Lorsque vous envoyez un message électronique à partir de GroupWise, vous pouvez le faire au format texte ou HTML. Vous pouvez en outre joindre un fichier, ajouter une signature ou une vCard* au message et en vérifier l'orthographe avant de l'envoyer.
GroupWise propose par défaut la vue Composer HTML pour la composition d'éléments. La vue HTML offre un large éventail de polices, de tailles de caractère et de couleurs de caractère. Les options de mise en page concernent le style des paragraphes, l'indentation, les listes à puces ou numérotées, les liens hypertextes et les lignes horizontales. Il est également possible d'incorporer des images ou des images d'arrière-plan.
Si vous préférez utiliser un environnement de composition plus simple, optez pour la vue Composer Texte brut.
Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur > .
Cliquez sur
.Sous
, sélectionnez ou .(Facultatif) Sélectionnez la police et la taille de caractères à utiliser par défaut.
Cliquez sur
.INDICATION :vous pouvez modifier la vue de composition de l'élément en cours en cliquant sur
ou .Cliquez sur
dans la barre d'outils.Pour sélectionner une autre vue de message, cliquez sur la flèche vers le bas à côté de
.Dans le champ
, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.ou
Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur
, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur .Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs
et .CC (Copie carbone) : les destinataires en copie carbone (CC) reçoivent une copie de l'élément. Les informations contenues dans cet élément peuvent leur être utiles, sans toutefois les concerner directement ou relever de leur responsabilité. Tous les destinataires voient qu'une copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires en copie carbone.
CM (Copie masquée) : les destinataires en copie masquée (CM) reçoivent une copie de l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires en copie masquée. Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un destinataire choisit Répondre à tous pour envoyer une réponse à l'expéditeur, le destinataire de la copie masquée ne reçoit pas cette réponse.
Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur
, puis cliquez sur un nom.Saisissez l'objet du message.
Saisissez le message.
Vous pouvez spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, en cliquant sur l'onglet
.Cliquez sur
dans la barre d'outils pour inclure une pièce jointe.Cliquez sur
dans la barre d'outils.Les options de formatage à votre disposition lorsque vous composez un message dépendent de la vue Composer que vous avez sélectionnée. Les options décrites dans la présente section concernent les messages en cours de composition. Pour définir les options par défaut de tous les messages électroniques, reportez-vous à :
Les options de formatage sont facilement accessibles depuis la barre d'outils HTML.
Vous pouvez changer la police, la taille et la couleur. Vous pouvez également mettre en gras ou en italique et souligner. Vous pouvez enfin mettre le texte en retrait et insérer des liens hypertextes et des lignes horizontales.
Si le destinataire de l'élément utilise la vue Lire HTML, il pourra afficher le message électronique tel que vous l'avez mis en page. Il ne peut cependant pas modifier la police des éléments au format HTML. S'il utilise la vue Lire Texte brut, le formatage HTML n'est pas conservé. Il peut toutefois cliquer sur
pour afficher le message tel que vous l'avez mis en pageLes options de formatage sont facilement accessibles depuis la barre d'outils Texte brut.
Vous pouvez changer la police, la taille et la couleur. Vous pouvez également mettre en gras ou en italique et souligner. Vous ne pouvez cependant pas mettre le texte en retrait ni insérer des liens hypertextes et des lignes horizontales.
Il existe deux manières de contrôler l'orthographe des éléments que vous envoyez. Ces deux fonctions permettent de rechercher les mots mal orthographiés ou en double et les majuscules injustifiées dans les éléments que vous créez. Chacune d'entre elles présente des avantages dans différentes situations.
Quick Speller vérifie le texte pendant la frappe et souligne les mots mal orthographiés. Lorsque Quick Speller détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre ou de l'ignorer chaque fois qu'il apparaît dans ce message. Vous pouvez également ajouter le mot à une liste de mots personnelle.
Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur > .
Cliquez sur
> .Sélectionnez
puis cliquez sur .Désélectionnez cette option pour désactiver Quick Speller.
Dans le champ
ou :Linux : cliquez avec le bouton droit sur le mot mal orthographié.
Mac : Ctrl + clic sur le mot mal orthographié.
Sélectionnez la bonne orthographe.
ou
Cliquez sur
pour l'ignorer.ou
Cliquez sur
pour ajouter le mot à votre dictionnaire.Dans le champ
ou :Linux : cliquez avec le bouton droit sur le mot mal orthographié.
Mac : Ctrl + clic sur le mot mal orthographié.
Désélectionnez
.Pour réactiver Quick Speller, procédez comme suit :
Linux : cliquez avec le bouton droit dans le champ ou .
Mac : Ctrl + clic dans le champ ou .
Sélectionnez
.Vous devez exécuter la correction orthographique indépendamment de la composition des messages électroniques : vous pouvez la lancer manuellement, ou la configurer pour qu'elle s'exécute lorsque vous cliquez sur
. Lorsque le correcteur d'orthographe détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre, de le modifier manuellement ou de l'ignorer. Vous pouvez utiliser les options d'environnement pour configurer le correcteur d'orthographe de façon à ce qu'il vérifie automatiquement l'orthographe de vos messages avant leur envoi.Cliquez dans le champ
ou dans le champ .ou
Sélectionnez le texte à vérifier.
Cliquez sur
> .Pour spécifier un dictionnaire, sélectionnez-le dans la liste déroulante
.Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur une des options disponibles ou modifiez le mot manuellement.
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Remplacer : remplace un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur d'orthographe. Pour procéder au remplacement, double-cliquez sur le mot ou cliquez dessus, puis cliquez sur
. Pour apporter vos propres corrections, modifiez le mot dans la zone , puis cliquez sur .Remplacer tout : remplace toutes les occurrences d'un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur d'orthographe. Pour procéder au remplacement, double-cliquez sur le mot ou cliquez dessus, puis cliquez sur
. Pour apporter vos propres corrections, modifiez le mot dans la zone , puis cliquez sur .Ignorer : ignore le mot une fois. Le correcteur d'orthographe s'arrêtera dessus la prochaine fois qu'il le rencontrera.
Ignorer tout : ignore le mot chaque fois qu'il apparaît dans le document. Le correcteur d'orthographe l'ignore jusqu'à la fin de la vérification en cours.
Intégrer : ajoute le mot à la liste de mots personnelle en cours, dans laquelle sont stockés des mots supplémentaires, afin que le correcteur d'orthographe puisse le reconnaître lors des vérifications orthographiques suivantes.
Cliquez sur
une fois la correction orthographique terminée.Vous pouvez vérifier automatiquement l'orthographe des éléments chaque fois que vous cliquez sur
.Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur > .
Cliquez sur
.Sélectionnez
, puis cliquez sur .Cliquez dans le champ
ou dans le champ .ou
Sélectionnez le texte à vérifier.
Cliquez sur
> .Cliquez sur
.Les options disponibles sont les suivantes :
Ignorer la casse : ignore la casse des mots.
Ignorer les mots avec majuscules et minuscules : ignore les mots qui contiennent une majuscule en plus de leur initiale (tels que « LEs »).
Ignorer les mots contenant des chiffres : ignore les mots qui contiennent à la fois des lettres et des chiffres (tels que « 2ème »).
Ignorer les mots en double : ignore les mots en double (tels que « le le »).
Ignorer les mots ressemblant à une URL : ignore les mots qui ressemblent à des adresses URL.
Vérifier la ponctuation : recherche les erreurs de ponctuation dans les phrases.
Activer le remplacement automatique : remplace automatiquement les mots qui sont généralement mal orthographiés.
Activer les mots composés : vérifie l'orthographe des noms composés.
Activer les préfixes généraux : contrôle l'orthographe des préfixes.
Suggestions : utilisez ce paramètre pour indiquer si la rapidité doit être prioritaire sur la qualité, si les deux sont égales ou si la qualité doit être prioritaire sur la rapidité. Tous ces paramètres ont une incidence sur la longueur de la liste des suggestions.
Cliquez dans le champ
ou dans le champ .ou
Sélectionnez le texte à vérifier.
Cliquez sur
> .Dans le champ
sélectionnez la langue du correcteur d'orthographe à utiliser, puis cliquez sur .Utilisez la fonction
pour envoyer un ou plusieurs fichiers à d'autres utilisateurs. Vous pouvez joindre des fichiers qui existent sur votre disque dur, sur une disquette ou sur un lecteur réseau à l'élément que vous envoyez. Les destinataires peuvent ouvrir le fichier joint, l'enregistrer, l'afficher ou l'imprimer. Si vous modifiez le fichier joint après l'avoir envoyé, les destinataires ne voient pas les modifications.Si vous joignez un fichier protégé par un mot de passe, le destinataire ne peut pas ouvrir ou afficher la pièce jointe sans saisir le mot de passe.
Ouvrez un nouvel élément.
Complétez les champs
, et .Cliquez sur
> , puis sélectionnez le ou les fichier(s) à envoyer.Linux : cliquez sur .
Mac : cliquez sur .
Cliquez sur
dans la barre d'outils.Vous pouvez également joindre un fichier ou un élément en le faisant glisser dans la Fenêtre de pièces jointes.
Pour supprimer une pièce jointe avant d'envoyer l'élément, procédez comme suit :
Linux : cliquez avec le bouton droit sur la pièce jointe.
Mac : Ctrl + clic sur la pièce jointe.
Cliquez sur
.Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas supprimé du disque ni de l'unité réseau ; il est simplement retiré de la liste des pièces jointes.
Le déplacement ou la suppression d'un fichier sur un disque ou une unité réseau n'affecte aucunement un fichier que vous avez joint à un élément et envoyé.
Utilisez Signature pour insérer une signature ou vos références à la fin des éléments que vous envoyez. Vous pouvez, par exemple, demander à GroupWise d'ajouter automatiquement votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique au bas de chacun des éléments que vous envoyez.
Vous avez également la possibilité de donner à GroupWise l'instruction d'ajouter automatiquement une carte de visite électronique (vCard) à la fin de vos messages.
Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur > .
Cliquez sur
.Sélectionnez
.Saisissez le texte à placer à la fin des éléments envoyés.
Indiquez si le programme doit vous demander d'ajouter une signature chaque fois que vous envoyez un élément.
Cliquez sur
.Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par l'Internet Mail Consortium. Un fichier vCard possède l'extension .vcf et peut être ajouté à vos messages électroniques sortants. Vous pouvez utiliser des logiciels d'éditeurs tiers pour créer des vCards qui peuvent comporter du texte, des images et du son. Lorsque vous générez votre vCard avec GroupWise, celui-ci utilise les informations des champs de votre carnet d'adresses.
Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur > .
Cliquez sur
.Sélectionnez
Sélectionnez un fichier de vCard personnalisé .vcf fourni par une société tierce.
ou
Ne remplissez pas les champs pour composer une vCard qui utilisera vos informations personnelles présentes dans le carnet d'adresses GroupWise.
Indiquez si le programme doit vous demander d'ajouter une vCard chaque fois que vous envoyez un élément.
Cliquez sur
.Si vous avez sélectionné
, le programme vous demande s'il doit ajouter une signature ou une vCard lors à chaque message électronique envoyé. Si vous avez sélectionné , votre signature par défaut est ajoutée automatiquement à tous vos messages électroniques. Si vous avez configuré une vCard, celle-ci l'est également. Le message électronique peut comporter une signature et une vCard.Lorsque vous composez un nouveau message dans GroupWise, les éléments sont enregistrés automatiquement. Cela évite de perdre les messages que vous créez si GroupWise se ferme par accident. Lorsque GroupWise redémarre, vous avez la possibilité de récupérer ces messages pour terminer de les composer.
Lorsque vous composez un nouveau message dans GroupWise, par défaut celui-ci est automatiquement enregistré sur disque toutes les trente secondes. Le message est enregistré sous la forme d'un fichier MIME dans/home/utilisateur_bureau/.novell/groupwise/utilisateur_groupwise/GWItemSave.eml. Les noms de fichier sont numérotés lorsque vous composez plusieurs messages simultanément. Lorsque vous enregistrez votre message dans votre dossier Travail en cours ou lorsque vous fermez l'élément, le message enregistré automatiquement est supprimé.
Lorsque GroupWise démarre et que des messages ont été sauvegardés automatiquement dans le répertoire /home/utilisateur_bureau/.novell/groupwise/utilisateur_groupwise, une fenêtre apparaît pour proposer les options suivantes :
Récupérer tous les messages enregistrés dans GroupWise : récupère les messages enregistrés automatiquement dans GroupWise afin que vous puissiez terminer plus tard de composer les messages.
Supprimer tous les messages enregistrés : supprime du disque les messages enregistrés automatiquement. Les informations qu'ils contiennent sont supprimées définitivement.
Me redemander au prochain démarrage de GroupWise : conserve les messages enregistrés sur le disque mais ne les récupère pas dans GroupWise. Lors du prochain démarrage de GroupWise, la même fenêtre réapparaît.
Par défaut, la fonction d'enregistrement automatique est activée.
Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur .
Cliquez sur
.Sélectionnez
pour désactiver l'enregistrement automatiquement.ou
Désélectionnez
pour activer l'enregistrement automatique.Cliquez sur
.Dans un élément ouvert, cliquez sur
> .Cliquez sur le dossier dans lequel vous voulez enregistrer l'élément, puis cliquez sur
.Le brouillon du message est placé dans le dossier de votre choix à l'Étape 2. Le dossier par défaut des messages non terminés est le dossier Travail en cours.
Pour modifier la priorité d'un élément, ouvrez-en une vue et cliquez sur
.ou
Pour modifier la priorité de tous les éléments que vous envoyez :
Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur > .
Sélectionnez
, ou .Dans la boîte aux lettres, la petite icône qui figure à côté d'un élément est de couleur rouge si la priorité est élevée, blanche si la priorité est normale et grise si la priorité est faible.
Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Cliquez sur
, puis sur pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.Vous pouvez masquer l'objet d'un message électronique que vous envoyez afin que son destinataire ne le connaisse pas avant de l'ouvrir.
Pour masquer l'objet d'un élément, ouvrez-en une vue et cliquez sur
.ou
Pour masquer l'objet de tous les éléments que vous envoyez :
Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur > .
Sélectionnez
.Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Cliquez sur
, puis sur pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.Pour différer la distribution d'un élément, ouvrez-en une vue et cliquez sur
.ou
Pour différer la distribution de tous les éléments à envoyer :
Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur .
Sélectionnez
.Dans la zone de texte, précisez le nombre de jours qui doivent s'écouler avant l'envoi de l'élément.
ou
Sélectionnez une date et une heure dans
.Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Cliquez sur
, puis sur pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.Si vous avez défini une date d'expiration pour un message électronique envoyé à un utilisateur GroupWise, le message est supprimé automatiquement de sa Boîte aux lettres dès qu'il est arrivé à expiration.
Pour définir une date d'expiration sur un élément, ouvrez-en une vue et cliquez sur
.ou
Pour définir une date d'expiration sur tous les éléments envoyés :
Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur > .
Sélectionnez
.Indiquez la durée pendant laquelle vous souhaitez que le message reste dans la boîte aux lettres du destinataire.
Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Cliquez sur
, puis sur pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.Un grand nombre de langues nécessitent des jeux de caractères différents pour afficher correctement certains caractères. GroupWise permet de modifier le codage des éléments que vous envoyez. Cette opération s'avère souvent nécessaire pour que le destinataire puisse les afficher correctement.
Pour modifier le codage MIME d'un élément, ouvrez-en une vue et cliquez sur
.ou
Pour changer le codage MIME de tous les éléments envoyés :
Linux : cliquez sur > .
Mac : cliquez sur > .
Sélectionnez votre codage MIME dans la liste déroulante
.Revenez à l'élément que vous êtes en train de composer.
ou
Cliquez sur
, puis sur pour enregistrer le paramètre pour tous les éléments.Une note de discussion est un message publié uniquement dans votre boîte aux lettres. Les notes de discussion constituent un moyen de créer des notes personnelles.
Cliquez sur
> > .Saisissez l'objet du message.
Saisissez le message.
Vous pouvez spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, en cliquant sur l'onglet
.Cliquez sur
dans la barre d'outils pour inclure une pièce jointe.Cliquez sur
dans la barre d'outils.Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour informer d'autres utilisateurs GroupWise des appels qu'ils ont reçus pendant qu'ils étaient absents de leur bureau ou indisponibles. Les messages téléphoniques sont stockés dans la Boîte aux lettres du destinataire. Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d'un message téléphonique.
Vous pouvez transformer les messages téléphoniques que vous recevez en tâches, en notes ou en toute autre vue d'élément publié. De cette manière, vous pouvez garder un enregistrement de la conversation à la date où elle a eu lieu (note) ou créer un élément à traiter ultérieurement (tâche).
Cliquez sur
> > .Dans la barre d'outils, vous pouvez insérer un bouton
.Dans le champ
, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs et .ou
Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur
, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur .Saisissez le nom, la société et le numéro de téléphone de la personne qui a téléphoné.
Sélectionnez les cases à cocher qui s'appliquent à ce message téléphonique.
Saisissez le message dans le champ correspondant.
Pour modifier le nom de l'expéditeur (le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur
, puis cliquez sur un nom.Cliquez sur
dans la barre d'outils.