4.4 Tietoja Filr-toimenpiteistä

Seuraavissa osioissa on tietoja eri Filr-toimenpiteistä:

4.4.1 Yhteenveto Filr-toimenpiteistä

Käyttö

Kansiot

Tiedostot

Kommentti

 

✓

Hae tiedostolinkki

 

✓

Hae Filr-tiedot

✓

✓

Tee käytettäväksi offline-tilassa

✓

✓

Tee käytettäväksi vain online-tilassa

✓

✓

Jaa

*✓

✓

Synkronoi nyt

**✓

**✓

Kumoa paikalliset muutokset

***✓

***✓

* Et voi jakaa kansioita Verkkokansioista.

** Voit synkronoida vain offline-tiedostoja ja -kansioita.

*** Voit perua paikallisia muutoksia vain, jos offline-tiedostoihin tehtyjä muutoksia ei ole vielä synkronoitu palvelimelle.

4.4.2 Tee käytettäväksi offline-tilassa

Filr lataa valitun tiedoston tai kansion sisältöineen paikalliselle asemalle.

Offline-tilassa käytettävissä olevat tiedostot ja kansiot synkronoidaan ajoittain Filriin, jotta voit käyttää niitä paikallisella asemalla ilman, että kirjaudut Filriin.

Kun haluat tehdä tiedoston tai kansion käytettäväksi offline-tilassa:

  1. Napsauta tiedostoa tai kansiota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Napsauta Lisää Filr-asetuksia > Tee käytettäväksi offline-tilassa.

4.4.3 Tee käytettäväksi vain online-tilassa

Filr poistaa paikallisesta asemasta tiedoston tai kansion kopion. Tiedosto tai kansio säilyy kuitenkin verkossa.

HUOMAUTUS:Voit asettaa yksittäisiä tiedostoja ja kansioita käytettäväksi verkossa. Et voi kuitenkaan asettaa offline-kansion sisällä olevaa tiedostoa suoraan käytettäväksi verkossa. Jos haluat asettaa tällaisen tiedoston käytettäväksi verkossa, sinun pitää ensin asettaa kansio käytettäväksi verkossa.

Kun haluat tehdä tiedoston tai kansion käytettäväksi vain online-tilassa:

  1. Napsauta tiedostoa tai kansiota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Napsauta Lisää Filr-asetuksia > Tee käytettäväksi vain online-tilassa.

4.4.4 Poista tiedostot välimuistista

Kun online-tiedosto, jota ei ole vielä käytetty offline-tiedostona, avataan sovelluksella tai kaksoisnapsauttamalla, tiedostosta luodaan paikallinen kopio välimuistiin. Voit valita, kuinka pitkään paikallisessa välimuistissa olevia tiedostoja säilytetään niiden viimeisen käyttökerran jälkeen. Katso lisätietoja kohdasta Tiedostojen poistaminen välimuistista.

4.4.5 Synkronoi nyt

Synkronoi Filr-palvelimelle valitut tiedostot ja kansiot, jotka ovat saatavilla offline-tilassa.

  • Kun haluat synkronoida tietyn offline-tiedoston tai kansion, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja sitten ykköspainikkeella Lisää Filr-asetuksia > Synkronoi nyt.

  • Kun haluat synkronoida kaikki offline-tiedostot ja kansiot, napsauta ensin Windowsin ilmaisinalueen Filr-kuvaketta ja sitten Synkronoi nyt.

4.4.6 Kumoa paikalliset muutokset

Kun haluat peruuttaa muutokset, jotka on tehty tiedostoon tai kansioon, jota ei voida synkronoida Filr-palvelimelle, tee näin:

  1. Napsauta tiedostoa tai kansiota hiiren kakkospainikkeella.

  2. Napsauta Lisää Filr-asetuksia > Peru paikalliset muutokset.

4.4.7 Filr-tiedostojen tarkastelu tietokoneellasi

  1. Napsauta Filr-kuvaketta ilmoitusalueella.

    tai

    Napsauta hiiren kakkospainikkeella Filr-kuvaketta ilmoitusalueella ja sitten ykköspainikkeella Avaa Filr-kansio.

Pääset Filr-kansioon suoraan tiedostojärjestelmästäsi. Filr-kansio on normaalisti tässä sijainnissa:

c:\Käyttäjät\käyttäjätunnus\Filr

Filr-kansio sijaitsee myös Suosikeissa.

Tietoja siitä, kuinka vaihtaa oletusarvoinen sijainti, saat kohdasta Tallennustila.

Yksityiskohtaisia tietoja tiedostojen synkronoinnista työasemasi ja Filrin välillä saat kohdasta Tietoa synkronoinnista.

4.4.8 Offline-tiedostojen ja kansioiden synkronointi manuaalisesti

Voit synkronoida tiedostoja ja kansioita manuaalisesti Filrin ja tietokoneesi välillä, ellet halua odottaa ajoitettua synkronointia. Tiedostojen on oltava suljettuja ennen kuin ne voidaan synkronoida.

Kaikkien tiedostojesi manuaalinen synkronointi:

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Filr-kuvaketta ilmoitusalueella ja napsauta sitten Synkronoi nyt.

Synkronoi yksittäinen tiedosto tai kansio manuaalisesti seuraavasti:

  1. Siirry tiedostoon tai kansioon, jonka haluat synkronoida.

  2. Napsauta tiedostoa tai kansiota ensin hiiren kakkospainikkeella ja sitten ykköspainikkeella Lisää Filr-asetuksia > Synkronoi nyt.

4.4.9 Filrin käynnistäminen selaimessa Filr Desktop -sovelluksesta

Voit käynnistää Filrin selaimessa käyttämällä Filr Desktop -sovellusta.

  1. Napsauta ensin hiiren kakkospainikkeella Filr-kuvaketta ilmoitusalueella, sitten ykköspainikkeella Avaa Filr Web.

4.4.10 Tiedoston kommentointi ja kommenttien tarkastelu

Voit kommentoida tiedostoa tai katsella sen kommentteja vain, jos Filr-järjestelmänvalvojasi on sallinut sen sinulle.

  1. Siirry tiedostoon, jota haluat kommentoida tai jonka kommentteja haluat tarkastella.

  2. Klikkaa tiedostoa hiiren oikealla painikkeella ja sitten Kommentti.

    Filrin Kommentit-valintaikkuna tulee esiin. Siinä on lista kaikista tiedostoon liittyvistä kommenteista.

  3. Kirjoita kommenttisi kommenttikenttään ja klikkaa Lähetä.

    tai

    Vastataksesi olemassa olevaan kommenttiin klikkaa Vastaa-kuvaketta sen kommentin vieressä, johon haluat vastata, ja klikkaa sitten Lähetä.

4.4.11 Tiedoston tai kansion jakaminen

Filr tarjoaa useita tapoja saattaa tiedostoja ja kansioita toisten saataville. Se, miten päätät jakaa tiedostoja muille, riippuu useista tekijöistä, kuten jaettavien tietojen arkaluonteisuus ja tietojen tarpeellisuus tietyille henkilöille.

  • Jakaminen yksittäisille käyttäjille ja ryhmille: Voit jakaa tiedostoja ja kansioita tietyille yrityksesi sisäisille käyttäjille ja ryhmille tai tietyille yrityksesi ulkopuolisille käyttäjille. Kun jaat tiedoston tai kansion, myönnät myös yhden jaetuista käyttöoikeuksista, joista on tietoa Filr 3.4: Käyttöoppaan kohdassa Tietoja jako-oikeuksista.

    Jakaminen tietyille käyttäjille ja ryhmille antaa parhaan tietoturvan tiedostoillesi ja kansioillesi. Käyttäjät saavat ilmoituksen jaetusta kohteesta ja kohde näytetään käyttäjien Jaettu minulle -alueella.

    Katso lisätietoja Filr 3.4: Käyttöoppaan kohdasta Tiedostojen ja kansioiden jakaminen.

  • Tiedostolinkin jakaminen: Voit jakaa linkin (URL-osoitteen) tiedostoon. Kun jaat linkin tiedostoon, kuka tahansa voi käyttää tiedostoa linkin kautta. Tiedostoa ei kuitenkaan näytetä Julkinen-alueella, joten käyttäjillä tulee olla suora linkki tiedoston tarkasteluun.

    Katso lisätietoja tiedostolinkin jakamisesta Filr 3.4: Käyttöoppaan kohdasta Linkin tiedostoon jakaminen.

  • Jakaminen julkisesti: Kun jaat kohteen julkisesti, jokainen, jolla on Filr-sivuston URL-osoite, voi tarkastella tiedostoa julkisella alueella.

    Katso lisätietoja tiedostojen ja kansioiden jakamisesta julkisesti Filr 3.4: Käyttöoppaan kohdasta Tiedostojen ja kansioiden jakaminen.

Voit jakaa tiedostoja ja kansioita suoraan Filr Desktop -sovelluksesta:

  1. Siirry tiedostoon tai kansioon, jonka haluat jakaa.

  2. Klikkaa tiedostoa tai kansiota hiiren oikealla painikkeella ja klikkaa sitten Jaa.

    Filrin Jaa-valintaikkuna tulee esiin.

  3. Ala kirjoittaa Lisää käyttäjä, ryhmä tai sähköposti -kenttään sen käyttäjän tai ryhmän nimeä, jonka kanssa haluat jakaa tiedoston tai kansion, ja valitse sitten kyseinen nimi, kun se ilmestyy pudotusvalikkoon.

    tai

    Määritä sen ulkoisen käyttäjän, jolle haluat jakaa, täydellinen sähköpostiosoite ja paina sitten Enter.

  4. (Valinnainen) Toista Vaihe 3 jakaaksesi muille käyttäjille.

  5. (Ehdollinen) Käyttöoikeusasetusten muuttaminen yksittäiselle käyttäjälle:

    1. Valitse Jaettu seuraaville -osiossa käyttäjä, jonka käyttöoikeusasetuksia haluat muuttaa.

    2. Valitse seuraavista muutettavista käyttöoikeusasetuksista:

      Valtuudet: Myönnä tarkastelijan, muokkaajan tai osallistujan käyttöoikeudet. (Osallistuja koskee vain kansioita.)

      Vanhenee: Määritä, koska jako vanhenee.

      Voit määrittää jaon vanhenemaan joko tietyn ajan kuluttua (jokainen päivä lasketaan 24 tunnin jaksoksi siitä ajankohdasta lähtien, jolloin vanheneminen määritetään) tai jonain tiettynä päivänä (oikeudet päättyvät valitsemasi päivän alussa).

      Sisäiset käyttäjät: Salli jaon vastaanottajien uudelleenjakaa kohdetta sisäisille käyttäjille.

      Ulkoiset käyttäjät: Salli jaon vastaanottajien uudelleenjakaa kohdetta ulkoisille käyttäjille.

      Kaikki julkisia: Salli jaon vastaanottajien uudelleenjakaa kohdetta julkisesti.

      Tiedostolinkki: Salli jaon vastaanottajien uudelleenjakaa kohdetta tiedostolinkin kautta.

      Lisätietoja tiedostolinkeistä on kohdassa Linkin tiedostoon jakaminen.

      Viesti: Sisällytä henkilökohtainen viesti jaon vastaanottajille. Vain jaon vastaanottajat voivat lukea viestin.

  6. (Ehdollinen) Käyttöoikeusasetusten muuttaminen monille käyttäjille samanaikaisesti:

    1. Pidä Ctrl-näppäintä painettuna ja valitse Jaettu seuraaville -osiossa käyttäjät, joiden käyttöoikeusasetuksia haluat muuttaa.

    2. Valitse seuraavista muutettavista käyttöoikeusasetuksista.

      Käyttöoikeusasetukset, jotka jätät määrittelemättömiksi, säilyttävät yksittäiset käyttöoikeusasetukset, jotka kullakin käyttäjällä on. Käyttöoikeusasetukset, jotka määrittelet, muuttuvat jokaiselle valittuna olevalle käyttäjälle.

      Valtuudet: Myönnä yksi seuraavista käyttöoikeusrooleista käyttäjälle tai ryhmälle:

      • Tarkastelija: Käyttäjät voivat tehdä seuraavia:

        • Jaetut kansiot: Näytä

        • Jaetut alikansiot: Näytä

        • Kansioiden ja alikansioiden tiedostot: Näytä ja lue

      • Muokkaaja: Käyttäjät voivat tehdä seuraavia:

        • Jaetut kansiot: Näytä

        • Jaetut alikansiot: Näytä

        • Kansioiden ja alikansioiden tiedostot: Näytä, lue ja kirjoita

      • Osallistuja (koskee vain Omat tiedostot -alueen kansioita): Käyttäjät voivat tehdä seuraavia:

        • Jaetut kansiot: Näytä, nimeä uudelleen, poista tai kopioi

          TÄRKEÄÄ:Ole varovainen, kun myönnät osallistujaoikeuksia, sillä kuten yllä on mainittu, osallistujat voivat nimetä uudelleen, kopioida tai jopa poistaa kansion Omat tiedostot -alueeltasi.

        • Jaetut alikansiot: Näytä, nimeä uudelleen, poista, kopioi ja siirrä

        • Kansioiden ja alikansioiden tiedostot: Näytä, nimeä uudelleen, poista, kopioi, siirrä, lue ja kirjoita

      Vanhenee: Aseta päivämäärä, jona jako vanhenee. Jaon oletusvanhentumisaika on asetettu 30 päivään.

      Voit määrittää jaon vanhenemaan joko tietyn ajan kuluttua (jokainen päivä lasketaan 24 tunnin jaksoksi siitä ajankohdasta lähtien, jolloin vanheneminen määritetään), jonain tiettynä päivänä (oikeudet päättyvät valitsemasi päivän alussa) tai ei koskaan.

      Sisäiset käyttäjät: Salli jaon vastaanottajien uudelleenjakaa kohdetta sisäisille käyttäjille.

      Ulkoiset käyttäjät: Salli jaon vastaanottajien uudelleenjakaa kohdetta ulkoisille käyttäjille.

      Kaikki julkisia: Salli jaon vastaanottajien uudelleenjakaa kohdetta julkisesti.

      Tiedostolinkki: Salli jaon vastaanottajien uudelleenjakaa kohdetta tiedostolinkin kautta.

      Lisätietoja tiedostolinkeistä on kohdassa Linkin tiedostoon jakaminen.

      Viesti: Sisällytä henkilökohtainen viesti jaon vastaanottajille. Vain jaon vastaanottajat voivat lukea viestin.

  7. (Valinnainen) Tee kohde julkisesti saatavaksi klikkaamalla Muuta julkiseksi . Napauta sitten Jaettu seuraaville -osiossa kaikki käyttäjät -käyttäjää, joka lisättiin juuri, ja aseta käyttöoikeusasetukset yleisölle.

  8. (Valinnainen) Klikkaa Ilmoita-osiossa luetteloruutua ja valitse seuraavista ilmoitusvaihtoehdoista:

    Ei mitään: Älä lähetä ilmoituksia.

    Kaikki vastaanottajat: Kaikille jakoluettelossa oleville vastaanottajille lähetetään viesti.

    Vain juuri lisätyt vastaanottajat: Vain vastaanottajille, jotka lisäät jakoluetteloon, lähetetään viesti.

    Uudet ja muokatut vastaanottajat: Vain uusille vastaanottajille ja niille, joiden jako-oikeuksia olet muuttamassa, lähetetään viesti.

  9. (Valinnainen) Napsauta Käyttöoikeusraportti nähdäksesi jaon vastaanottajan käyttötiedot.

    Käyttöoikeusraportissa näytetään seuraavat tiedot:

    • Käyttäjä: Jakoa käyttäneen käyttäjän nimi

    • IP-osoite: Sen laitteen IP-osoite, jolla jakoa on käytetty

    • Ensimmäinen käyttökerta: Päiväys, kellonaika ja aikavyöhyke, jona jakoa käytettiin ensimmäisen kerran. Tietoja ei saada jaon myöhemmistä käyttökerroista.

    • Ryhmä: Jos käyttäjä on jakanut ryhmälle, jakoa käyttäneen käyttäjän ryhmän nimi näytetään.

    Jakaja saa sähköposti-ilmoituksen, jossa on tietoja käytöstä, kun jaon vastaanottaja käyttää jakoa. Raportti luodaan erikseen joka jaolle, kun seuraavat ehdot täyttyvät:

    • Käyttäjillä on Filr 3.4 Advanced Edition -lisenssi

    • Tiedostot ja kansiot on jaettu Filr 3.4 -versiossa tai uudemmassa

  10. Klikkaa Tallenna.

4.4.12 Linkin tiedostoon jakaminen

Voit jakaa linkin (URL-osoitteen) tiedostoon. Kun jaat linkin tiedostoon, kuka tahansa voi käyttää tiedostoa linkin kautta. Tiedostoa ei kuitenkaan näytetä julkisella alueella, joten päästäkseen tiedostoon käyttäjillä on oltava suora yhteys linkkiin.

  1. Siirry tiedostoon tai kansioon, johon haluat jakaa linkin.

  2. Napsauta tiedostoa tai kansiota hiiren kakkospainikkeella ja napsauta sitten Hae tiedostolinkki.

    Tiedostolinkki-valintaikkuna tulee esiin.

    Jos tiedostolle ei ole aiemmin luotu tiedostolinkkiä, napsauta Hae tiedostolinkki.

    Tiedostoon pääsyyn luodaan seuraavat URL:t:

    Lataa tiedosto verkosta -linkki: Selaimen asetuksista riippuen joko käyttäjiä kehotetaan lataamaan tai avaamaan tiedosto tai tiedosto näytetään automaattisesti selaimessa. Tämä linkin avulla käyttäjät saavat tiedoston suoraan käyttöönsä.

    Näytä tiedosto -linkki: Tämä linkki näyttää tiedoston verkkoselaimessa HTML-näkymässä. Linkkiä ei ole saatavilla, jos tiedostotyyppiä ei voi näyttää verkkoselaimessa.

    Tiedostolinkki sisältyy nyt Jaa-valintaikkunaan. Voit muuttaa vanhentumispäivää tai linkkiin liittyvää huomautusta, tai voit poistaa linkin niin, että tiedosto ei ole enää käyttäjien saatavissa linkillä, menemällä Jaa-valintaikkunaan kohdassa Tiedoston tai kansion jakaminen kuvatulla tavalla.

  3. (Valinnainen) Aseta jaon vanhentumispäivä klikkaamalla avattavaa nuolta Vanhentuu-kohdan vieressä.

    Voit määrittää jaon vanhenemaan joko tietyn ajan kuluttua (jokainen päivä lasketaan 24 tunnin jaksoksi siitä ajankohdasta lähtien, jolloin vanheneminen määritetään) tai jonain tiettynä päivänä (oikeudet päättyvät valitsemasi päivän alussa).

  4. Valitse jokin seuraavista toimenpiteistä tiedostolinkin jakamiseksi:

    • Kopioi: Voit valita joko Lataa verkosta- tai Näytä-linkin kopioitavaksi, ja linkki kopioidaan leikepöydälle. Voit sitten liittää linkin toiseen sovellukseen.

    • Sähköpostita: Käyttää työasemasi oletusarvoista sähköpostisovellusta linkin sähköpostittamiseen. Sekä Lataa verkosta- että Näytä-linkit sisältyvät sähköpostiin.

    • Filr-sähköposti: Käyttää Filrin sisäänrakennettua sähköpostijärjestelmää linkin sähköpostittamiseen. Sekä Lataa verkosta- että Näytä-linkit sisältyvät sähköpostiin.

    • Poista: Poistaa tiedostolinkin siten, että käyttäjät eivät enää pääse tiedostoon käyttämällä nykyisiä linkkejä.

  5. (Valinnainen) Luotuasi tiedostolinkin voit muuttaa käyttöoikeuksia ja suorittaa muita hallintatoimintoja tiedostolinkille käyttämällä Jaa-valintaikkunaa kohdassa Tiedoston tai kansion jakaminen kuvatulla tavalla.

4.4.13 Tiedoston tai kansion Filr-ominaisuuksien tarkastelu

Voit tarkastella seuraavia tiedostoihisi ja kansioihisi liittyviä Filr-ominaisuuksia:

  • tiedostonimi

  • tiedostopolku (tämä on polku tiedostoon tai kansioon Filr-järjestelmän sisältä)

  • tiedoston koko (tämä koskee vain tiedostoja, ei kansioita)

  • tiedoston tai kansion luonut käyttäjä

  • tiedoston tai kansion luontipäivämäärä

  • tiedoston tai kansion muokkauspäivämäärä

  • tiedoston jakanut käyttäjä

  • käyttäjät, joille tiedosto on jaettu

Tiedoston tai kansion Filr-ominaisuuksien tarkasteleminen:

  1. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa tai kansiota, jonka Filr-ominaisuuksia haluat tarkastella.

  2. Käynnistä Windowsin oma ominaisuusvalintaikkuna napsauttamalla Ominaisuudet.

  3. Napsauta välilehteä Micro Focus Filr.

    Tiedoston tai kansion Filr-ominaisuudet tulevat esiin.

  4. (Valinnainen) Jos sinulla on oikeudet jakaa tiedosto tai kansio, voit käynnistää Filrin Jaa-valintaikkunan klikkaamalla Jaa.