9.4 Création d'une règle

9.4.1 Création d'une règle de base

Les règles peuvent vous aider à trier vos messages, à informer les autres utilisateurs que vous êtes en congés ou à transférer vos messages vers un autre compte de message électronique.

  1. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

    Boîte de dialogue Nouvelle règle

  2. Saisissez un nom dans le champ Nom de la règle.

  3. Cliquez sur la liste locale Type d'activité, puis cliquez sur un événement pour déclencher la règle.

  4. Si vous avez choisi Nouvel élément, Démarrage, Quitter ou Activée par l'utilisateur, cliquez sur une ou plusieurs sources pour l'élément. Cliquez par exemple sur Reçu et sur Publié.

    ou

    Si vous avez choisi Élément classé, Ouvrir un dossier ou Fermer un Dossier, cliquez sur l'icône représentant un dossier, cliquez sur un dossier, puis sur OK pour afficher son nom.

  5. Dans la liste Types d'éléments, cliquez sur un ou plusieurs types d'éléments auxquels vous souhaitez que la règle s'applique.

    Si vous souhaitez restreindre davantage le nombre des éléments concernés par la règle, cliquez sur Définir les conditions, cliquez sur les options appropriées, puis sur OK. Pour plus d'informations, reportez-vous à Limitation des éléments affectés par une règle.

  6. Cliquez sur Ajouter une opération, puis cliquez sur l'opération que la règle doit accomplir.

    Certaines opérations (Placer dans un dossier et Répondre, par exemple) exigent que vous fournissiez des informations complémentaires.

  7. Cliquez sur Enregistrer.

Pour qu'une règle puisse fonctionner, elle doit être activée. Reportez-vous à Activation ou désactivation d'une règle.

9.4.2 Création d'une règle de congé ou Réponse automatique

  1. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

  2. Saisissez un nom dans le champ Nom de la règle, par exemple, Règle de congé.

  3. Cliquez sur la liste locale Type d'activité, puis sur Nouvel élément.

  4. En regard de État des éléments, sélectionnez Reçu. Vérifiez qu'aucun autre élément n'est sélectionné.

  5. Ne sélectionnez rien sous Types d'éléments.

  6. Utilisez Définir les conditions pour ajouter des informations à votre règle. Les exemples ci-dessous illustrent l'utilisation de l'option Définir les conditions.

    • Pour définir les dates d'effet de la règle : cliquez sur Définir les conditions, sur Distribué dans la première liste déroulante, sur En date du ou après le dans la seconde liste déroulante, puis dans le champ de date, sélectionnez la date de départ en congé. Sélectionnez la liste déroulante Fin, puis cliquez sur Et. Sur la nouvelle ligne, cliquez sur Distribué dans la première liste déroulante, sur En date du ou avant le dans la seconde liste déroulante. Dans le champ de date, sélectionnez la date de retour de congé, puis cliquez sur OK.

    • Si vous voulez être certain de répondre uniquement aux éléments qui vous ont été envoyés personnellement (et non à des serveurs de listes ou à des groupes de discussion) : sélectionnez Définir les critères de recherche. Si vous avez déjà spécifié des informations dans cette boîte de dialogue, cliquez sur la liste locale Fin, puis sur Et. Sur la nouvelle ligne, cliquez sur Destinataire dans la première liste déroulante, cliquez sur [ ] Contient dans la seconde liste déroulante, puis dans le champ suivant, saisissez votre nom tel qu'il s'affiche dans la zone Dest. des messages.

    • Si vous voulez être certain de ne répondre à aucun élément envoyé par vous-même (possible en raison des retards de distribution, des mandataires, etc.) : sélectionnez Définir les critères de recherche. Si vous avez déjà spécifié des informations dans cette boîte de dialogue, cliquez sur la liste locale Fin, puis sur Et. Sur la nouvelle ligne, cliquez sur Expéditeur dans la première liste déroulante, cliquez sur [x] Ne contient pas dans la seconde liste déroulante, dans le champ suivant saisissez votre nom tel qu'il s'affiche dans le champ De des messages, puis cliquez sur OK.

    • Si vous voulez répondre uniquement aux éléments internes : sélectionnez Définir les critères de recherche. Si vous avez déjà spécifié des informations dans cette boîte de dialogue, cliquez sur la liste locale Fin, puis sur Et. Sur la nouvelle ligne, cliquez sur Expéditeur dans la première liste déroulante, cliquez sur [x] Ne contient pas dans la seconde liste déroulante ; dans le champ suivant, saisissez *@*, puis cliquez sur OK.

  7. Sous Les opérations sont, cliquez sur Ajouter une opération, puis sur Répondre.

    La boîte de dialogue Répondre s'affiche avec l'option Répondre à l'expéditeur sélectionnée (vous ne pouvez pas utiliser Répondre à tous). Si vous souhaitez que votre réponse inclue le message initial de l'expéditeur, sélectionnez Inclure le message reçu de l'expéditeur. Cliquez sur OK.

  8. Saisissez un message, par exemple :

    Je serai absent de mon bureau du 3 au 10 septembre. Si vous avez besoin d'une assistance pendant cette période, merci de contacter Clara Micmar au poste 1234.

  9. Cliquez sur OK.

  10. Cliquez sur Enregistrer, vérifiez que la règle est cochée et donc activée, puis cliquez sur Fermer.

Pour les règles qui déclenchent une réponse (comme cette règle de congé), un enregistrement de toutes les personnes auxquelles une réponse a été envoyée est effectué. Assurez-vous que la réponse n'est pas envoyée deux fois à la même personne.

9.4.3 Création d'une règle permettant le transfert de messages vers un autre compte

  1. Cliquez sur Outils > Règles, puis sur Nouveau.

  2. Saisissez un nom dans le champ Nom de la règle, par exemple, Règle de transfert.

  3. Cliquez sur la liste locale Type d'activité, puis sur Nouvel élément.

  4. En regard de État des éléments, sélectionnez Reçu. Vérifiez qu'aucun autre élément n'est sélectionné.

  5. Sélectionnez Message sous Types d'éléments.

    Si vous souhaitez restreindre davantage le nombre des éléments concernés par la règle, cliquez sur Définir les conditions, cliquez sur les options appropriées, puis sur OK. Pour plus d'informations, reportez-vous à Limitation des éléments affectés par une règle.

  6. Cliquez sur Ajouter une opération, puis sur Transférer.

  7. Saisissez l'adresse vers laquelle vous souhaitez transférer les éléments dans le champ Dest.

  8. Saisissez l'objet à indiquer pour les éléments transférés, par exemple Trans. :.

  9. (Facultatif) Saisissez un message pour tous les éléments transférés.

  10. Cliquez sur OK.

  11. Cliquez sur Enregistrer, vérifiez que la règle est cochée et donc activée, puis cliquez sur Fermer.

9.4.4 Copie d'une règle pour créer une règle

  1. Cliquez sur Outils > Règles.

  2. Cliquez sur la règle que vous souhaitez copier, puis sur Copier.

  3. Saisissez le nom de la nouvelle règle.

  4. Effectuez les modifications.

  5. Cliquez sur Enregistrer, vérifiez que la règle est cochée et donc activée, puis cliquez sur Fermer.

9.4.5 Limitation des éléments affectés par une règle

Définir les conditions permet de limiter davantage les éléments affectés par une règle.

  1. Dans la boîte de dialogue Règles, cliquez sur Définir les critères de recherche.

  2. Cliquez sur la première liste déroulante, puis cliquez sur un champ.

    Pour savoir ce que les champs représentent, reportez-vous à Sélection des champs dans les recherches avancées et les règles.

  3. Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis sélectionnez un opérateur.

    Pour apprendre à utiliser les opérateurs, reportez-vous à Utilisation des opérateurs dans les recherches avancées et les règles.

  4. Saisissez les critères de la règle.

    ou

    Cliquez sur la liste déroulante si elle vous est proposée, puis cliquez sur des critères existants.

    Si vous saisissez un critère tel que le nom d'une personne ou un objet, vous pouvez inclure des caractères joker comme l'astérisque (*) ou le point d'interrogation (?). Le texte que vous saisissez ne respecte pas la casse.

    Pour en savoir plus sur les caractères joker et les paramètres, reportez-vous à la Section 7.3.4, Utilisation de caractères joker et de paramètres dans les recherches avancées et les règles.

  5. Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur Fin.

    ou

    Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis cliquez sur Et ou sur Ou pour restreindre davantage le nombre d'éléments auxquels s'applique la règle.