4.3 Envoi d'éléments d'Agenda

4.3.1 Présentation des icônes d'éléments de l'Agenda

Les icônes affichées dans votre agenda fournissent des informations supplémentaires sur les éléments. Pour plus d'informations, reportez-vous à Section 1.8, Identification des icônes qui apparaissent en regard des éléments.

4.3.2 Planification des rendez-vous

Utilisez les rendez-vous pour planifier les plages horaires d'une date spécifique ou de plusieurs dates.

Vous pouvez utiliser la fonction Plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle tous les utilisateurs et toutes les ressources que vous voulez réunir pour un rendez-vous sont disponibles.

Lorsque vous planifiez un rendez-vous et vous y incluez comme participant, GroupWise accepte automatiquement ce rendez-vous pour vous.

Planification d'un rendez-vous pour vous-même

Si vous n'êtes pas disponible pour des réunions, planifiez un rendez-vous pendant les heures concernées. Lorsqu'un autre utilisateur vous convie à un rendez-vous, une recherche des plages disponibles lui permet de se rendre compte que vous n'êtes pas disponible au moment prévu, mais il peut toujours fixer un créneau horaire qui chevauche votre rendez-vous.

Les rendez-vous publiés sont placés dans votre Agenda à la date que vous spécifiez. Aucune n'est stockée dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur. De même, tous les rendez-vous publiés sont enregistrés dans votre Agenda GroupWise. Pour les déplacer vers un agenda personnel, faites-les glisser et déposez-les dans l'agenda personnel après les avoir créés.

  1. Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche en regard de Nouveau, puis cliquez sur Rendez-vous publié.

    ou

    Dans votre Agenda, sélectionnez une date, puis cliquez sur une heure de cette journée.

    Vue Rendez-vous publié

  2. (facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous.

  3. Indiquez une date de début.

  4. Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

  5. Indiquez le type de rendez-vous souhaité dans le menu déroulant Afficher comme étant. Les rendez-vous peuvent s'afficher comme étant Occupé, Libre, Absent ou Possible.

  6. (facultatif) Saisissez un message.

  7. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Planification d'un rendez-vous pour plusieurs personnes

  1. Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche en regard de Nouveau, puis cliquez sur Rendez-vous.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Indiquez des ID de ressource (par exemple, une salle de conférence) dans le champ Dest.. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs ou des ressources dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Carnet d'adresses, recherchez le nom de chaque utilisateur, sélectionnez chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. saisissez la description de l'emplacement dans le champ Emplacement.

  4. Indiquez une date de début.

  5. Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

  6. Indiquez le type de rendez-vous souhaité dans le menu déroulant Afficher comme étant. Les rendez-vous peuvent s'afficher comme étant Occupé, Libre, Absent ou Possible.

  7. Saisissez l'objet et le contenu du message.

    Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à Modification de la police dans la vue HTML.

    Vue Rendez-vous

  8. Pour vérifier que les personnes conviées au rendez-vous et que les ressources nécessaires sont disponibles, cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils pour rechercher les plages disponibles. Pour plus d'informations, reportez-vous à Vérification de la disponibilité.

    Cliquez sur l'onglet Options d'envoi pour spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer une priorité élevée au rendez-vous ou demander une réponse aux destinataires.

  9. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Vérification de la disponibilité

Utilisez la recherche de plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle toutes les personnes et les ressources que vous voulez réunir sont disponibles.

  1. Pour un rendez-vous que vous créez, spécifiez les noms d'utilisateurs et l'ID des ressources dans le champ Dest.

  2. Dans le champ Date de début, indiquez la première date à laquelle la réunion est susceptible d'avoir lieu.

  3. Précisez la durée de la réunion.

  4. Cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils.

    Le bas de la boîte de dialogue Rendez-vous affiche les heures disponibles.

  5. Cliquez sur l'une des heures suggérées pour sélectionner une plage de rendez-vous disponible, puis assurez-vous d'avoir indiquer l'heure de début correcte.

  6. Pour supprimer un utilisateur ou une ressource de la liste Dest. après avoir effectué la recherche, cliquez sur la liste, cliquez sur le nom d'utilisateur ou sur la ressource à supprimer, puis sur Supprimer.

    Cette procédure est utile si vous envisagez d'inclure plusieurs salles de conférence dans votre recherche de salles disponibles, puis d'éliminer celles que vous ne souhaitez pas retenir.

  7. Complétez le rendez-vous, puis envoyez-le.

Replanification d'un rendez-vous

Si vous souhaitez modifier les participants et les ressources d'un rendez-vous, replanifiez-le.

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

  2. Sélectionnez le rendez-vous à replanifier et ouvrez-le.

  3. Dans la fenêtre du rendez-vous, cliquez sur Réenvoyer dans la barre d'outils.

  4. Cochez la case en regard de Voulez-vous retirer l'élément original ? pour supprimer le rendez-vous d'origine.

  5. Effectuez les modifications, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Annulation d'un rendez-vous

Vous pouvez annuler un rendez-vous si vous l'avez planifié vous-même ou si vous possédez les droits de mandataire nécessaires pour accéder à la Boîte aux lettres de l'utilisateur l'ayant planifié.

  1. Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

  2. Sélectionnez le rendez-vous à annuler.

  3. Cliquez sur Supprimer de cette boîte aux lettres ou sur Supprimer de toutes les boîtes aux lettres.

4.3.3 Envoi de notes

Les notes sont semblables aux messages à ceci près qu'elles sont programmées pour un jour précis et s'affichent à la date correspondante dans l'agenda. Vous pouvez utiliser les notes pour signaler des absences, des vacances, les jours de paie, des anniversaires, etc.

Planification d'une note pour vous-même

Une note adressée à vous-même est appelée note publiée. Les notes publiées sont placées dans votre agenda à la date spécifiée. Aucune n'est stockée dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur.

  1. Dans la vue Jour de votre Agenda, saisissez le texte de la note dans le champ Ajouter une note de la section Notes.

ou

  1. Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche en regard de Nouveau, puis cliquez sur Note publiée.

  2. Sélectionnez une date.

  3. Saisissez l'objet et le texte de la note.

  4. Cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Pour accéder ultérieurement aux informations, ouvrez votre agenda et sélectionnez la date à laquelle les informations doivent apparaître. Double-cliquez sur la note dans la liste.

Planification d'une note pour d'autres utilisateurs

  1. Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche en regard de Nouveau, puis cliquez sur Note.

  2. Dans le champ Dest., saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs CC et CM.

    ou

    Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur Adresse, sélectionnez le nom de chaque utilisateur, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.

  3. Dans le champ Date de début, sélectionnez la date à laquelle cette note doit apparaître dans l'agenda des destinataires.

    Pour spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer une priorité élevée à la note ou demander une réponse aux destinataires, cliquez sur l'onglet Options d'envoi.

  4. (facultatif) Saisissez l'objet et le texte de la note.

  5. Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.