6.4 Arbeiten mit Adressbüchern

6.4.1 Öffnen eines Adressbuchs

Sie können das Adressbuch verwenden, um Kontakte zum Anzeigen von Details zu öffnen, Namen zum Senden einer Nachricht auszuwählen, Gruppen zu erstellen und zu löschen.

Das Adressbuch bietet Ihnen außerdem erweiterte Optionen, zum Beispiel das Erstellen und Bearbeiten persönlicher Adressbücher und das Ändern Ihrer Namensergänzungs-Suchreihenfolge.

  1. Klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte, um das GroupWise-Adressbuch, das Primärbuch (Adressbuch) und von Ihnen erstellte persönliche Adressbücher anzuzeigen.

  2. Klicken Sie auf das gewünschte Adressbuch.

6.4.2 Erstellen eines persönlichen Adressbuchs

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben Kontakt und klicken Sie dann auf Adressbuch.

  3. Geben Sie einen Namen für das neue Buch und eine Beschreibung (optional) ein und klicken Sie dann auf Speichern und Schließen.

6.4.3 Bearbeiten eines persönlichen Adressbuchs oder des Primärbuchs

In einem persönlichen Adressbuch sowie in einem Adressbuch "Primärbuch" können Sie Einträge hinzufügen oder löschen, vorhandene Informationen bearbeiten, Namen aus einem Buch in ein anderes kopieren oder das Buch umbenennen.

Kopieren von persönlichen Adressbüchern

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Adressbuch, das Sie kopieren möchten, und klicken Sie dann auf Speichern unter.

  3. Geben Sie einen Namen für das neue Buch und eine Beschreibung (optional) ein und klicken Sie dann auf Speichern und Schließen.

Kopieren von Einträgen in ein anderes persönliches Adressbuch

Sie können keine Namen in das GroupWise-Adressbuch kopieren.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch und suchen Sie nach den zu kopierenden Einträgen.

  3. Wählen Sie alle zu kopierenden Einträge aus.

  4. Klicken Sie auf Kopieren.

  5. Wählen Sie das persönliche Adressbuch aus, in das Sie die Namen kopieren möchten, und klicken Sie dann auf OK.

Umbenennen von persönlichen Adressbüchern

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf Adressbuchoptionen.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das persönliche Adressbuch, das Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann auf Ändern.

    Sie können das Primärbuch nicht umbenennen.

  4. Geben Sie den neuen Namen ein und klicken Sie auf Speichern und Schließen.

Löschen von Einträgen aus dem persönlichen Adressbuch

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch und suchen Sie nach den zu löschenden Namen.

  3. Wählen Sie alle zu löschenden Namen aus.

  4. Klicken Sie auf Löschen.

6.4.4 Löschen von persönlichen Adressbüchern

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das persönliche Adressbuch, das Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen.

  3. Klicken Sie auf OK.

Gelöschte persönliche Adressbücher können nicht wiederhergestellt werden.

6.4.5 Akzeptieren freigegebener Adressbücher

Im GroupWise Windows-Client können Benutzer Adressbücher für andere Benutzer freigeben. In GroupWise WebAccess können Sie keine Adressbücher für andere Benutzer freigeben, Sie können aber freigegebene Adressbücher empfangen. Wenn Sie ein freigegebenes Adressbuch akzeptieren, wird es zusammen mit Ihrem GroupWise-Adressbuch, Ihren persönlichen Adressbüchern und Ihrem Primärbuch in der Adressbuchliste angezeigt.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Mailbox.

  2. Klicken Sie auf die Benachrichtigung über das freigegebene Adressbuch, um es zu öffnen. Sie können auch mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann auf Öffnen klicken.

  3. Klicken Sie zum Hinzufügen des Adressbuchs zur Adressbuchliste auf Adressbuch akzeptieren.

Sie können nun das freigegebene Adressbuch sowie andere Adressbücher für die Adressierung oder zur Suche nach Benutzerangaben verwenden.

6.4.6 Anzeigen von Kontakten, Gruppen, Organisationen und Ressourcen in einem Adressbuch

Verwenden Sie die vordefinierten Filter im Menü Anzeigen, um ausschließlich Gruppen, Personen, Organisationen oder Ressourcen in einem Adressbuch anzuzeigen.

Standardmäßig werden alle Einträge in Adressbüchern angezeigt. Zwar sind alle Gruppen, Organisationen und Ressourcen mit Symbolen hervorgehoben, in großen Adressbüchern sind sie allerdings nicht immer einfach zu finden. Mit einem vordefinierten Filter wird nur der Eintragstyp angezeigt, nach dem Sie suchen.

So zeigen Sie in einem Adressbuch nur Gruppen, Organisationen oder Ressourcen an

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Klicken Sie auf ein Adressbuch.

  3. Klicken Sie auf das Symbol Filter Symbol "Organisation", um die Liste nach Kontakten, Gruppen, Ressourcen oder Organisationen zu filtern.

  4. Geben Sie im Suchfeld die ersten Buchstaben des Namens des Kontakts, der Gruppe, der Ressource oder der Organisation ein, den bzw. die Sie suchen. Die Liste wird während der Eingabe gefiltert.

Im Adressbuch werden die folgenden Symbole zum Identifizieren von Kontakten, Ressourcen, Gruppen und Organisationen verwendet:

Symbol "Kontakte" Kontakte

Symbol "Ressourcen" Ressourcen

Symbol "Gruppen" Gruppen

Symbol "Organisationen" Organisationen

6.4.7 Suchen nach Adressbucheinträgen

Sie können Suchkriterien mithilfe der vordefinierten Filter angeben. Sie können beispielsweise den Filter beginnt mit verwenden, um nur Einträge anzuzeigen, deren Nachname mit "D" beginnt.

Eingrenzen der Suche

Suchen in einem Adressbuch

Sie können Ihre Suche in einem Adressbuch nach Benutzer, Gruppe, Organisation oder Ressource filtern.

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite in der Navigationsleiste auf die Registerkarte Kontakte.

  2. Wählen Sie das Adressbuch aus, in dem Sie eine Suche durchführen möchten.

  3. Beginnen Sie im Suchfeld mit der Eingabe des Begriffs, nach dem Sie suchen.

    Die Funktion "Namensergänzung" vervollständigt den Namen.

Suchen in einer Nachricht, die Sie erstellen

Sie können Ihre Suche nach Benutzer, Gruppe oder Ressource bzw. nach "beginnt mit", "gleich" oder "nicht gleich" filtern. Sie können beispielsweise den Filter beginnt mit verwenden, um nur Einträge anzuzeigen, deren Nachname mit "D" beginnt.

  1. Klicken Sie in einer Nachricht, die Sie erstellen, in der Symbolleiste auf Adresse.

    Die Adressauswahl wird angezeigt. Weitere Informationen zur Verwendung der Adressauswahl finden Sie im Abschnitt Abschnitt 6.2, Verwenden der Adressauswahl.

Festlegen der Suchreihenfolge für die Namensergänzung

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite oben rechts auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf das Register Allgemein.

  3. Klicken Sie im Feld Verfügbare Bücher bei gedrückter Strg-Taste auf die Bücher, die die Namensergänzung durchsuchen soll, und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.

  4. Zum Ändern der Suchreihenfolge eines Adressbuchs markieren Sie das Adressbuch in der Liste Ausgewählte Bücher und klicken Sie anschließend auf Nach unten bzw. Nach oben.

  5. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

HINWEIS:Die standardmäßige Sortierfolge lautet "Vorname, Nachname". Wenn Sie in den WebAccess-Optionen die Option Sortierreihenfolge "Nachname, Vorname" aktivieren wählen, werden die Standardeinstellungen überschrieben und die Suchergebnisse werden anders dargestellt.