Lorsque vous envoyez ou recevez un message électronique, vous pouvez ouvrir le menu coulissant Options et cliquer sur le menu déroulant Personnaliser pour ajouter des informations personnelles à ce message. Vous pouvez change l'objet, ajouter une note, sélectionner une catégorie et ajouter les contacts associés au message.
Modification de l'objet d'un message électronique que vous envoyez ou recevez
Ajout d'une note à un message électronique que vous envoyez ou recevez
Procédure pour joindre un fichier à un élément que vous envoyez ou recevez
Assignation d'une catégorie à un message électronique que vous envoyez ou recevez
Ajout d'un contact à un message électronique que vous envoyez ou recevez
Si vous personnalisez un objet, le nouvel objet s'affiche dans votre boîte aux lettres et dans votre agenda ainsi que dans la boîte aux lettres et dans l'agenda de quiconque vous sert de mandataire. Si vous modifiez l'objet d'un élément dans un dossier partagé, les autres utilisateurs du dossier partagé continuent de visualiser l'objet initial.
Ouvrez un élément de la boîte aux lettres, du dossier Éléments envoyés ou de l'agenda.
Cliquez sur l'icône Éditer située à côté de la ligne d'objet, puis saisissez un nouvel objet dans le champ Mon Objet.
Pour afficher l'objet initial, ouvrez l'élément et lisez le contenu du champ Objet dans l'en-tête de l'élément.
Lorsque vous effectuez une recherche sur un mot spécifique du champ Objet, les résultats de la recherche indiquent les éléments dont l'objet initial ou personnalisé contient ce mot. Lorsque vous créez une recherche avancée, utilisez le champ Objet pour rechercher l'objet initial et le champ Mon objet pour rechercher l'objet personnalisé.
Lorsque vous créez une règle qui vise à rechercher un mot donné dans le champ Objet, la règle effectue la recherche uniquement sur l'objet initial.
Lorsque vous ajoutez une note à un message électronique que vous envoyez ou recevez, vous et vos mandataires pouvez l'afficher. Vous ne pouvez afficher la note qu'en ouvrant le message électronique, puis en cliquant sur le menu déroulant Personnaliser du menu coulissant Options.
Ouvrez un élément de la boîte aux lettres, du dossier Éléments envoyés ou de l'agenda.
Ouvrez le menu coulissant Options, puis cliquez sur le menu déroulant Personnaliser.
Dans le champ Mes notes, saisissez votre note. La note est enregistrée automatiquement lorsque vous quittez le menu déroulant Personnaliser.
Vous pouvez ajouter une pièce jointe personnelle à des éléments que vous envoyez ou recevez. La pièce jointe est visible par vous seul et n'est pas envoyée lorsque vous répondez à un élément ou lorsque vous le transférez.
Pour joindre un fichier personnel à un élément :
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis cliquez sur Joindre un fichier personnel.
Recherchez et sélectionnez le ou les fichiers à joindre.
Pour supprimer un fichier joint, cliquez dessus avec le bouton droit, puis sélectionnez Supprimer le fichier personnel.
Cliquez sur OK.
Vous pouvez également faire glisser une pièce jointe dans la fenêtre des pièces jointes.
Le déplacement ou la suppression d'un fichier sur un disque ou une unité réseau n'affecte aucunement un fichier que vous avez joint à un élément.
Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas supprimé du disque ni de l'unité réseau ; il est simplement retiré de la liste des pièces jointes.
Les catégories permettent d'organiser vos éléments. Vous pouvez assigner une catégorie à n'importe quel élément, y compris les contacts que vous envoyez ou recevez. Vous créez et ajoutez des catégories et pouvez identifier chaque catégorie par une couleur. Les couleurs s'affichent dans la liste des éléments et dans l'agenda.
Pour plus d'informations sur l'assignation d'une catégorie à un élément, reportez-vous à la section Assignation rapide de catégories à des éléments.
Lorsque vous ajoutez un contact à un message électronique que vous envoyez ou recevez, ce message électronique est ensuite associé au contact ajouté. Cela est pratique lorsque vous affichez l'historique d'un contact particulier. En effet, le message électronique s'affiche dans l'historique du contact même si ce dernier n'a pas envoyé ce message électronique. Pour plus d'informations sur l'historique des contacts, reportez-vous à la section Affichage de toute la correspondance avec un contact.
Vous pouvez ajouter des utilisateurs comme contacts à un message électronique durant la composition du message, comme décrit à la section Ajout d'un contact à un message électronique.
Pour ajouter un contact à un message électronique envoyé ou reçu :
Ouvrez un élément de la boîte aux lettres, du dossier Éléments envoyés ou de l'agenda.
Ouvrez le menu coulissant Options, puis cliquez sur le menu déroulant Personnaliser.
Dans le champ Contact, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires.
ou
Pour choisir des noms d'utilisateurs dans une liste, cliquez sur l'icône Adresse > Sélecteur en regard du champ Contact. Double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur OK.
Vous pouvez convertir un élément de votre boîte aux lettres en un autre type d'élément. Vous pouvez, par exemple, transformer un message électronique de votre boîte aux lettres en rendez-vous dans votre agenda. Le nouveau rendez-vous contient toutes les informations du message électronique (telles que les zones À, CC et CM, l'objet et le texte du message) applicables au rendez-vous.
Lors de la conversion d'un message électronique ou téléphonique en un autre type d'élément (tel qu'un rendez-vous ou une tâche), l'élément d'origine est supprimé de votre boîte aux lettres et le nouvel élément est ajouté à l'emplacement adéquat, dans le dossier Agenda par exemple.
Lorsque vous convertissez un élément, GroupWise affiche la vue d'élément par défaut sélectionnée dans Options - Environnement.
Dans votre boîte aux lettres, cliquez sur l'élément dont vous souhaitez modifier le type.
Cliquez sur Éditer > Passer à, puis cliquez sur un type d'élément.
ou
Cliquez sur Éditer > Passer à > Suite, puis sélectionnez un type d'élément. Vous pouvez choisir entre éléments personnels et éléments de groupe.
Les éléments personnels sont directement envoyés vers votre agenda. Les éléments de groupe sont envoyés aux boîtes aux lettres individuelles et aux groupes auxquels les messages sont adressés.
Saisissez toutes les informations requises.
Cliquez sur Envoyer ou Publier dans la barre d'outils.
Lors de la conversion d'un message électronique ou téléphonique en un autre type d'élément (tel qu'un rendez-vous ou une tâche), l'élément d'origine est supprimé de votre boîte aux lettres et le nouvel élément est ajouté à l'emplacement adéquat, dans le dossier Agenda par exemple.
Les éléments enregistrés restent dans votre boîte aux lettres et dans votre agenda et sont également copiés à l'emplacement que vous avez indiqué. Les éléments enregistrés sur le disque peuvent être sauvegardés au format texte, RTF, PDF ou messagerie Internet. Les pièces jointes sont enregistrées dans leur format d'origine.
Dans votre boîte aux lettres ou votre agenda, cliquez sur l'élément que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur Fichier > Enregistrer sous.
Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur l'élément et les pièces jointes que vous voulez enregistrer.
Pour enregistrer un élément sur le disque ou dans une bibliothèque GroupWise, sélectionnez-le.
Dans le champ Nom de fichier, saisissez le nom de fichier à attribuer à l'élément.
ou
Dans le champ Objet, saisissez un objet.
Pour enregistrer l'élément dans autre un répertoire que celui qui est affiché, accédez au répertoire souhaité.
ou
Pour enregistrer l'élément dans une autre bibliothèque GroupWise, cliquez sur la liste déroulante, puis sélectionnez un nom de bibliothèque.
Si vous effectuez l'enregistrement dans une bibliothèque GroupWise, assurez-vous que l'option Définir les propriétés en utilisant les valeurs par défaut est sélectionnée, sauf si vous préférez définir les propriétés du document à cette étape.
Cliquez sur Enregistrer, puis sur Fermer.
Vous pouvez glisser-déplacer un élément depuis GroupWise vers l'emplacement dans lequel vous voulez enregistrer le fichier. Par exemple, vous pouvez faire glisser un message et le déplacer dans un dossier de projet sur votre bureau Windows ou dans un autre client de messagerie électronique.
Les fichiers sur lesquels vous effectuez une opération de glisser-déplacer sont enregistrés dans l'un des deux formats suivants : un raccourci vers le message d'origine au format .gwi ou une copie du message d'origine au format .eml.
Pour changer de format :
Cliquez sur Outils > Options.
Double-cliquez sur Environnement, puis cliquez sur l'onglet Opérations par défaut.
Sous l'option Faire glisser le message vers le bureau, sélectionnez Créer un raccourci (.gwi), Créer une copie (.eml) ou Créer un fichier PDF (.pdf).
Utilisez l'option Supprimer pour retirer les éléments sélectionnés de votre boîte aux lettres.
Vous pouvez également utiliser cette option pour retirer des éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez retirer des messages électroniques et téléphoniques si leur destinataire ne les a pas lus ou s'ils n'ont pas été envoyés sur Internet. Vous pouvez retirer des rendez-vous, des notes et des tâches quand vous le souhaitez. Pour plus d'informations sur le retrait d'éléments envoyés, reportez-vous à la Section 3.2.3, Retrait des messages électroniques envoyés.
Si vous recevez du courrier indésirable qui requiert une suppression manuelle fréquente, vous souhaiterez peut-être configurer la fonction de gestion du courrier indésirable. Pour plus d'informations, reportez-vous au Gestion des messages électroniques indésirables (spam).
Pour supprimer des éléments de la boîte aux lettres :
Dans la fenêtre principale, sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis appuyez sur la touche Suppr.
Si vous supprimez un élément envoyé, la boîte de dialogue Supprimer l'élément s'affiche. Sélectionnez l'option Supprimer de appropriée, puis cliquez sur OK.
Vous pouvez choisir parmi les options suivantes :
Ma boîte aux lettres
Boîte aux lettres du destinataire
Toutes les boîtes aux lettres
Si vous supprimez de votre boîte aux lettres une référence au document, seule cette référence est supprimée. Le document reste dans la bibliothèque.
Les éléments supprimés sont déplacés vers votre corbeille et y demeurent jusqu'à ce que cette dernière soit vidée.
Les fils de discussion affichent la discussion par message électronique d'un élément original ainsi que toutes ses réponses groupées par ordre hiérarchique. Lorsque vous affichez le fil de discussion d'un message électronique que vous recevez, la liste de tous les messages envoyés et reçus s'affiche au-dessus du message électronique.
Double-cliquez sur un élément que vous voulez afficher.
Cliquez sur l'onglet Suivi de discussion.
Pour lire rapidement tous vos messages non lus, vous pouvez créez un dossier qui n'affiche que ceux-ci. Pour plus d'informations, reportez-vous au Création d'un dossier pour l'affichage des éléments non lus.
Lorsque vous recevez ou que vous envoyez des messages depuis ou vers des systèmes externes, vous pouvez en afficher la source. La source comprend toutes les données contenues dans un message.
Double-cliquez sur un élément que vous avez reçu d'une source externe.
Cliquez sur l'onglet Source du message.
Le nombre des messages électroniques peut augmenter rapidement. Reportez-vous au Section 16.0, Gestion de GroupWise pour les stratégies de gestion à long terme.