7.3 Utilisation de la recherche avancée

La recherche avancée permet d'utiliser des critères de recherche plus spécifiques ou plus complexes. Elle est disponible à partir des fonctions Rechercher et Recherche globale.

7.3.1 Création d'une recherche avancée

Cliquez sur Rechercher dans l'en-tête Liste d'éléments d'un dossier.

ou

Cliquez sur dans la barre d'outils.
Cliquez sur Recherche avancée.
Sélectionnez un champ dans la première liste déroulante, cliquez sur un opérateur puis saisissez ou sélectionnez une valeur.

Pour obtenir une description des champs disponibles, reportez-vous à la Section 7.3.2, Sélection des champs dans les recherches avancées et les règles.

Les opérateurs disponibles dépendent du champ que vous choisissez. Pour obtenir des informations sur les opérateurs et leurs fonctions, reportez-vous à la Section 7.3.3, Utilisation des opérateurs dans les recherches avancées et les règles et à la Section 7.3.4, Utilisation de caractères joker et de paramètres dans les recherches avancées et les règles.
Cliquez sur la dernière liste déroulante et sélectionnez une opération :

Et : crée une nouvelle ligne. Les résultats contiennent les éléments qui satisfont aux conditions dans toutes les colonnes reliées par Et.

Ou : crée une nouvelle ligne. Les résultats contiennent les éléments qui satisfont aux conditions dans au moins une des colonnes reliées par Ou. Il n'est pas nécessaire que les éléments correspondent aux conditions des deux lignes.

Insérer une ligne : insère une nouvelle ligne sous la ligne actuelle et décale les lignes restantes vers le bas. L'outil Insérer une ligne s'avère particulièrement utile si vous avez déjà créé des critères de recherche et souhaitez en ajouter d'autres au milieu.

Supprimer une ligne : supprime la ligne en cours des critères de recherche.

Nouveau groupe : commence un nouveau groupe de lignes. Vous pouvez alors relier les groupes par Et ou Ou. Si deux groupes sont reliés par Et, les éléments doivent respecter tous les critères des deux groupes. Si deux groupes sont liés par Ou, les éléments doivent répondre à tous les critères de l'un, mais pas nécessairement des deux.

Fin : désigne la dernière ligne des conditions dans les critères de recherche. Si vous sélectionnez Fin au niveau d'une ligne suivie par d'autres lignes ou groupes, ces lignes et ces groupes sont supprimés.
Cliquez sur OK pour transférer les critères de recherche à la boîte de dialogue Rechercher.
(Facultatif) Cliquez sur Enregistrer si vous voulez stocker vos critères de recherche afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement.
Cliquez sur OK pour lancer la recherche avancée.

7.3.2 Sélection des champs dans les recherches avancées et les règles

La présente section décrit la plupart des champs disponibles lors de la création des recherches avancées ou des règles. D'autres champs définis par l'utilisateur peuvent également être disponibles.

Nom du champ	Eléments concernés	Critères valides
% effectué	Niveau de finalisation d'une tâche.	Indiquez le pourcentage de réalisation de la tâche. Vous pouvez utiliser égal à, inférieur à, supérieur à, etc.
Compte	Compte utilisé pour l'envoi ou la réception d'un élément.	Spécifiez GroupWise, POP3, IMAP ou NNTP.
Date attribuée	Date de début d'une tâche.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit la tâche ou indiquer une date précise.
Liste des pièces jointes	Types de pièces jointes telles que les fichiers, les bandes sonores, les films ou les objets OLE. Les règles qui contrôlent la liste des pièces jointes ne reconnaissent ces dernières que lorsqu'elles se trouvent au premier niveau du message. Les pièces jointes imbriquées à des niveaux inférieurs dans la hiérarchie du message ne sont pas reconnues par la règle.	Sélectionnez un type de pièce jointe dans la liste déroulante.
Pièces jointes	Pièces jointes contenant un texte ou des expressions spécifiques.	Indiquez le texte des pièces jointes.
Auteur	Nom de l'auteur d'un document.	Indiquez le nom de l'auteur du document.
Société du correspondant	Texte affiché dans le champ Société du correspondant d'un message téléphonique.	Indiquez le nom d'une société.
Nom du correspondant	Texte affiché dans le champ Correspondant d'un message téléphonique.	Indiquez le nom d'un correspondant.
Numéro de téléphone du correspondant	Numéro de téléphone affiché dans le champ Téléphone d'un message téléphonique.	Indiquez un numéro de téléphone.
Catégorie	Catégorie assignée à un élément.	Spécifiez une catégorie existante.
CC	Le nom d'une personne apparaissant dans le champ CC d'un élément.	Indiquez le nom d'un champ CC.
Date de fin	La date à laquelle un utilisateur a marqué une tâche comme terminée.	Indiquez la date de fin de la tâche. Vous pouvez utiliser l'option Égal à, ou bien une date antérieure ou postérieure à la date du jour.
Type de copie	Type de message reçu par un utilisateur (À, CC ou CM).	Sélectionnez À, CC ou CM dans la liste déroulante.
Créé	Date à laquelle vous avez cliqué sur Envoyer ou publié un élément personnel dans votre agenda.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit l'élément ou indiquer une date précise.
Date d'ouverture	Date de dernière ouverture d'un document.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit le document ou indiquer une date précise.
Distribué	Date et heure d'apparition de l'élément dans les boîtes aux lettres des destinataires.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit l'élément ou indiquer une date précise.
Date de création du document	Date à laquelle le document a été créé.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit l'élément ou indiquer une date précise.
Créateur du document	Nom du créateur du document.	Indiquez le nom du créateur du document.
Numéro du document	Numéro d'un document.	Indiquez un nombre entier.
Type de document	Type de document contenu dans la bibliothèque, tel qu'un formulaire, une note de frais ou un mémo.	Indiquez un type de document.
Date d'échéance/fin	Échéance à respecter pour l'exécution d'une tâche ou date et heure de fin d'un rendez-vous.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit la tâche ou le rendez-vous ou indiquer une date précise.
Extension de nom de fichier	Extension du nom de fichier d'un document contenu dans une bibliothèque.	Indiquez une extension de nom de fichier (.exe par exemple).
De	Nom qui apparaît dans le champ De d'un élément.	Indiquez le champ De.
Provenance	Indique s'il s'agit d'un élément reçu, envoyé ou publié ou d'un brouillon.	Sélectionnez la provenance dans la liste déroulante.
État de l'élément	État d'un élément : accepté, terminé, ouvert, lu, marqué comme étant privé ou dont l'objet est masqué.	Sélectionnez l'état de l'élément dans la liste déroulante.
Type d'élément	Types d'éléments tels que les messages électroniques, les rendez‑vous, etc.	Sélectionnez un type d'élément dans la liste déroulante.
Bibliothèque	Bibliothèque dans laquelle les documents sont stockés.	Sélectionnez une bibliothèque dans la liste déroulante.
Message	Texte affiché dans le champ Message d'un élément.	Saisissez tout ou partie du texte qui figure dans le champ Message.
Mon Objet	Texte affiché dans le champ Mon objet.	Spécifiez tout ou partie du texte qui figure dans le champ Mon Objet.
Nombre accepté	Nombre de destinataires qui ont accepté l'élément que vous leur avez envoyé.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.
Nombre effectué	Nombre de destinataires qui ont terminé un élément que vous leur avez envoyé.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.
Nombre supprimé	Nombre de destinataires qui ont supprimé un élément que vous leur avez envoyé.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.
Nombre ouvert	Nombre de destinataires qui ont ouvert un élément que vous leur avez envoyé.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.
Nombre répondu	Nombre de destinataires qui ont répondu à un élément que vous leur avez envoyé.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.
Ouvert par	Nom de la dernière personne qui a ouvert cette version du document.	Indiquez un nom.
Pièces jointes personnelles	Texte dans les pièces jointes ajoutées aux éléments reçus.	Saisissez le texte à rechercher.
Lieu	Texte affiché dans le champ Lieu d'un rendez-vous.	Saisissez l'ensemble ou une partie du texte qui figure dans le champ Lieu.
Publié par	Nom qui apparaît dans le champ De d'un élément publié.	Indiquez le champ De.
Priorité	Priorité d'un élément : élevée, normale ou faible.	Sélectionnez une priorité dans la liste déroulante.
Options d'envoi	Éléments pour lesquels une réponse est requise.	Sélectionnez l'option dans la liste déroulante.
Taille	Taille d'un élément, pièces jointes comprises.	Indiquez un nombre entier.
Commencé	Date de début d'une tâche. Lorsqu'une tâche est reportée au lendemain, la date de début est remplacée par la nouvelle date.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit la tâche ou indiquer une date précise.
Sous-classe	Autres éléments tels que les formulaires, les messages personnalisés et les programmes C3PO.
Objet	Texte affiché dans la zone Objet d'un élément.	Spécifiez l'ensemble ou une partie du texte qui figure dans le champ Objet.
Catégorie de tâche	Priorité alphabétique d'une tâche (A, B, C, etc.)	Indiquez une seule lettre.
Priorité de tâche	Priorité d'une tâche dans l'ordre numérique (1, 2, 3, etc.).	Indiquez un nombre entier.
État du thread	« État » assigné à un élément dans un thread de messages.	Spécifiez Lire, Surveiller ou Ignorer.
Vers	Nom de la personne affiché dans le champ À d'un élément.	Indiquez le nom du destinataire.
Total des dest.	Nombre total des destinataires d'un élément.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.
Date de création de la version	Date à laquelle une version spécifique d'un document a été créée.	Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit le document ou indiquer une date précise.
Créateur de la version	Nom de la personne qui a créé cette version du document.	Indiquez le nom du créateur du document.
Description de la version	Description de la version du document.	Indiquez la description de la version d'un document.
Numéro de version	Numéro de la version du document.	Sélectionnez la version dans la liste déroulante ou cliquez sur Sélection de la version et indiquez son numéro.
État de la version	État actuel d'un document.	Sélectionnez un état dans la liste déroulante.
Nom de la vue	Nom de la vue dans laquelle vous créez ou lisez un élément. Les noms de vues correspondent aux noms affichés lorsque vous cliquez sur la flèche vers le bas située à côté des boutons de vue d'élément dans la barre d'outils.	Indiquez le nom d'une vue.

7.3.3 Utilisation des opérateurs dans les recherches avancées et les règles

Lorsque vous utilisez la recherche avancée comme indiqué à la Section 7.3.1, Création d'une recherche avancée, la boîte de dialogue Recherche avancée s'affiche. Sélectionnez le champ dans la première liste déroulante, puis sélectionnez l'opérateur dans la liste déroulante Opérateur icône Liste des opérateurs . Les opérateurs disponibles dépendent du champ que vous avez sélectionné dans la première liste déroulante.

Lorsque vous sélectionnez un champ permettant de saisir du texte, par exemple Objet, les opérateurs suivants sont disponibles:

Contient
Ne contient pas
Commence par
Correspond à
Non égal à

Les caractères joker et commutateurs que ces opérateurs texte prennent en charge diffèrent de l'un à l'autre. Pour plus d'informations, reportez-vous au Section 7.3.4, Utilisation de caractères joker et de paramètres dans les recherches avancées et les règles.

Pour plus d'informations sur chaque opérateur texte et les résultats qu'ils génèrent ainsi que sur tous les autres opérateurs, consultez le tableau ci-après :

Opérateur	Exemple	Le résultat comprend
= Égal à	Type = Message	Messages électroniques uniquement.
! Non égal à	Type ! Rendez-vous	Tous les types d'éléments à l'exception des rendez-vous. Recherche de caractères individuels. Prend en charge les caractères joker * et ?. La ponctuation, les espaces et les mots partiels sont autorisés.
< Inférieur à	Nombre accepté < 4	Éléments acceptés par moins de 4 destinataires.
<= Inférieur ou égal à	Nombre accepté <= 4	Éléments acceptés par 4 destinataires ou moins.
> Supérieur à	Nombre lu > 6	Éléments lus par plus de 6 destinataires.
>= Supérieur ou égal à	Nombre lu >= 6	Éléments lus par au moins 6 destinataires.
= Egal au champ	Nombre accepté = Total des dest.	Éléments acceptés par un nombre de destinataires égal au nombre total de destinataires.
! Différent du champ	Nombre lu ! Nombre accepté	Éléments lus par un nombre de destinataires différent du nombre de destinataires qui les ont acceptés.
< Inférieur au champ	Nombre ouvert < Total des dest.	Éléments ouverts par un nombre de destinataires inférieur au nombre total des destinataires.
<= Inférieur ou égal au champ	Nombre ouvert <= Total des dest.	Éléments ouverts par un nombre de destinataires inférieur ou égal au nombre total des destinataires.
> Supérieur au champ	Nombre ouvert > Nombre supprimé	Éléments ouverts par un nombre de destinataires supérieur au nombre de destinataires qui les ont supprimés.
>= Supérieur ou égal au champ	Nombre ouvert >= Nombre supprimé	Éléments ouverts par un nombre de destinataires supérieur ou égal au nombre de destinataires qui les ont supprimés.
[ ] Inclut	État de l'élément [ ] Effectué	Éléments qui ont été effectués.
! N'inclut pas	État ! Accepté	Éléments qui n'ont pas été acceptés.
[ ] Contient	De [ ] Franck	Éléments dont le champ De contient le prénom « Franck », par exemple Franck Jonet, Franck Solier, etc. Recherche de mots entiers. Ne prend pas en charge les caractères joker * et ?. Prend toutefois en charge les commutateurs ET, OU et NON (ainsi que leur ponctuation respective &, \| et !). L'ajout de guillemets de part et d'autre d'une expression lance la recherche sur l'expression complète. Tous les autres signes de ponctuation sont ignorés. Les espaces sont considérés comme des commutateurs ET.
[x] Ne contient pas	Dest. [x] Luc	Éléments dont le champ De ne contient pas le prénom « François », par exemple « François Jonet », « François Solier », etc. Recherche de mots entiers. Ne prend pas en charge les caractères joker * et ?. Prend toutefois en charge les commutateurs ET, OU et NON (ainsi que leur ponctuation respective &, \| et !). L'ajout de guillemets de part et d'autre d'une expression lance la recherche sur l'expression complète. Tous les autres signes de ponctuation sont ignorés. Les espaces sont considérés comme des commutateurs ET.
\|-> Commence par	Dest. \|-> cli	Éléments dont le champ À commence par « cli », comme « Clientèle » ou « Cliché ». Recherche de caractères individuels. Prend en charge les caractères joker * et ?. La ponctuation, les espaces et les mots partiels sont autorisés.
= Correspond à	Objet = rapport des ventes	Éléments ayant pour Objet « Rapport des ventes ». Recherche de caractères individuels. Prend en charge les caractères joker * et ?. La ponctuation, les espaces et les mots partiels sont autorisés. Par exemple, dans le champ Objet, vous pouvez utiliser l'opérateur Correspond à et rechercher l'expression rapport pour trouver l'objet Rapports des ventes.
= Actif	Créé = Aujourd'hui	Eléments envoyés aujourd'hui.
>= Le ou après le	Créé >= Hier	Eléments envoyés depuis hier.
> Après	Créé > Hier	Éléments envoyés plus tard, la journée d'hier non comprise.
< Avant	Échéance/Date de fin < Demain	Les tâches doivent être effectuées avant demain.
<= Le ou avant le	Échéance/Date de fin <= Demain	Tâches devant être effectuées demain au plus tard.
-> En moins de	Échéance/Date de fin -> 3 jours	Les tâches doivent être effectuées d'ici à trois jours, la journée d'aujourd'hui comprise.
<- Précédent	Échéance/Date de fin <- 3 jours	Les tâches qui devaient être effectuées entre aujourd'hui (compris) et les trois jours précédents.
= À la date	Créé = 29/05/12	Éléments créés le 29 mai 2012.
> Après le	Créé > 5/29/12	Éléments créés après le 29 mai 2012.
>= En date du ou après le	Créé >= 29/05/12	Éléments créés le 29 mai 2012 ou ultérieurement.
< Avant le	Créé < 29/5/12	Éléments créés avant le 29 mai 2012.
<= En date du ou avant le	Créé <= 5/29/12	Éléments créés le 29 mai 2012 ou auparavant.

7.3.4 Utilisation de caractères joker et de paramètres dans les recherches avancées et les règles

Les caractères joker et les commutateurs ne sont disponibles dans les boîtes de dialogue Recherche avancée et Définir les conditions que lorsque vous sélectionnez un champ vous permettant de saisir du texte, par exemple le champ Objet.

Le tableau ci-après décrit l'utilisation de chaque caractère ou commutateur et indique avec quels opérateurs ils peuvent être employés.

Caractère(s) joker et commutateurs	Correspondance recherchée par la recherche ou la règle	Opérateurs prenant en charge le caractère joker ou le commutateur
ET, & ou un espace	Tous les éléments remplissant au moins deux conditions. Par exemple, si vous spécifiez montagne & chèvre, montagne ET chèvre ou montagne chèvre, tous les éléments qui contiennent les mots « montagne » et « chèvre » sont recherchés.	Contient Ne contient pas
OU ou \|	Tous les éléments remplissant au moins deux conditions. Par exemple, montagne chèvre et montagne OU chèvre ont pour résultat les éléments qui contiennent le mot « montagne » ou le mot « chèvre » ou les deux mots à la fois.	Contient Ne contient pas
NON ou !	Tous les éléments remplissant uniquement l'une des deux conditions. Par exemple, montagne ! chèvre ou montagne NON chèvre, les éléments contenant le mot « montage » mais pas le mot « chèvre » sont recherchés. Les éléments contenant les deux mots sont exclus.	Contient Ne contient pas
"	Tout le texte entre guillemets. Par exemple, si vous spécifiez « chèvres de montagne », tous les éléments qui contiennent l'expression « chèvres de montagne » sont recherchés. Avec les opérateurs [] Contient et [x] Ne contient pas, la recherche porte également sur les mots adjacents.	Contient Ne contient pas
?	Remplace n'importe quel caractère. Par exemple, jo?e recherche tous les éléments qui contiennent le mot « joue », « joie », etc.	Commence par Correspond à Non égal à
*	Ne remplace aucun caractère ou en remplace plusieurs. Par exemple, si vous spécifiez montagne*, tous les éléments qui contiennent les mots « montagne », « montagnes », « montagneux », etc. sont recherchés.	Commence par Correspond à Non égal à