. Lorsque Quick Speller détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre ou de l'ignorer chaque fois qu'il apparaît dans ce message. Vous pouvez également ajouter le mot à une liste de mots personnelle.

Activation de Quick Speller par défaut

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Cliquez sur Environnement > Général .

  3. Sélectionnez Vérifier l'orthographe pendant la frappe puis cliquez sur OK.

    Désélectionnez cette option pour désactiver Quick Speller.

Vérification de l'orthographe avec Quick Speller

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot mal orthographié dans le champ Objet ou Message.

  2. Sélectionnez la bonne orthographe.

    ou

    Cliquez sur Passer pour ignorer le mot dans le reste du message.

    ou

    Cliquez sur Ajouter à la liste des mots pour ajouter le mot à votre liste.

Désactivation de Quick Speller pendant que vous rédigez un message électronique

  1. Cliquez avec le bouton droit de la souris dans le champ Objet ou Message.

  2. Cliquez sur Désactiver Quick Speller.

    Pour réactiver Quick Speller, cliquez avec le bouton droit dans le champ Objet ou Message, puis cliquez sur Activer Quick Speller.

Utilisation du correcteur d'orthographe

Le correcteur d'orthographe fonctionne séparément, manuellement ou en spécifiant son exécution automatique lorsque vous cliquez sur Envoyer. Lorsque le correcteur d'orthographe détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre, de le modifier manuellement ou de l'ignorer. Vous pouvez aussi choisir de remplacer le mot automatiquement ou de l'ajouter à une liste de mots personnelle. Vous pouvez utiliser les options d'environnement pour configurer le correcteur d'orthographe de façon à ce qu'il vérifie automatiquement l'orthographe de vos messages avant leur envoi.

Correction orthographique d'un élément avec le correcteur d'orthographe

Si vous utilisez un éditeur différent de celui de GroupWise, la correction orthographique est effectuée par le correcteur d'orthographe de cet éditeur. Reportez-vous à l'aide de l'application pour plus d'informations sur la correction orthographique.

  1. Cliquez dans le champ Objet ou Message.

    ou

    Sélectionnez le texte à vérifier.

  2. Cliquez sur Outils > Correcteur d'orthographe.

  3. Pour préciser la liste de mots personnelle à laquelle vous voulez ajouter des mots, cliquez sur la liste déroulante Ajouter à et sélectionnez une option.

  4. Pour indiquer la partie de texte à vérifier, cliquez sur la liste déroulante Vérification et sélectionnez une option.

  5. Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur une des options disponibles ou modifiez le mot manuellement.

    Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :

    Remplacer : remplace un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur d'orthographe. Pour procéder au remplacement, double-cliquez sur le mot ou cliquez dessus, puis cliquez sur Remplacer. Pour apporter vos propres corrections, modifiez le mot dans le champ Remplacer par, puis cliquez sur Remplacer.

    Passer une fois : ignore le mot une fois. Le correcteur d'orthographe s'arrêtera dessus la prochaine fois qu'il le rencontrera.

    Passer : ignore le mot chaque fois qu'il apparaît dans le document. Le correcteur d'orthographe l'ignore jusqu'à la fin de la vérification en cours.

    Ajouter : ajoute le mot à la liste de mots personnelle en cours, dans laquelle sont stockés des mots supplémentaires, afin que le correcteur d'orthographe puisse le reconnaître lors des vérifications orthographiques suivantes.

    Correction rapide : définit le remplacement automatique d'un mot ou d'une locution. Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur Correction rapide pour le remplacer par le texte du champ Remplacer par et ajouter ce remplacement à la liste de mots de l'utilisateur dont se sert Correction rapide*. Lorsque vous saisissez de nouveau ce mot, la fonction Correction rapide le remplacera automatiquement.

    Proposer : affiche des mots ou des locutions supplémentaires dans la zone de liste Remplacements.

  6. Cliquez sur Oui une fois la correction orthographique terminée.

Correction orthographique automatique avec le correcteur d'orthographe

Vous pouvez configurer GroupWise pour la vérification automatique de l'orthographe des éléments chaque fois que vous cliquez sur Envoyer.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Cliquez sur Environnement > Général.

  3. Activer/désactivez la case Vérifier l'orthographe pendant la frappe et Vérifier l'orthographe avant l'envoi, puis cliquez sur OK.

Configuration du correcteur d'orthographe

Vous pouvez modifier les types de mots que le correcteur d'orthographe considère comme étant mal orthographiés.

  1. Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot mal orthographié, cliquez sur Personnaliser.

  2. Sélectionnez ou désélectionnez les options suivantes :

    • Vérifier les mots contenant des chiffres

    • Vérifier les mots en double

    • Vérifier la mise en majuscules

    • Afficher une invite avant le remplacement automatique

    • Afficher les suggestions phonétiques

  3. Poursuivre la vérification d'orthographe comme d'habitude

Modification de votre liste de mots personnelle

Les modifications que vous effectuez dans une liste de mots personnelle sont prises en compte uniquement si vous avez activé la Correction rapide. Dans la zone Message d'un élément que vous créez, cliquez sur Outils > Correction rapide, puis assurez-vous que la case Remplacer les mots au fur et à mesure de la saisie est cochée.

Pour plus d'informations sur les listes de mots personnelles, cliquez sur Outils > Correcteur d'orthographe dans un élément que vous avez créé. Dans la boîte de dialogue Outils d'aide à la rédaction, cliquez sur Personnaliser, cliquez sur Listes de mots personnelles, puis sur Aide.

Pour effectuer des modifications dans votre liste de mots personnelle :

  1. Dans le correcteur d'orthographe, cliquez sur Personnaliser > Listes de mots personnelles, puis cliquez sur la liste à modifier.

    Si vous n'avez pas ajouté vos propres listes, la liste de mots personnelle par défaut sera la seule liste disponible.

  2. Pour ajouter une nouvelle entrée, saisissez-la dans le champ Mot/Locution, puis cliquez sur Ajouter l'entrée.

    ou

    Pour supprimer une entrée, sélectionnez-la puis cliquez sur Supprimer l'entrée.

    ou

    Pour modifier une entrée, sélectionnez-la, effectuez les modifications, puis cliquez sur Ajouter l'entrée.

  3. Cliquez sur Fermer lorsque vous avez terminé les modifications.

Sélection de la langue du correcteur d'orthographe

  1. Cliquez dans le champ Objet ou dans le champ Message.

    ou

    Sélectionnez le texte à vérifier.

  2. Cliquez sur Outils > Correcteur d'orthographe.

  3. Cliquez sur Personnaliser > Langue.

  4. Sélectionnez la langue à utiliser et cliquez sur OK.

  5. Cliquez sur Fermer.

3.1.5 Ajout de fichiers joints

Utilisez la fonction Joindre un fichier pour envoyer un ou plusieurs fichiers à d'autres utilisateurs. Vous pouvez joindre des fichiers qui existent sur votre disque dur, sur une disquette ou sur un lecteur réseau à l'élément que vous envoyez. Les destinataires peuvent ouvrir le fichier joint, l'enregistrer, l'afficher ou l'imprimer. Si vous modifiez le fichier joint après l'avoir envoyé, les destinataires ne voient pas les modifications.

Si vous joignez un fichier protégé par un mot de passe, le destinataire ne peut pas ouvrir ou afficher la pièce jointe sans saisir le mot de passe.

Pour plus d'informations sur les documents joints qui font partie d'une bibliothèque GroupWise, reportez-vous à Référence au document jointe à un élément.

Joindre un fichier

  1. Ouvrez un nouvel élément.

  2. Complétez les champs Dest., Objet et Message.

  3. Cliquez sur l'icône dans la barre d'outils, puis recherchez, puis sélectionnez les fichiers à envoyer.

    Pour joindre plusieurs fichiers d'un dossier, cliquez sur chaque fichier à joindre tout en appuyant sur la touche Ctrl. Par défaut, la boîte de dialogue Joindre un fichier affiche le dernier emplacement à partir duquel vous avez joint un fichier.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

INDICATION :vous pouvez également joindre un fichier ou un élément en le faisant glisser dans la Fenêtre de pièces jointes. De plus, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur un fichier dans Windows, puis cliquer sur Envoyer à > Destinataire GroupWise. Un nouvel élément est créé avec la pièce jointe dans la fenêtre de pièces jointes.

Pour supprimer une pièce jointe avant d'envoyer l'élément, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur la pièce jointe avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur Supprimer.

    Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas supprimé du disque ni de l'unité réseau ; il est simplement retiré de la liste des pièces jointes.

Le déplacement ou la suppression d'un fichier sur un disque ou une unité réseau n'affecte aucunement un fichier que vous avez joint à un élément et envoyé.

Référence au document jointe à un élément

Si le fichier que vous voulez joindre est un document stocké dans une bibliothèque GroupWise, vous pouvez alors joindre une référence au document. Lorsqu'un destinataire ouvre la pièce jointe, le document de la bibliothèque s'ouvre également, à condition que le destinataire ait les droits permettant de l'ouvrir ou de le visualiser et que la bibliothèque soit disponible.

Si l'un des destinataires ne possède pas les droits requis sur le document, s'il utilise un logiciel de messagerie qui ne prend pas en charge la bibliothèque GroupWise ou si celle-ci n'est pas disponible, seule une copie du document est ouverte. Si le destinataire modifie la copie, les modifications apportées n'affectent pas le document stocké dans la bibliothèque. Pour plus d'informations sur les droits sur les documents, reportez-vous à la Section 15.5, Partage de documents.

Pour ajouter une référence au document à un élément sous forme de pièce jointe

  1. Ouvrez un nouvel élément.

  2. Complétez les champs Dest., Objet et Message.

  3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la zone Pièces jointes, puis cliquez sur Joindre les références aux documents.

  4. La boîte de dialogue Sélectionner un document s'affiche.

  5. Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque qui contient le document que vous souhaitez joindre à l'élément.

  6. Dans le champ Nº du doc., saisissez le numéro du document.

    Si vous ne connaissez pas son numéro, cliquez sur Rechercher pour localiser le document dans la bibliothèque. Pour joindre un document affiché dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche, cliquez sur ce document, puis sur OK.

  7. Dans la liste déroulante Version, cliquez sur la version souhaitée. Si vous sélectionnez Version spécifique, saisissez le numéro de la version dans le champ N° de version.

  8. Cliquez sur OK.

  9. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Incorporation d'un objet OLE dans un élément

Pour visualiser ou modifier les objets OLE incorporés à un élément reçu, le destinataire doit utiliser Windows GroupWise. Avec GroupWise pour Macintosh* par exemple, il n'est pas possible de visualiser les objets OLE incorporés.

  1. Ouvrez un élément et indiquez l'adresse de ses destinataires.

  2. Cliquez sur Fichier > Pièces jointes > Joindre un objet.

  3. Pour incorporer un objet existant, cliquez sur Créer à partir du fichier, indiquez le chemin d'accès et le nom de fichier, puis cliquez sur OK. passez à Étape 8.

    ou

    Pour créer un objet et l'incorporer, suivez les opérations de l'Étape 4 à l'Étape 8.

  4. Cliquez sur Créer nouveau, puis sélectionnez un type d'objet.

  5. Cliquez sur OK pour ouvrir l'application.

  6. Créez l'objet que vous souhaitez incorporer.

  7. Cliquez sur le menu Fichier de l'application, puis cliquez sur Quitter.

    Cette étape peut différer en fonction de l'application.

  8. Si nécessaire, terminez de préparer l'élément, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Si les destinataires ouvrent cet objet et le modifient, ils doivent l'enregistrer sous un nouveau nom. Dans le cas contraire, lorsqu'ils essaient de fermer le message électronique, une erreur leur est renvoyée.

Si vous avez copié un objet OLE dans le Presse-papiers, vous pouvez l'incorporer dans un élément ouvert via la commande Collage spécial du menu Éditer.

3.1.6 Ajout d'une signature ou d'une vCard

Utilisez Signature pour insérer une signature ou vos références à la fin des éléments que vous envoyez. Vous pouvez, par exemple, demander à GroupWise d'ajouter automatiquement votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique au bas de chacun des éléments que vous envoyez.

Si vous disposez de plusieurs comptes, dont des comptes POP3 ou IMAP4 ou des comptes de groupes de discussion NNTP, vous pouvez créer une signature différente pour chaque compte. Vous pouvez également créer plusieurs signatures pour le même compte.

Les signatures sont créées au format HTML, ce qui permet d'y ajouter des éléments graphiques et de mise en forme. Lorsque vous envoyez un message texte, la signature HTML est convertie au format texte.

Vous avez également la possibilité de donner à GroupWise l'instruction d'ajouter automatiquement une carte de visite électronique (vCard) à la fin de vos messages.

Création d'une signature

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Signature.

  3. Sélectionnez Signature, puis cliquez sur Nouvelle.

  4. Saisissez le nom de la signature, puis cliquez sur OK.

  5. Créez votre signature dans l'éditeur HTML fourni.

  6. Spécifiez si vous souhaitez qu'elle devienne votre signature par défaut.

  7. Indiquez si le programme doit vous demander d'ajouter une signature chaque fois que vous envoyez un élément.

  8. Cliquez sur OK.

Configuration d'une vCard

Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par l'Internet Mail Consortium. Un fichier vCard possède l'extension .vcf et peut être ajouté à vos messages électroniques sortants. Vous pouvez utiliser des logiciels d'éditeurs tiers pour créer des vCards qui peuvent comporter du texte, des images et du son. Lorsque vous générez votre vCard avec GroupWise, celui-ci utilise les informations des champs de votre carnet d'adresses.

  1. Linux : cliquez sur Outils > Options.

    Mac : cliquez sur GroupWise > Préférences.

  2. Cliquez sur Environnement > Signature.

  3. Sélectionnez Carte de visite électronique (vCard) pour ajouter automatiquement une vCard à chaque e-mail que vous envoyez.

  4. Sélectionnez la source des informations de la vCard.

    Générer depuis le carnet d'adresses système : composez une vCard en fonction de vos informations personnelles dans le carnet d'adresses GroupWise.

    Sélectionner dans le carnet d'adresses personnel : permet de sélectionner n'importe quel utilisateur d'un carnet d'adresses personnel et de créer une vCard à partir de ses informations personnelles. Cela est pratique lorsque vous envoyez un e-mail pour le compte d'autres utilisateurs.

    Sélectionner un fichier vCard : permet de sélectionner un fichier de vCard personnalisé .vcf fourni par une société tierce.

  5. Indiquez si le programme doit vous demander d'ajouter une vCard chaque fois que vous envoyez un élément.

  6. Cliquez sur OK.

Ajout d'une signature ou d'une vCard à un message électronique

Si vous avez sélectionné Message avant ajout, le programme vous demande s'il doit ajouter une signature ou une vCard lors à chaque message électronique envoyé. Si vous avez sélectionné Ajout automatique, votre signature par défaut est ajoutée automatiquement à tous vos messages électroniques. Si vous avez configuré une vCard, celle-ci l'est également. Le message électronique peut comporter une signature et une vCard.

Présentation des signatures globales

Outre les signatures personnelles, votre administrateur système peut créer une signature globale utilisable par tout le monde sur les messages Internet externes. Si tel le cas, elle est automatiquement ajoutée à tous les éléments envoyés. Si une signature globale est disponible mais pas requise, elle est ajoutée à votre signature si vous utilisez déjà une signature personnelle. Si vous ne possédez pas de signature personnelle, la signature globale n'est ajoutée que si elle est requise. Lorsque vous renvoyez un élément, la signature globale n'est pas ajoutée automatiquement au message.

3.1.7 Routage des message vers plusieurs destinataires consécutivement

Utilisez Bordereau de routage pour envoyer un message électronique ou une tâche successivement à plusieurs utilisateurs. Vous pouvez déterminer l'ordre suivant lequel les messages seront envoyés. Lorsqu'un destinataire marque un élément routé comme étant effectué, cet élément est envoyé au destinataire suivant.

Si l'élément routé comporte des pièces jointes, chaque destinataire peut les afficher et y ajouter des commentaires. Lorsqu'un destinataire ajoute des commentaires à une pièce jointe, ces commentaires sont visibles par tous les destinataires suivants. Le destinataire final verra tous les commentaires qui auront été ajoutés.

Vous pouvez effectuer le suivi de l'état d'un élément routé que vous avez envoyé en vérifiant ses propriétés. Lorsque vous envoyez un élément routé à une adresse externe, il est automatiquement marqué comme étant effectué (car le destinataire externe ne pourra pas le faire) et envoyé au destinataire suivant.

Pour éviter qu'un mandataire ne marque les éléments routés comme étant effectués, vous pouvez faire en sorte qu'un mot de passe soit requis pour cette opération.

Ce chapitre comprend les sections suivantes :

Création d'un message routé

  1. Ouvrez un message électronique ou une tâche.

  2. Cliquez sur Opérations > Bordereau de routage.

  3. Dans le champ Itinéraire, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez cette opération pour chaque destinataire.

    ou

    Cliquez sur Adresse dans la barre d'outils pour sélectionner les noms d'utilisateurs dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses.

    Vous pouvez également désigner des groupes personnels comme destinataires d'un élément routé. Lorsque vous utilisez la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses, le groupe se développe pour afficher ses membres, afin de permettre de spécifier l'ordre de routage des différents utilisateurs.

  4. Saisissez l'objet et le contenu du message.

  5. Pour éviter qu'un mandataire ne marque les éléments routés comme étant effectués, vous pouvez faire en sorte que le mot de passe GroupWise du destinataire soit requis pour cette opération. Cliquez sur l'onglet Options d'envoi, sur Sécurité, puis sélectionnez Mot de passe requis pour marquer l'élément routé Effectué.

  6. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Adressage d'un élément routé avec un carnet d'adresses

  1. Dans un message électronique ou une tâche, cliquez sur Adresse dans la barre d'outils.

  2. Cochez la case Bordereau de routage.

  3. Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur les noms dans l'ordre dans lequel vous voulez router l'élément, puis cliquez sur Itinéraire.

    ou

    Double-cliquez sur les noms dans l'ordre dans lequel vous voulez router l'élément.

    Utilisez la fonction Glisser-déplacer pour modifier l'ordre des noms dans la liste d'adresses.

  4. Cliquez sur OK.

Demande de mot de passe avant de marquer un élément routé Effectué

Pour exiger un mot de passe pour tous les éléments routés que vous créez :

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Sélectionnez Mot de passe requis pour marquer l'élément routé Effectué.

  4. Cliquez sur OK.

Pour plus d'informations sur les mots de passe GroupWise, reportez-vous à la Section 1.2, Attribution d'un mot de passe à votre Boîte aux lettres.

Marquage d'un élément routé comme étant effectué

  1. Une fois que vous avez exécuté les assignations ou les instructions contenues dans l'élément routé, ouvrez-le.

  2. Pour afficher et modifier la pièce jointe d'un élément routé, ouvrez-la dans l'application qui lui est associée, effectuez les modifications, puis enregistrez le fichier.

    Le fichier est enregistré dans le répertoire des fichiers temporaires de votre ordinateur. Ne modifiez pas le chemin, sinon vos modifications ne sont pas prises en compte lorsque l'élément routé est envoyé au destinataire suivant. Fermez l'application.

    IMPORTANT :pour pouvoir modifier les pièces jointes d'un élément routé, vous devez disposer du GroupWise 5.5 Enhancement Pack ou d'une version ultérieure.

  3. Dans l'élément, sélectionnez Opérations > Marquer Effectué, puis cliquez sur OK.

    Vous pouvez également cocher la case Effectué dans l'en-tête de l'élément.

  4. Si l'expéditeur a requis un mot de passe pour marquer l'élément comme étant effectué, saisissez votre mot de passe GroupWise, puis cliquez sur OK.

    L'élément est envoyé au destinataire suivant.

  5. Cliquez sur Fermer.

3.1.8 Envoi de messages sécurisés S/MIME

GroupWise fonctionne avec le logiciel de sécurité que vous avez installé pour pouvoir envoyer des éléments sécurisés.

Présentation des concepts de message sécurisé

Les fonctions de sécurité décrites dans cette section sont disponibles uniquement si vous avez installé l'un des fournisseurs de sécurité suivants :

  • Entrust version 4.0 ou supérieure : vous devez installer un client Entrust* que vous vous serez procuré auprès d'Entrust Technologies Inc. Vous devez également disposer d'un certificat de sécurité Entrust fourni par votre administrateur.

  • Microsoft Base Cryptographic Provider version 1.0 ou supérieure : dans Windows XP ou ultérieur, il est installé par défaut. Vous devez également obtenir un certificat de sécurité auprès d'une autorité de certification indépendante.

  • Microsoft Enhanced Cryptographic Provider version 1.0 ou supérieure : dans Windows XP ou ultérieur, il est installé par défaut.

Ajout de sécurité

Vous pouvez ajouter des fonctionnalités de sécurité aux éléments que vous envoyez en y apposant une signature numérique et/ou en les codant. Lorsque vous apposez une signature numérique à un élément, le destinataire peut vérifier qu'il n'a pas été modifié en route et que vous en êtes bien l'expéditeur. Le codage d'un élément permet de vous assurer que seul le destinataire concerné peut le lire.

Lorsque vous signez ou codez des éléments à l'aide de GroupWise, les destinataires peuvent les lire à l'aide de n'importe quel autre système de messagerie qui utilise la technologie S/MIME.

Présentation des certificats de sécurité

Un certificat de sécurité est un fichier qui identifie un individu ou une organisation. Pour pouvoir envoyer des éléments sécurisés, vous devez obtenir un certificat de sécurité. Si vous utilisez Entrust, vous devez utiliser un certificat Entrust. Si vous utilisez un fournisseur de sécurité Microsoft, utilisez votre navigateur Web pour obtenir un certificat d'une autorité de certification indépendante. Reportez-vous à la page Web des certificats numériques de GroupWise pour obtenir la liste des autorités de certification et des instructions détaillées permettant d'obtenir un certificat.

Vous pouvez également utiliser les services Annuaire LDAP pour rechercher un certificat de sécurité.

Votre certificat de sécurité permet d'apposer une signature numérique aux éléments que vous envoyez. Les certificats de sécurité publics d'autres utilisateurs permettent de vérifier les éléments auxquels ils ont apposé une signature numérique et qu'ils vous ont envoyés.

Pour coder un élément et permettre au destinataire de le décoder, vous devez déjà avoir reçu le certificat de sécurité public de ce destinataire. Un élément de ce certificat de sécurité, appelé clé publique, est utilisé pour coder l'élément. Lorsque le destinataire ouvre l'élément codé, ce dernier est décodé à l'aide d'un autre élément du certificat de sécurité, appelé clé privée.

Le certificat de sécurité public d'un utilisateur peut être obtenu de l'une des manières suivantes :

  • L'utilisateur peut vous envoyer un élément auquel il a apposé une signature numérique. Lorsque vous l'ouvrez, vous êtes invité à ajouter le certificat de sécurité et à l'approuver.

  • L'utilisateur peut exporter son certificat de sécurité public, l'enregistrer sur une disquette et vous l'envoyer. Vous devez alors importer le certificat public.

Réception d'un élément sécurisé

Les éléments sécurisés sont marqués, dans votre liste d'éléments, à l'aide des icônes suivantes :

Icône

Description

Élément signé

Élément codé

Élément signé et codé
Utilisation de fournisseurs de services de sécurité

Suivant le logiciel de sécurité que vous avez installé, vous pouvez sélectionner différents fournisseurs de services de sécurité pour les éléments que vous envoyez. Par exemple, en raison de la méthode de codage adoptée par votre organisation, il se peut que l'utilisation d'un fournisseur de services de sécurité donné soit requise pour les éléments de travail, alors que vous souhaiteriez recourir à un fournisseur différent pour l'envoi de vos éléments personnels. Les options de sécurité disponibles varient en fonction du fournisseur de services de sécurité que vous sélectionnez.

Pour plus d'informations, reportez-vous à Sélection d'un fournisseur de services de sécurité.

Informations avancées

GroupWise est compatible avec la spécification S/MIME version 2 et 3. Les fournisseurs de services de sécurité pris en charge par GroupWise possèdent des algorithmes de codage courants tels que RC2 et RC4. Lors de la signature numérique d'un élément, GroupWise hache l'élément en un message digest à l'aide d'un algorithme de hachage standard, SHA-1. Ce message est distribué avec l'élément envoyé.

Pour plus d'informations, reportez-vous à Sélection d'un fournisseur de services de sécurité.

Signature numérique ou codage d'un message

Pour coder un élément et permettre au destinataire de le décoder, vous devez avoir reçu le certificat de sécurité public de ce destinataire.

  1. Vérifiez que vous disposez d'un certificat de sécurité et que vous avez sélectionné le fournisseur de services de sécurité que vous souhaitez utiliser dans Options d'accès.

  2. Ouvrez la vue d'un élément.

  3. Cliquez sur le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.

  4. Cliquez sur pour signer l'élément de façon numérique.

  5. Cliquez sur pour coder l'élément.

  6. Saisissez l'objet et le contenu du message.

  7. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

    Si vous recevez un message indiquant que le certificat du destinataire est introuvable lorsque vous tentez d'envoyer l'élément, l'une des possibilités ci-dessous est vraie : 1) Vous tentez de coder un élément pour un destinataire sans avoir son certificat public, 2) L'adresse électronique du certificat public ne correspond pas à celle du destinataire, ou 3) Il n'y a pas d'adresse électronique dans le certificat public du destinataire et l'adresse électronique de ce dernier ne peut pas être vérifiée.

    Dans le cas 1), vous devez obtenir le certificat de sécurité public du destinataire. Dans le cas 2) ou 3), cliquez sur Trouver le certificat pour localiser le certificat du destinataire.

Signature numérique ou codage de tous les messages

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Sélectionnez Apposer une signature numérique ou Coder pour les destinataires.

  4. Cliquez sur Options avancées, puis sélectionnez l'option de votre choix. Cliquez sur , puis sur une option pour obtenir plus d'informations sur chaque option.

  5. Cliquez deux fois sur OK, puis sur Fermer.

Obtention d'un certificat de sécurité d'une autorité de certification

Si vous utilisez Entrust, vous devez obtenir un certificat Entrust de votre administrateur système. Ces instructions s'appliquent aux autres fournisseurs de sécurité.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Certificats.

  3. Cliquez sur Obtenir le certificat.

    Votre navigateur Web démarre et affiche la page Web Novell® GroupWise qui contient la liste des autorités de certification. Il ne s'agit que d'une liste partielle, GroupWise prenant en charge un grand nombre d'autorités de certification.

  4. Sélectionnez l'autorité de certification que vous souhaitez utiliser, puis suivez les instructions du site Web.

  5. Si vous avez utilisé Internet Explorer pour obtenir le certificat, ce dernier est disponible dans GroupWise. Si vous avez utilisé Netscape* pour obtenir le certificat, vous devez exporter ou sauvegarder ce certificat à partir de Netscape (pour afficher comment procéder, reportez-vous à la documentation Netscape), puis l'importer dans GroupWise. Pour plus d'informations, reportez-vous à Importation ou exportation de certificats de sécurité.

  6. Dans GroupWise, cliquez sur Outils > Options, double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  7. Sélectionnez Microsoft Base Cryptographic Provider ou Microsoft Enhanced Cryptographic Provider > dans la liste déroulante Nom sous Sélectionner un fournisseur de service de sécurité.

    Sélectionnez un fournisseur de service de sécurité adapté au niveau de codage du certificat que vous utilisez. Le niveau de codage d'un certificat dépend du niveau de codage du navigateur utilisé pour l'obtenir. Par exemple, si vous êtes équipé d'un navigateur Internet Explorer avec codage à 128 bits, le niveau de codage est élevé et vous ne pouvez utiliser que Microsoft Enhanced Cryptographic Provider.

  8. Cliquez sur OK.

  9. Double-cliquez sur Certificats et cliquez sur le certificat à utiliser, puis sur Définir par défaut.

  10. Cliquez sur OK, puis sur Fermer.

Sélection d'un fournisseur de services de sécurité

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Sélectionnez un fournisseur de services de sécurité dans la liste déroulante Nom.

  4. Cliquez sur OK, puis sur Fermer.

Le fournisseur de services de sécurité sélectionné est pris en compte lorsque vous vous y connectez (si la connexion est requise). Les options et les méthodes de codage disponibles varient en fonction du fournisseur de services de sécurité que vous avez sélectionné.

La fonction de sélection des options d'un fournisseur de services de sécurité d'un élément est désactivée. Vous devez procéder à l'opération depuis la fenêtre principale.

Sélection d'un certificat de sécurité pour la signature numérique des éléments

Si vous utilisez Entrust, un seul certificat de sécurité est disponible. Ces instructions s'appliquent aux autres fournisseurs de sécurité.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Certificats.

  3. Cliquez sur le nom du certificat.

  4. Cliquez sur Définir par défaut.

  5. Cliquez sur OK, puis sur Fermer.

Recherche de certificats de codage du destinataire à l'aide de LDAP

Pour pouvoir rechercher des certificats de sécurité à l'aide d'un service Annuaire LDAP, vous devez auparavant ajouter ce service Annuaire à votre carnet d'adresses GroupWise. Pour plus d'informations, reportez-vous à Ajout d'un service Annuaire à un carnet d'adresses.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Sécurité.

  2. Cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Cliquez sur Options avancées.

  4. Sélectionnez Rechercher les certificats de codage du destinataire dans l'annuaire LDAP par défaut défini dans le carnet d'adresses LDAP.

  5. Cliquez deux fois sur OK, puis sur Fermer.

Sélection de la méthode utilisée pour coder les éléments

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Sécurité, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  3. Cliquez sur Options avancées.

    Utiliser l'algorithme de codage favori du destinataire si disponible : GroupWise tente d'utiliser l'algorithme de codage préféré du destinataire si celui-ci est disponible.

    Rechercher les certificats de codage du destinataire dans l'annuaire LDAP par défaut défini dans le carnet d'adresses LDAP : à l'aide du carnet d'adresses LDAP défini, GroupWise tente de rechercher les certificats de codage du destinataire.

    Algorithme de codage par défaut : dans la zone Élément codé, vous pouvez faire défiler les listes déroulantes d'algorithmes de codage qui contiennent tous les algorithmes de codage pris en charge par la version du navigateur Web installé sur le poste de travail sur lequel vous exécutez le client GroupWise. Par exemple, une liste peut répertorier les méthodes de codage suivantes :

    • 3DES (168 bits)

    • DES (56 bits)

    • RC2 (128 bits)

    • RC2 (40 bits)

    • RC2 (56 bits)

    • RC2 (64 bits)

    • RC4 (128 bits)

    Diffuser mon algorithme de codage préféré dans l'élément signé en tant que : lors de l'envoi d'un élément codé, vous pouvez indiquer l'algorithme de codage préféré à utiliser.

    Envoyer la partie de message au format texte clair : envoie le message en texte clair ; sinon, il est envoyé sous la forme d'un message codé PKCS7.

    Inclure les certificats de mon autorité de certification : le certificat de votre autorité de certification est incluse dans message que vous envoyez.

    Vérifier si l'élément de sécurité entrant/sortant contient des certificats révoqués : compare l'élément de sécurité entrant/sortant à la liste de révocation du certificat.

    Avertir si le serveur de révocation est hors ligne : vous recevez un avertissement si le serveur de révocation est hors ligne lorsque GroupWise effectue la vérification.

    Avertir si les certificats ne contiennent pas d'informations de révocation : vous recevez un avertissement si le certificat ne contient pas d'informations de révocation.

    Ne pas vérifier la conformité des certificats avec S/MIME : la conformité du certificat avec S/MIME n'est pas vérifiée.

    Vérifier la conformité des certificats avec S/MIME version 2 : la conformité du certificat avec la norme S/MIME version 2 est vérifiée.

    Vérifier la conformité des certificats avec S/MIME version 3 : la conformité du certificat avec la norme S/MIME version 3 est vérifiée.

  4. Effectuez vos sélections dans la zone de groupe Élément codé.

  5. Cliquez deux fois sur OK, puis sur Fermer.

Les méthodes de codage disponibles varient en fonction du fournisseur de services de sécurité que vous avez sélectionné.

Contrôle permettant de savoir si la signature numérique d'un élément a été vérifiée

  1. Ouvrez un élément que vous avez reçu auquel une signature numérique a été apposée.

  2. Cliquez sur Fichier > Propriétés de sécurité.

  3. Cliquez sur les onglets pour afficher des informations sur le certificat de sécurité qui a été utilisé.

La signature numérique est vérifiée lorsque vous ouvrez l'élément. En cas de problème concernant le certificat utilisé pour la signature numérique de l'élément, un avertissement ou un message d'erreur s'affiche immédiatement et la mention « Non approuvé » apparaît dans la barre d'état.

Si la signature numérique n'a pas été vérifiée, il se peut que le certificat de sécurité ne soit pas valide ou que le texte du message ait été modifié depuis que l'élément a été envoyé.

Affichage des certificats de sécurité reçus et modification de l'approbation

  1. Cliquez sur Contacts dans la liste complète des dossiers.

    Pour accéder à la liste complète des dossiers, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur Liste des dossiers complète.

    ou

    Ouvrez le carnet d'adresses.

  2. Double-cliquez sur un contact, puis cliquez sur l'onglet Certificat.

  3. Cliquez sur un certificat, puis sur Afficher les détails.

Si vous n'avez pas au départ approuvé le certificat de sécurité d'un destinataire et si vous souhaitez le faire, ouvrez un élément auquel ce destinataire a apposé une signature numérique, cliquez sur le certificat de sécurité, sur Modifier l'approbation, sur une option d'approbation, puis sur OK.

Si vous ne souhaitez plus approuver le certificat de sécurité d'un destinataire, cliquez sur le certificat de sécurité, sur Retirer, puis sur Oui.

Lorsque vous supprimez le certificat de sécurité d'un destinataire de la liste, il est supprimé de votre base de données de certificats. Si par la suite vous recevez un élément qui utilise ce certificat de sécurité, il sera considéré comme inconnu.

Affichage de vos propres certificats de sécurité

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Certificats.

  3. Cliquez sur un certificat, puis sur Afficher les détails.

Si vous disposez de plusieurs certificats de sécurité, le certificat par défaut est indiqué par une coche. Pour modifier de certificat par défaut, cliquez sur un certificat, puis sur Définir par défaut.

Pour modifier le nom de votre certificat de sécurité, cliquez sur Éditer les propriétés, puis modifiez le texte dans le champ Nom du certificat. La modification de nom est répercutée dans la liste et n'est pas stockée dans le certificat réel. (Cette fonctionnalité n'est pas disponible lorsque vous utilisez Entrust.)

Importation ou exportation de certificats de sécurité

Lorsque vous exportez votre certificat de sécurité avec la clé privée vers un fichier, un mot de passe est requis pour protéger le fichier. Vous pouvez utiliser le fichier exporté comme copie de sauvegarde ou importer le fichier sur un autre poste de travail. Si un autre utilisateur obtient le fichier ainsi que le mot de passe qui lui est associé, il pourra apposer, en votre nom, une signature numérique aux éléments et lire les éléments codés que vous recevez.

Lorsque vous exportez votre certificat public, vous pouvez l'envoyer à un autre utilisateur. Ce dernier peut alors importer votre certificat public et pourra vous envoyer des éléments codés.

  1. Cliquez sur Outils > Options.

  2. Double-cliquez sur Certificats.

  3. Cliquez sur Importer ou Exporter.

    ou

    Cliquez sur Certificats des autorités de certification, puis sur Importer ou Exporter.

  4. Saisissez un nom de fichier, chemin d'accès compris.

    Vous pouvez également cliquer sur Parcourir pour rechercher le fichier de certificat, sur le nom du fichier, puis sur Enregistrer ou sur Ouvrir.

  5. Si nécessaire, saisissez le mot de passe associé à votre certificat.

  6. Cliquez sur OK.

3.1.9 Enregistrement des messages électroniques non terminés

Présentation de l'enregistrement automatique

Lorsque vous composez un nouveau message dans GroupWise, les éléments sont enregistrés automatiquement. Cela évite de perdre les messages que vous créez si GroupWise se ferme par accident. Lorsque GroupWise redémarre, vous avez la possibilité de récupérer ces messages pour terminer de les composer.

Lorsque vous composez un nouveau message dans GroupWise, par défaut celui-ci est automatiquement enregistré sur disque toutes les trente secondes. Le message est enregistré au format MIME dans c:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Novell\GroupWise\GWItemSave.eml. Les noms de fichier sont numérotés lorsque vous composez plusieurs messages simultanément. Lorsque vous enregistrez votre message dans votre dossier Travail en cours ou lorsque vous fermez l'élément, le message enregistré automatiquement est supprimé.

Au démarrage de GroupWise, si des messages enregistrés automatiquement sont présents dans c:\Documents and Settings\user\Local Settings\Application Data\Novell\GroupWise, la fenêtre suivante s'affiche :

Les options suivantes permettent de gérer les messages enregistrés automatiquement :

Récupérer tous les messages enregistrés dans GroupWise : récupère les messages enregistrés automatiquement dans GroupWise afin que vous puissiez terminer plus tard de composer les messages.

Supprimer tous les messages enregistrés : supprime du disque les messages enregistrés automatiquement. Les informations qu'ils contiennent sont supprimées définitivement.

me redemander au prochain démarrage de GroupWise : conserve les messages enregistrés sur le disque mais ne les récupère pas dans GroupWise. Lors du prochain démarrage de GroupWise, la même fenêtre réapparaît.

Activation ou désactivation de l'enregistrement automatique

Par défaut, la fonction d'enregistrement automatique est activée.

  1. Cliquez sur Outils > Options, puis double-cliquez sur Environnement.

  2. Cliquez sur l'onglet Général, puis sélectionnez Désactiver l'enregistrement automatique pour désactiver l'enregistrement automatique.

    ou

    Désélectionnez Désactiver l'enregistrement automatique pour activer l'enregistrement automatique.

  3. Cliquez sur OK.

Enregistrement d'un message électronique non terminé

  1. Dans un élément ouvert, cliquez sur Fichier > Enregistrer le brouillon.

  2. Cliquez sur le dossier dans lequel vous voulez enregistrer l'élément, puis cliquez sur OK.

Le brouillon du message est placé dans le dossier choisi à l'étape 2. Le dossier Travail en cours est le dossier de stockage par défaut des messages non terminés .

3.1.10 Sélection des options d'envoi

Modification de la priorité des messages électroniques envoyés

  1. Pour modifier la priorité d'un élément, ouvrez-le, puis cliquez sur Options d'envoi > Général.

    ou

    Pour modifier la priorité de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils > Options > Envoyer > Options d'envoi.

  2. Sélectionnez Priorité élevée, Priorité normale ou Priorité faible.

    Dans la boîte aux lettres, la petite icône qui figure à côté d'un élément est de couleur rouge si la priorité est élevée, blanche si la priorité est normale et grise si la priorité est faible.

  3. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

Masquage de l'objet d'un message que vous envoyez

Pour les informations sensibles, vous pouvez masquer la ligne de l'objet. L'objet n'est visible que lorsque le destinataire ouvre l'élément.

  1. Pour masquer l'objet d'un élément, ouvrez-en une vue, puis cliquez sur Options d'envoi > Sécurité.

    ou

    Pour masquer l'objet de tous les éléments à envoyer, cliquez sur Outils > Options > Envoyer > Sécurité.

  2. Sélectionnez Masquer l'objet.

  3. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

Distribution différée d'un élément

  1. Pour différer la distribution d'un élément, ouvrez-en une vue, puis cliquez sur Options d'envoi > Général.

    ou

    Pour différer la livraison de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils > Options > Envoyer > Options d'envoi.

  2. Cliquez sur Retarder l'envoi.

  3. Dans la zone de texte, précisez le nombre de jours qui doivent s'écouler avant l'envoi de l'élément.

    ou

    Sélectionnez une date et une heure dans Jusqu'au.

  4. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

Définition d'une date d'expiration pour le message électronique que vous envoyez

Si vous définissez une date d'expiration pour un message électronique ou un message téléphonique que vous envoyez à un autre utilisateur GroupWise, le retrait de ce message de sa boîte aux lettres GroupWise est prévu lorsqu'il expire.

  1. Pour définir une date d'expiration pour un message électronique ou un message téléphonique que vous envoyez à des utilisateurs GroupWise, ouvrez un élément, puis cliquez sur l'onglet Options d'envoi > Général.

    ou

    Pour fixer la date d'expiration de tous les messages électroniques et téléphoniques que vous envoyez aux utilisateurs GroupWise, cliquez sur Outils > Options > Envoyer > Options d'envoi

  2. Sélectionnez Date d'expiration.

  3. Indiquez la durée pendant laquelle vous souhaitez que le message reste dans la boîte aux lettres du destinataire.

  4. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

Modification du paramètre de sécurité (Classification) pour tous les éléments envoyés

La classification est un niveau de sécurité qui permet au destinataire de savoir si l'élément est confidentiel, top secret, etc. Cette information apparaît en haut de l'élément. La classification ne fournit ni codage ni sécurité supplémentaire. Elle a pour but d'avertir le destinataire du caractère relativement sensible du message.

  1. Dans la fenêtre principale, cliquez sur Outils > Options.

  2. Cliquez sur Envoyer > Options d'envoi.

  3. Sélectionnez un niveau de sécurité dans la liste déroulante Classification.

    • Normal

    • Propriétaire

    • Confidentiel

    • Secret

    • Top Secret

    • Strictement confidentiel

  4. Cliquez sur OK.

Changement du codage MIME des messages électroniques envoyés

Un grand nombre de langues nécessitent des jeux de caractères différents pour afficher correctement certains caractères. GroupWise permet de modifier le codage des éléments que vous envoyez. Cette opération s'avère souvent nécessaire pour que le destinataire puisse les afficher correctement.

  1. Pour modifier le codage MIME d'un élément, ouvrez-en une vue et cliquez sur Options d'envoi > Général.

    ou

    Pour modifier le codage MIME de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur Outils > Options > Envoyer > Options d'envoi.

  2. Sélectionnez votre codage MIME dans la liste déroulante Codage MIME.

  3. Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.

    ou

    Cliquez sur OK, puis sur Fermer pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.

3.1.11 Publication d'une note de discussion

Une note de discussion est un message publié uniquement dans votre boîte aux lettres. Les notes de discussion constituent un moyen de créer des notes personnelles.

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Discussion/Note.

  2. Saisissez l'objet du message.

  3. Saisissez le message.

  4. Cliquez sur Joindre un fichier dans la barre d'outils pour inclure une pièce jointe.

  5. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

3.1.12 Envoi de messages téléphoniques

Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour informer d'autres utilisateurs GroupWise des appels qu'ils ont reçus pendant qu'ils étaient absents de leur bureau ou indisponibles. Les messages téléphoniques sont stockés dans la Boîte aux lettres du destinataire. Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d'un message téléphonique.

Vous pouvez transformer les messages téléphoniques que vous recevez en tâches, en notes ou en toute autre vue d'élément publié. De cette manière, vous pouvez garder un enregistrement de la conversation à la date où elle a eu lieu (note) ou créer un élément à traiter ultérieurement (tâche). Reportez-vous à Changement du type d'élément du message électronique.

  1. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Message téléphonique.

    Dans la barre d'outils, vous pouvez insérer un bouton Nouveau message téléphonique. Reportez-vous à Personnalisation de la barre d'outils principale.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Saisissez le nom, la société et le numéro de téléphone de la personne qui a téléphoné.

  4. Sélectionnez les cases à cocher qui s'appliquent à ce message téléphonique.

  5. Saisissez le message dans le champ correspondant.

  6. Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur , puis sur un nom.

  7. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.