3.3 Empfangen von Emails

GroupWise verwendet die Mailbox, um alle Mail-Nachrichten, Termine und sonstigen Nachrichten, die Sie empfangen, zu speichern. Die Mailbox wird automatisch aktualisiert, sobald neue Nachrichten eingehen. Wenn Ihr Computer Audiofunktionen bietet und im Webbrowser ein GroupWise WebAccess-Fenster geöffnet ist, ertönt beim Eingang einer neuen Nachricht ein akustisches Signal.

3.3.1 Lesen empfangener Nachrichten

Sie können die Nachrichten lesen, die Sie in Ihrer Mailbox oder in Ihrem Kalender empfangen. In der Mailbox wird eine Liste aller Nachrichten angezeigt, die Sie von anderen Benutzern empfangen haben. Persönliche Termine, Jobs und Notizen werden im Kalender angezeigt und nicht in der Mailbox.

Sie können alle eingehenden Nachrichtenkategorien in Ihrer Mailbox öffnen und lesen. Sie können auch Termine, Jobs und Notizen im Kalender lesen, damit Sie sich neue Nachrichten anzeigen lassen können, während Sie sich gleichzeitig Ihren Terminplan ansehen.

Telefonische Nachrichten und Mail-Nachrichten bleiben in der Mailbox, bis Sie diese löschen. Termine, Notizen und Jobs bleiben in der Mailbox, bis Sie diese akzeptieren, ablehnen oder löschen. Wenn Sie einen Termin, einen Job oder eine Notiz akzeptieren, wird er bzw. sie in den Kalender übernommen.

Alle in der Mailbox enthaltenen Nachrichten sind mit einem Symbol gekennzeichnet. Bereits geöffnete Nachrichten werden mit einem anderen Symbol gekennzeichnet als Nachrichten, die noch nicht geöffnet wurden. Weitere Informationen finden Sie unter Abschnitt 1.8, Ermitteln der Symbole neben Nachrichten.

Alle ungeöffneten Nachrichten in Ihrer Mailbox werden fett dargestellt. So können Sie problemlos feststellen, welche Nachrichten und Dokumente Sie noch nicht gelesen haben.

Lesen von Nachrichten

Nachrichten werden automatisch in dem Format angezeigt, in dem sie gesendet wurden. Nachrichten werden in der Standardschrift und Standardschriftgröße Ihres Browsers angezeigt. Datum und Uhrzeit der Nachrichten werden in dem Format angezeigt, das für Ihre persönliche Arbeitsstation ausgewählt ist.

So lesen Sie eine Nachricht:

  1. Doppelklicken Sie auf die Nachricht in der Nachrichtenliste, um die Nachricht in einem neuen Fenster anzuzeigen.

HINWEIS:Aus Sicherheitsgründen werden Bilder in HTML-Nachrichten standardmäßig nicht angezeigt. Um die Bilder zu sehen, klicken Sie auf GroupWise hat verhindert, dass Bilder auf dieser Seite angezeigt werden. Klicken Sie hier, um die Bilder anzuzeigen.

Einstellen des Layouts für eine bestimmte Nachricht

Sie können das Layout auch nur für eine bestimmte Nachricht ändern, sofern diese Nachricht in HTML erstellt wurde.

  1. Öffnen Sie eine Nachricht.

  2. Klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Einfacher Text oder HTML.

Kennzeichnen von Nachrichten als "Ungelesen"

Wenn Sie eine Nachricht zum Lesen öffnen und anschließend entscheiden, diese erst später zu lesen, können Sie die Nachricht wieder als "Ungelesen" kennzeichnen. Durch das Kennzeichnen der Nachricht als "Ungelesen" wird die Nachricht fett dargestellt. Außerdem ändert sich das Symbol der Nachricht in "Ungeöffnet". So wissen Sie, dass Sie die Nachricht noch nicht gelesen haben.

  1. Klicken Sie in der Mailbox auf die Nachricht in der Nachrichtenliste.

  2. Klicken Sie oben in der Nachrichtenliste auf Als "Ungelesen" kennzeichnen.

Wenn Sie eine Nachricht geöffnet haben, ändert die Kennzeichnung "Ungelesen" den Status der Nachricht unter "Eigenschaften" nicht. So wird beispielsweise dem Sender der Nachricht weiterhin der Status "Geöffnet" im Eigenschaftenfenster angezeigt, wenn Sie beispielsweise eine Nachricht geöffnet und dann als "Später lesen" markiert haben.

Kennzeichnen einer Nachricht als "Gelesen"

  1. Klicken Sie in der Mailbox auf die Nachricht in der Nachrichtenliste.

  2. Klicken Sie oben in der Nachrichtenliste auf Als "Gelesen" kennzeichnen.

Durch Kennzeichnen einer Nachricht als "Gelesen" wird der Nachrichtenstatus unter "Eigenschaften" geändert. So wird beispielsweise dem Sender der Nachricht im Fenster "Eigenschaften" der Status "Geöffnet" angezeigt, wenn Sie eine Nachricht nicht geöffnet, aber als "Gelesen" gekennzeichnet haben.

3.3.2 Lesen von Anlagen

GroupWise WebAccess kann Anlagen zusammen mit Nachrichten senden und empfangen Wenn Sie in einer Nachricht Anlagen empfangen, wird die Liste der Anlagen unter dem Betreff angezeigt.

Anzeigen von Anlagendateien

Wenn Sie eine angehängte Datei anzeigen, wird die Anlage in einem Viewer im Nachrichtenbereich eingeblendet. Dies geht in der Regel zwar schneller vonstatten als das Öffnen der Anlage, doch wird deren Formatierung möglicherweise nicht richtig wiedergegeben. Wenn der Anlagentyp nicht unterstützt wird, steht die Option Anzeigen nicht zur Verfügung.

  1. Öffnen Sie die Nachricht, die die Anlage enthält.

  2. Klicken Sie neben der Anlage auf Anzeigen.

Speichern von beigefügten Dateien

Wenn Sie eine Datei als Anlage beigefügt haben, können Sie diese Datei mit GroupWise WebAccess an einem anderen Standort speichern.

  1. Öffnen Sie die Nachricht, die die Anlage enthält.

  2. Klicken Sie auf den verknüpften Namen der Anlage.

  3. Wählen Sie einen Standort zum Speichern der Anlage aus.

    Alternativ:

    Wenn die Nachricht mindestens vier Anlagen enthält, klicken Sie unterhalb des Betreffs auf den Link "Anlagen". Damit wird das Download-Dialogfeld des Webbrowsers geöffnet.

HINWEIS:Standardmäßig wird die Betreffzeile der Nachricht als Dateiname für die ZIP-Datei mit den Anlagen übernommen.

Öffnen von Anlagendateien

Wenn Sie eine angehängte Datei öffnen, ermittelt GroupWise WebAccess die korrekte Anwendung zum Öffnen der Datei. Sie können die vorgeschlagene Anwendung akzeptieren oder den Pfad und Dateinamen einer anderen Anwendung auswählen.

  1. Öffnen Sie die Nachricht, die die Anlage enthält.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den verknüpften Namen der Anlage und klicken Sie dann auf Öffnen.

Drucken von angehängten Dateien

  1. Klicken Sie in einer geöffneten Nachricht auf Anzeigen oder Öffnen, um den Inhalt der beigefügten Datei anzuzeigen.

  2. Wenn Sie die Datei anzeigen, können Sie sie wie jede andere Seite in Ihrem Webbrowser drucken.

    oder

    Wenn Sie die Datei geöffnet haben, können Sie sie mit der systemeigenen Anwendung drucken.

3.3.3 Antworten auf Emails

Mithilfe der Option "Antwort" können Sie auf eine Nachricht antworten. Sie können jedem Empfänger der ursprünglichen Nachricht oder nur dem Sender der Nachricht antworten, ohne dass Sie eine neue Nachricht erstellen und adressieren. Sie können auch eine Kopie der ursprünglichen Nachricht in Ihre Antwort einfügen. Die Antwort enthält vor dem Text des ursprünglichen Betreffs den Hinweis Antw:. Den Betrefftext können Sie bei Bedarf auch ändern.

Antworten auf eine Email

  1. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie beantworten möchten.

  2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Antwort, um nur dem Absender per Email zu antworten.

    oder

    Klicken Sie in der Symbolleiste auf Antwort an alle, um die Email an den Sender und an alle Empfänger zu senden.

  3. Geben Sie eine Mitteilung ein und klicken Sie anschließend auf Senden in der Symbolleiste.

Wenn die ursprüngliche Nachricht BK- oder CC-Empfänger enthielt und Sie "Antwort an alle" ausgewählt haben, wird Ihre Antwort zwar an die CC-Empfänger, jedoch nicht an die BK-Empfänger gesendet.

Ändern der Einstellungen zum Verfassen

  1. Klicken Sie auf der WebAccess-Hauptseite auf das Symbol Optionen Symbol "Antwort erbeten" und dann auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen.

  3. Wählen Sie Automatisches Speichern aktivieren, wenn Sie die Funktion zum automatischen Speichern verwenden möchten.

  4. Wählen Sie unter Rechtschreibprüfung die gewünschten Optionen aus, einschließlich:

    • Rechtschreibung vor Senden prüfen

    • Standardsprache

  5. Wählen Sie das Standardlayout beim Erstellen aus, und zwar entweder Einfacher Text oder HTML.

    Ihr Administrator kann die HTML-Formatoption ausschalten.

  6. Wählen Sie unter Signatur die gewünschten Optionen aus.

  7. Klicken Sie auf Speichern und anschließend auf Schließen.

3.3.4 Weiterleiten von Emails an andere Personen

Mit dem Befehl "Weiterleiten" senden Sie empfangene Nachrichten an andere Benutzer. Sie können Nachrichten als Anlagen oder inline weiterleiten. Die Mail-Nachricht enthält Ihren Namen und gegebenenfalls weitere Kommentare.

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Nachricht, die Sie weiterleiten möchten.

  2. Klicken Sie auf Weiterleiten, um die Nachricht inline weiterzuleiten. Dabei wird der weitergeleitete Nachrichtentext als Text in die neue Nachricht eingefügt.

    Alternativ:

    Klicken Sie auf Als Anlage weiterleiten, um die Nachricht als Anlage weiterzuleiten.

  3. Fügen Sie die Namen der Benutzer hinzu, an die die Nachricht weitergeleitet werden soll.

  4. (Optional) Geben Sie eine Mitteilung ein.

  5. Klicken Sie in der Symbolleiste auf Senden.

Wenn Sie einen Termin, einen Job oder eine Notiz nicht akzeptieren können, können Sie die Nachricht auch delegieren, anstatt sie weiterzuleiten. Wenn Sie eine Nachricht delegieren, erscheint im Eigenschaftenfenster der Nachricht der Status "Delegiert", damit der Sender darüber informiert ist, dass Sie die Zuständigkeit für die betreffende Nachricht an eine andere Person übertragen haben.